Det finns flera olika typer av ledighet och frånvaro. Du som chef har ett ansvar att veta hur och varför dina medarbetare inte är på sin arbetsplats. Klicka på länkarna för att läsa vad som gäller vid semester, föräldraledighet, delpension eller sjukfrånvaro.
 

SEMESTER

LEDIGHET

FRÅNVARO

SEMESTER

Semesterlagen syftar främst till att ge alla anställda möjlighet till betald ledighet för vila och rekreation. Både ur ett arbetsmiljöperspektiv och ur ett verksamhetsperspektiv är det viktigt att alla anställda tar ut sin semester.

Hur många semesterdagar har den anställde?

För anställda vid Stockholms universitet gäller nedan antal semesterdagar för helt kalenderår:

  • 28 semesterdagar t.o.m. det år man fyller 29 år
  • 31 semesterdagar fr.o.m. det år man fyller 30 år
  • 35 semesterdagar fr.o.m. det år man fyller 40 år.

Intjänandeår och semesterår sammanfaller och är detsamma som kalenderår, vilket innebär att medarbetaren redan under sitt första anställningsår kan ta ut betald semester. För att få fullt betald semester måste medarbetaren vara anställd hela året. Är man anställd under en del av kalenderåret minskas semestern i förhållande till anställningstiden. Samma sak gäller om man slutar sin anställning vid universitetet och i regel om man är tjänstledig/frånvarande utan lön. Om medarbetaren byter anställning inom universitetet tar man med sig de semesterdagar som man inte utnyttjat till sin nya anställning.

Om medarbetaren inte har rätt till fullt betald årssemester, har man däremot rätt till obetald semester så att den sammanlagda semestern (inklusive intjänad semester) uppgår till fem veckor eller, om anställningen enligt avtalet börjar den 1 september eller senare, till en vecka. När obetald semester tas ut görs ett avdrag för varje semesterdag.

Semester kan endast tas ut i hela dagar; semester del av dag räknas som hel semesterdag. Som semesterdagar räknas inte lördagar, sön- och helgdagar. Som helgdag likställs midsommarafton, julafton och nyårsafton. För T/A personal gäller det även skärtorsdag och klämdagar.

Arbetsgivaren är skyldig att lägga ut medarbetarens hela årssemester om semestern ej ska sparas. Om det totala antalet semesterdagar medarbetaren har rätt till är 20 eller färre under första anställningsåret, ska dessa dagar tas ut under året. I övrigt, se stycke om sparade semesterdagar.

Semesterplanering

Arbetsgivaren (prefekt/motsvarande) har ansvaret för att semester tas ut. Arbetsgivaren kan inte ensidigt hävda att semester förutsätts tas ut under viss tid utan måste också säkerställa att så har skett. Arbetsgivaren bestämmer även hur semestern ska förläggas. Hänsyn ska tas till medarbetarens önskemål.

Medarbetaren lämnar in önskemål om när man vill ha semester till sin närmaste chef som fattar beslut om semesterönskemålen utifrån verksamhetens behov. Medarbetaren har i normalfallet rätt till fyra veckors sammanhängande semester under juni–augusti, så kallad huvudsemester. Semesterplaneringen av huvudsemestern ska vara avslutad senast den 30 april. Hela årssemestern ska förläggas under året om man inte anmäler till sin chef vid semesterplaneringen att man vill och har rätt att spara ett visst antal semesterdagar. Innevarande årssemester måste alltid tas ut innan medarbetaren kan ta ut sparade dagar.

I samband med planering av huvudsemestern ska även eventuell föräldraledighet anmälas och planeras in. (Villkorsavtalen 5 kap. 12 §) Vid semester i anslutning till annan ledighet, till exempel föräldraledighet, ska den i största möjliga mån läggas före eller efter ledigheten.

Om det inte går att komma överens om hur semestern ska förläggas, bestämmer arbetsgivaren om förläggningen. I de fallen ska arbetsgivaren underrätta medarbetaren två månader i förväg.

Semester för lärare förutsätts normalt att förläggas under undervisningsfri tid. Arbetsgivaren kan besluta att en lärare efter önskemål kan få semestern helt eller delvis förlagd till annan tid.

Rutin för semester

  • Gör en semesterplanering för institutionen/avdelningen. Vill medarbetaren spara dagar av årets semesterrätt, ska det framgå i planeringen.
  • Prefekt eller motsvarande begär i god tid in önskemål om semester från medarbetaren.
  • Utifrån inlämnade önskemål förs en dialog mellan chef och medarbetare om hur semestern ska tas ut under året.
  • Prefekt eller motsvarande godkänner semestern.
  • Medarbetaren registrerar semester i Primula.
  • Prefekt eller motsvarande attesterar i Primula.
  • Medarbetaren får ett meddelande om beslutet per e-post från Primula.
  • Kontroll av semesteruttag görs av institutionen/avdelningen löpande och årligen efter sommarsemestern, senast under september månad.

Sparad semester

Medarbetare som har rätt till fler än 20 betalda semesterdagar för ett visst kalenderår får spara en eller flera av de dagar som översiger de 20 dagarna till ett annat år (Villkorsavtalen 5 kap.). Medarbetaren får ha max 30 dagar sparade semesterdagar. I det fall maxtaket för sparade semesterdagar är uppnått ska hela årssemestern tas ut.

