Vår strävan efter att rekrytera och anställa kompetenta medarbetare tar sitt avstamp i en tydlig rekryteringsprocess. Sedan våren 2015 använder vi oss av rekryteringssystemet ReachMee för att rekrytera anställda som ett stöd till handläggare. Du som rekryterar kan också använda dig av externa konsulter eller hyra in personal via externa aktörer. 

Läs mer om de olika delarna genom att klicka på länkarna.

Rekryteringsprocessen 

här hittar du information om hur rekryteringsprocessen går till.

Behörighet i ReacheMee 

här hittar du mer information om hur systemet ReachMee fungerar och hur du får tillgång till det. 

Hyra in personal via externa aktörer

här hittar du informatiom om Trygghetsstiftelsens rekryteringsservice och bemanningstjänster.

Stöd av externa konsulter vid rekrytering 

information om hur du använder dig av externa konsulter när du ska rekrytera. 

Rekryteringsmallar 

här hittar du de mallar som ska användas vid rekrytering.

 

Rekryteringsprocessen

Interiör bild med studenter från universitetet
Foto: Eva Dalin

En strukturerad rekryteringsprocess har utgångspunkt i en välformulerad kravprofil. Under rekryteringen är det sedan viktigt att använda referens- och intervjumallar. Du kan ladda ner mallarna som ska användas längst ner på sidan.

 

 

  1. Beslut om rekrytering
    Beslutet ska fattas av prefekt, avdelningschef eller enligt gällande delegationsordning.

  2. Utgå från kravprofil, 
    Grunden i rekryteringsprocessen. Kravprofilen är ett underlag för annonsen, verktyg när man gör urvalet av ansökningarna, stöd för att ta fram relevanta fråga till intervjun och bedömningsunderlag efter intervjun.

  3. Annons
    Annonsen ska utgå från annonsmallen som används för att alla Stockholms universitets annonser ska vara enhetliga. Alla annonser ska skrivas på svenska. Om du behöver ett referensnummer till den lediga anställningen kontakta registrator på mejl registrator@su.se. För läraranställningar kan du kontakta respektive fakultetskansli. Du skriver annonsen med hjälp av annonsmallen i ReachMee.

  4. Annonsgodkännande
    Grundannonsen och eventuell version på engelska och en kortversion till Platsbanken är färdig, klicka på ”Skicka till granskning”. Annonsen skickas då till Personalavdelningen kvalitetsgranskning och undersöker om befattningen kan tillsättas med intern omplacering. Om så inte är fallet godkänns annonsen inom tre arbetsdagar. Undantagsfallet är större gemensamma doktorandutlysningar godkänns annonsen inom fem arbetsdagar.

  5. Utlysning av ledig anställning
    Den lediga anställningen ska alltid publiceras på webben, då hamnar den också automatiskt på universitets digitala officiella anslagstavla. Den rekommenderade ansökningstiden är tre veckor.

  6. Anmälan till Arbetsförmedlingen
    Den lediga anställningen ska också anmälas till Arbetsförmedlingen. Du gör det genom att kryssa i publiceringskanal ”Platsbanken” i ReachMee.

  7. Annonsera externt
    För att attrahera sökande och nå rätt målgrupp kan det även krävas annonsering på externa medier; digitala eller tryckta.

  8. Design av tryckta annonser
    Vid behov av tryckt platsannons, se kommunikation och leverantörer. Du kan själv utforma din annons i universitets produktionsverktyg. Kostnaden för annonsering betalas av respektive institution/enhet.

  9. Ansökningshandlingar
    De ansökningshandlingar som inkommit per post eller e-post till registrator lägger registrator in med namn och e-postadress i rekryteringssystemet samt skickar ansökningshandlingen med e-post till handläggaren. Alla som söker anställning via rekryteringssystemet får en bekräftelse automatiskt. Brevmallar för kommunikation med sökande finns i systemet.

  10. Urvalsprocess
    Gör urval bland sökande, kalla till intervjuer, ta referenser och eventuellt andra urvalsmetoder. Utgå från kravprofilen för att skapa en intervju- och referensmall. Se rekryteringsmallar.

