This page in English.

Varför ska du arkivera?

Stockholms universitetet är en myndighet och som alla andra myndigheter ansvarar vi för vår arkivbildning som består av allmänna handlingar. Den forskningsinformation som skapas i samband med ett forskningsprojekt ska enligt Arkivlagen (1990:782) bevaras, hållas ordnat och vårdas så att den tillgodoser allmänhetens rätt till insyn, rättsskipningen och förvaltningens behov samt forskningens behov.

Arkivlagen (1990:782)
Förklaring av allmän handling och arbetshandling

Arkivera proaktivt

Arkivering är något som görs i slutet av ett projekt, men du sparar mycket värdefull tid genom att redan vid projektets början fundera på vilken information som ska bevaras och vad som kan rensas och gallras. I dokumenthanteringsplanen, under verksamhetsområde 5, har vi på arkivfunktionen listat de handlingstyper som vi har identifierat och som kan skapas i ett forskningsprojekt. I dokumenthanteringsplanen framgår det om handlingen ska diarieföras, om den ska bevaras eller om den kan gallras och i så fall med vilken gallringsfrist. Om en handling ska diarieföras ska du lämna den till registratorn eller annan utsedd person på din institution. Prata med arkivvårdaren på din institution eller med centrala arkivfunktionen om du undrar över något. Handlingar som skapas digitalt ska också bevaras digitalt.

Dokumenthanteringsplanen (Verksamhetsområde 5, Forskning)

Rensa, gallra, bevara och arkivera

Rensa och gallra innebär att kasta och förstöra, men det är bara arbetshandlingar som kan rensas och för det krävs det inget stöd i regelverket. Allmänna handlingar däremot gallras och för att få göra det, så krävs det att det finns ett gallringsbeslut som tillåter en gallring. Riksarkivet är den myndighet som tar fram generella föreskrifter och allmänna råd som ska tillämpas av alla statliga myndigheter som förvarar allmänna handlingar. För vissa föreskrifter ska myndigheterna även ta fram beslut om hur föreskriften ska tillämpas på den egna myndigheten. Vår dokumenthanteringsplan är baserad på Riksarkivets föreskrifter och våra tillämpningsbeslut. I dokumenthanteringsplanen framgår det vilka handlingar som ska bevaras och vilka handlingar som kan gallras och med vilken gallringsfrist. Dokumenthanteringsplanen är uppdelad i sex olika verksamhetsområden. Forskningsinformationen hittar du i verksamhetsområde 5, men om det är stora projekt med många olika aktiviteter kan du ha handlingar som återfinns i andra verksamhetsområden.

När projektet är avslutat ska du samla ihop de handlingar som ska bevaras eller som har en lång gallringsfrist. Rensa kvarstående arbetshandlingar och gallra de handlingar som är av tillfällig och ringa betydelse. Har du handlingar som registrerats i W3D3 behöver du inte bevara dem på annat sätt. Dokumentera däremot vilka diarienummer som de har i din dokumentation om projektet. Forskningsdata som ska sparas i minst 10 år behöver du lägga på en säker plats. Hör med din prefekt om vilka lagringslösningar som finns för att spara och bevara vid er institution. Ett alternativ är att nyttja Stockholms universitets rekommenderade lagringslösning för forskningsdata, SunetDrive/Nextcloud. Är din forskningsdata pseudonymiserad behöver du se till att kodnyckeln läggs på en annan säker yta än den där du lagrar forskningsdata.

Eftersom forskningsinformation ska kunna återanvändas är all information som hjälper till att ge en god förståelse för vad som hänt och varför under forskningsprojektet samt hur forskningsdata ska tolkas viktig att bevara.

Vid frågor angående vad som ska bevaras och vad som kan gallras kontakta arkivvårdaren på din institution, centrala arkivfunktionen eller forskningsdatagruppenforskningsdatateamet.

Stockholms universitets tillämpningsbeslut av Riksarkivets föreskrifter

Sunet Drive/Nextcloud, Stockholms universitets säkra lagringslösning för forskningsdata

Praktiskt vid arkivering

När ditt forskningsprojekt är avslutat och du är redo att arkivera ditt material tar du kontakt med arkivvårdaren på din institution. I Dokumenthanteringsplan för Stockholms universitet framgår hur information som skapas i ett forskningsprojekt ska hanteras, d.v.s. om informationen ska bevaras eller gallras och i så fall med vilken gallringsfrist.  

Så här går arkivering till

Vad behöver forskare inte arkivera själva?

Det finns en fördel för forskare att formellt publicera forskningsdata och forskningsresultat eftersom materialet vid publicering förses med metadata som hjälper till att göra publikationen mer FAIR, vilket förenklar bevarande och arkivering. Nedan är exempel på sammanhang där du som forskar inte själv behöver arkivera material.

  • Forskningsdata som publiceras i Stockholms universitets instanser  i de datarepositorier forskningsdatateamet granskar. Om du bara publicerat metadata kan du ändå behöva arkivera faktiska datafiler och då behöver du göra det manuellt. Att forskningsdata innehåller personuppgifter eller känsliga personuppgifter är inte grund för att underlåta arkivering.
  • Publikationer publicerade i fulltext i DiVA.
  • Datahanteringsplaner som upprättas i DMPonline.
  • Handlingar som diarieförts i W3D3.

I övriga fall ligger ansvaret på forskaren att följa universitetets regelverk och arkivera det som ska arkiveras.

Datarepositorier som Stockholms universitet granskar och skördar material från för arkivering
Sök i DiVA
DMPonline

Kan ditt forskningsprojekt lämnas ut?

Forskningsdata är normalt sett allmänna handlingar. De kan därför begäras ut, oavsett var på Stockholms universitet de finns förvarade, vid institutionen eller arkivet. Innan forskningsdata är gallrat eller formellt arkiverat ska det förvaras säkert på institutionen till exempel i samråd med arkivvårdare, med samma dataskyddsåtgärder som under behandling. I händelse av att forskningsdata begärs ut ska det vara organiserat och dokumenterat så att en sekretessprövning kan utföras, av dig som forskare eller någon i ditt ställe.

Finns inget stöd i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att sekretessbelägga handlingen är den offentlig och ska lämnas ut. Om det finns stöd för att sekretessbelägga endast delar av handlingen ska de delar som ej kan sekretessbeläggas lämnas ut.

Sekretessbestämmelser vid Stockholms universitet

Kontakt

Vid frågor om arkivering kan du alltid kontakta den lokala arkivvårdaren på din institution, centrala arkivfunktionen eller forskningsdatateamet.

Arkivfunktionen
Frågor om arkivering.
E-post: arkivet@su.se

Forskningsdatateamet
Frågor om forskningsdatahantering, publicering och bevarande.
E-post: opendata@su.se

Fastighetsavdelningens godsmottagning
Frågor om leverans av forskningsinformation.
E-post: gods@su.se