Riktlinjer

Konferensen ska ha en nordisk, europeisk eller internationell prägel och majoriteten av deltagarna ska vara hitresta från utlandet. Det ska kunna motiveras varför Stockholm som huvudstad ska arrangera en representationsmottagning för deltagarna. Konferensen ska äga rum i Stockholm och deltagarna ska bo på hotell i staden. 

Konferensen ska vara på en hög vetenskaplig nivå. Stockholms stadshus ser helst att antalet ej underskrider 150 gäster samt att en mottagning ej äger rum kvällen före själva konferensen har startat eller den sista kvällen.

Om ovanstående är uppfyllt finns möjlighet att ansöka om en representationsmottagning. Dock finns inga garantier att den beviljas vilket beror på budget och bokningsläge.

Ansökan

  • Skickas till SU:s Global Engagement Team för vidimering: maria.wikse@su.se
  • Helst ansökan på svenska men det är inget krav.
  • Ingen speciell tid när den bör inkomma men ju tidigare desto större chans att datumet är ledigt.
  • Man kan inte preliminärboka men man kan maila stadshuset och kolla att datumet är ledigt innan man skiriver sin ansökan.
  • När beslut är fattat får ansökaren besked av stadshusets protokollsenhet via brev eller mail med ett bekräftelsebrev som beskriver när och vilken information som efterfrågas.

En ansökan bör innehålla:

  • Datum och önskad tidpunkt (kl 18-20 eller kl 19-21)
  • Antal och vilken typ av deltagare som deltar på konferensen. Över 50% måste vara tillresta från utlandet.
  • Syfte och kort beskrivning av konferensen
  • Plats för konferensen.