  11. Fatta beslut
    Kom överens om anställningsdatum och lön samt eventuell provanställning för den nya medarbetaren. Var tydlig med att beslutet gäller under förutsättning att det vunnit laga kraft tre veckor efter att det anslagits på den officiella anslagstavlan.

  12. Anställningsbeslut/anställningsavtal
    Fyll i blanketten Anställningsbeslut (finns på Blanketter för personalfrågor samt i rekryteringssystemet). Anteckningsfältet ska innehålla en kort beskrivning av de huvudsakliga arbetsuppgifterna. Där ska även stå: "Beslutet gäller under förutsättning av lagakraftvinnande." Skriv en kortfattad motivering till beslutet (mall finns bland rekryteringsmallar).

  13. Informera om anställningsbeslut
    Information om anställningsbeslut sker via ReachMee till den digitala officiella anslagstavlan (Södra huset – hus A, plan 4). I informationen framgår vem som anställts och hur man kan överklaga beslutet.

  14. Information till nyanställd

    Skicka det undertecknade anställningsbeslutet i original till den nyanställde och bifoga: ”Välkomstbrevet till nyanställd”, ”Du och din arbetsplats” och ”Föreskrift för anställda och personal som arbetar på uppdrag av Stockholms universitet avseende användning av information och informationshanterande resurser” (finns nedan som bifogade filer) till nyanställd. Bekräftelsen på den senare får sökande skriva under och lämna sin första anställningsdag. Skicka även anställningsbeslutet per e-post till: saco@saco.su.sest@st.su.seseko@seko.su.se. När anställningen avser mer än ett år eller provanställning, ska personalorganisationerna ha fem arbetsdagar på sig att ge synpunkter på anställningsbeslutet.

  15. Information till övriga sökande
    Meddela övriga sökande om att anställningen är tillsatt av annan sökande. Mall för tackbrev finns i rekryteringssystemet. Personer som intervjuats meddelas muntligt.

  16. Överklagan
    Anställningen kan överklagas under en tre veckors period från att anslaget anslås på den officiella anslagstavlan. Ett eventuellt överklagande av beslut rörande anställning vid en institution handläggs enligt respektive fakultets delegationsordning. För anställning inom förvaltningen sker handläggning vid Personalavdelningen.

  17. Beslutet vunnit laga kraft
    När överklagandetiden har gått ut och beslutet inte överklagats, har beslutet vunnit laga kraft. Om ett beslut överklagas, vinner beslutet laga kraft först sedan Överklagandenämnden för högskolan avgjort ärendet.

  18. Anställningsbeslut och underlag
    Skicka kopia på anställningsbeslut, CV och relevant betyg till lönehandläggare vid Personalavdelningen. Kopiorna förvaras i personakten vid Personalavdelningen.

  19. Diarieföring
    Diarieföring av allmänna handlingar sker per automatik om du använder ReachMee vid rekrytering. Kontrollera att du har laddat upp alla allmänna handlingar för rekrytering enligt manualen. Behöver ytterligare dokument diarieföras, stäm av med registrator hur de ska hanteras. Det går även att begära ut ett ärendekort från registrator för att säkerställa att alla dokument är diarieförda.
    I systemet definieras följande handlingar som allmänna handlingar:
    – annons – grundannons
    – ansökningar
    – eventuella kompletteringar
    – utlåtande från sakkunnig
    – motivering till beslut
    (– anslag om anställning)
    – information om anställningsbeslut
    – anställningsbeslut
    – eventuellt avbruten rekrytering
    – eventuellt återtagen ansökan

 

Behörighet i ReachMee

Interiör från Stockholms universitet
Foto: Niklas Björling

Anställda vid Stockholms universitet har automatiskt en grundbehörighet i systemet ReachMee för att kunna delta i urvalsprocessen vid en rekrytering. För att behörighet ska aktiveras krävs inloggning i systemet första gången. Därefter kan du bjudas in för att delta i en urvalsprocess eller få utökad behörighet.

 

Alla som handlägger ett rekryteringsärende, inklusive externa rekryteringskonsulter, behöver utökad behörighet till rekryteringssystemet. Ifylld och underskriven behörighetsblankett skickas till Personalavdelningen/ReachMee.

Har du ingen manual för ReachMee 9, 1.1 180612, för systemet, kontakta rekrytering@su.se. Manual finns också i rekryteringsverktyget, på startsidan.

 

Hyra in personal via externa aktörer

Interiörbild från Studenthuset med människor
Foto: Eva Dalin

Vill du rekrytera eller hyra in personal via extern aktörer så använder du dig av Trygghetsstiftelsen rekryteringsservice och bemanningstjänster.

 

Rekrytering via Trygghetsstiftelsen

Servicen är kostnadsfri och ska inom två dagar ge besked om det finns några aktuella kandidater i Trygghetsstiftelsens databas som stämmer överens med de krav och önskemål som ställs på anställningen. 

Trygghetsstiftelsens verksamhet baseras på Trygghetsavtalet för statsanställda. Trygghetsstiftelsen ger vid omställningsarbete bland annat stöd för att de övertaliga ska hitta nytt arbete. 

Vill du komma i kontakt med Trygghetsstiftelsens Rekryteringsservice gör du det via deras webbplats: www.tsn.se/rekryteringsservice

Bemanning

Inom området bemanningstjänster finns ett statligt ramavtal tecknat. Ramavtalet kan användas för att tillsätta tillfälliga tjänster, upp till 500 timmar, och även längre behov av inhyrd personal. Vid inhyrning av arbetskraft finns normalt en förhandlningsskyldighet enligt 11 § MBL, kontakta Personalavdelningen för bistånd i detta. Här kan du läsa mera om Ramavtalethttps://www.avropa.se/ramavtal/ramavtalsomraden/Ovriga-tjanster/bemanningstjanster/

Du kan använda bemanningstjänsterna inom två olika yrkesområden: IT-tjänster och och Kontorstjänster. 

I yrkesområdet IT-tjänster ingår följande tjänster:

  • IT-tekniker
  • Helpdesk

I yrkesområdet Kontorstjänster ingår följande tjänster:

  • administratör
  • assistent
  • ekonomiassistent
  • handläggare
  • löneadministratör
  • handläggare
  • personaladministratör
  • receptionist/telefonist
  • redovisningsekonom
  • registratör
  • vaktmästare

Stöd av externa konsulter vid rekrytering

Närbild på en kvinna på Stockholms universitet
Foto: Niklas Björling

Här hittar du information om Stockholms universitets upphandlade rekryteringstjänster. Upphandlingen gäller inom tjänstekategorierna ledande befattningar och tekniskt administrativ personal. 

Kontaktperson på Personalavdelningen på Stockholms universitet är Anna Ohlsén, kontakta henne på anna.ohlsen@su.se

Extern rekrytering av ledande befattningar

Den avtalade leverantören för extern rekrytering av ledande befattningar är Experis. Avtalen gäller två år från 2019-01-01. Inställelsetiden för befattningen är fem dagar och garantin gäller 12 månader från den dagen då anställningen började. Vid behov av tjänster från Experis kontakta dem på mejladress: rekrytering@se.experis.com

Informationsblad – Experis (181219) (2219 Kb)  (nedladdningsbar pdf)

Extern rekrytering av tekniskt administrativ personal

Den avtalade leverantören för extern rekrytering av tekniskt administrativ personal är Studentwork Sweden AB.  Avtalen gäller två år från 2019-01-01. Inställelsetiden för befattningen är fem dagar och garantin gäller sex månader från den dagen då anställningen började. Vid behov av tjänster från Studentwork Sweden AB kontakta dem på mejladress: avropa@studentwork.com.

Informationsblad Studentwork Sweden AB (2258 Kb)  (nedladdningsbar pdf)

Rekryteringsmallar

Här hittar du som ska rekrytera nedladdningsbara mallar för att säkerställa en struktuererad rekryteringsprocess rekryteringsprocess.

Checklista – intervju/referenstagning (107 Kb)  (pdf)

Mall för kravprofil (386 Kb)  (.doc)

Mall för intervju (399 Kb)  (.doc)

Mall för referenstagning (368 Kb)  (.doc)

Mall för motivering till beslut (351 Kb)  (.doc)

Mall: avbryta rekrytering (351 Kb)  (.doc)