Semestertillägg och semesterersättning

När semester tas ut får man utöver sin vanliga lön ett semestertillägg som motsvarar 0,44 % av aktuell fasta lön (månadslön inklusive fasta löneavdrag och fasta lönetillägg) för varje betald semesterdag. För Saco-S-medlem motsvarar semestertillägget 0,49 %. Tillägget betalas ut med lönen i samband med semestern.

Semesterersättning utbetalas om medarbetaren slutar sin anställning vid Stockholms universitet och det finns kvarvarande betald semester som medarbetaren har rätt till. Ersättningen betalas ut med ett belopp som för varje outtagen semesterdag motsvarar 4,6 % av den fasta lönen plus semestertillägg. Vissa avdrag kan minska ersättningens storlek. Semesterersättning vid timavlöning utbetalas per timme med 12 % av timlönen.

Om en medarbetare övergår till annan anställning inom universitetet, kan semesterersättningen regleras mellan institutionerna/motsvarande. Detta sker genom att avlämnande institution för över ett belopp som motsvarar semesterersättningen för varje outtagen semesterdag till den nya institutionen.

Semester vid arbete färre än fem dagar per vecka

Om arbetstiden är koncentrerat förlagd så att antalet arbetsdagar i en vecka normalt understiger fem dagar, ska semesterdagarna kvotberäknas vid uttag och ett arbetstidsschema ska lämnas in till lönesektionen. (Villkorsavtalen 5 kap. 9–10 §§)
>> Blanketter för personalfrågor

Antalet intjänade semesterdagar med semesterlön för den som arbetar koncentrerat är lika många som för den som arbetar måndag–fredag. Detta gäller oavsett om det är hel- eller deltid. För att arbetstagare med koncentrerad arbetstid totalt sett inte ska få längre semesterledighet än arbetstagare som arbetar fem dagar i veckan, ska semesterdagarna därför vid uttag beräknas som om arbetstiden var förlagd till fem arbetsdagar per vecka.

Semesterkvoten beräknas genom att dela 5 med antal arbetsdagar per vecka:

Antal arbetsdagar i genomsnitt
per vecka (a)

Semesterkvot (5/a)

4,5 1,11
4 1,25
3,5 1,43
3 1,67
2,5 2,0
2 2,5
1,5 3,33
1 5,0
0,5 10

 

Utbyte av semester mot annan semesterlönegrundande ledighet

Vid sjukdom eller vård av sjukt barn under semestern har man möjlighet att få sådan semesterdag utbytt mot ledighet för sjukdom respektive vård av sjukt barn. Det ska anmälas till institutionen/avdelningen samma dag.

Semester vid sjukdom under längre tid

Vid långtidssjukskrivning är 180 dagar (plus de dagar man arbetar före/efter sjukperioden) semesterlönegrundande under det år man insjuknar. Året efter insjuknande året är 180 dagar semesterlönegrundande. Långtidssjukskrivning på grund av arbetsskada omfattas inte av begränsningen om 180 dagar. Sjukdagarna får räknas som semesterlönegrundande under det år man insjuknar och det därpå följande kalenderåret.

Hel- eller deltidssjukskrivning kan kombineras med semester men arbetsgivaren kan inte ensidigt förlägga semester vid heltidssjukskrivning.

Om en viss del av semestern på grund av arbetstagarens sjukdom eller av andra särskilda skäl inte har kunnat läggas ut under året, omvandlas den till sparad semester. Om den outtagna semestern inte ryms inom de 30 dagar som får sparas, betalas semesterlön ut för det överskjutande antalet dagar. (Villkorsavtalen 5 kap.)
 

LEDIGHET

Allmänt om ledighet

Lag eller annan författning kan i vissa fall ge anställda rätt till ledighet. Det innebär att arbetsgivaren inte kan neka ledighet, om förutsättningarna för att få vara ledig är uppfyllda. I några fall har anställda också rätt att vara lediga med stöd av kollektivavtal. Inte heller i sådana fall kan arbetsgivaren neka ledighet, om förutsättningarna för ledigheten är uppfyllda.

Arbetsgivaren kan även bevilja anställda ledighet för andra olika ändamål, om det kan göras med hänsyn till verksamheten.

Ledighet ska planeras i samråd mellan medarbetaren och dennes chef och beslutas enligt delegationsordningen. Rektor fattar beslut om ledighet längre än ett år för professorer.

De närmare villkoren för ledighet framgår generellt av bestämmelserna i den aktuella lagen, författningen eller kollektivavtalet. I de fall arbetsgivaren ensidigt kan besluta om ledighet sker överenskommelse om villkor för t.ex. återgång i arbete mellan chef och medarbetare.

De flesta ledigheter söks i Primula.

Om ledigheten är koncentrerat förlagd så att antalet arbetsdagar i en vecka understiger fem dagar, ska ett ”arbetstidsschema vid deltidsarbete” lämnas in till Lönesektionen.
>> Blanketter för personalfrågor

Ledighet är normalt obetald och löneavdrag görs i förhållande till frånvarons omfattning. Vid ledighet om högst fem arbetsdagar görs avdrag för varje arbetsdag med 4,6 % av den fasta lönen och vid ledighet om sex arbetsdagar eller mer görs avdrag för varje kalenderdag med 3,3 % av den fasta lönen.

I vissa förekommande fall kan chefen bevilja betald ledighet, det gäller framför allt s.k. ”släktangelägenhet”.

Föräldraledighet

Föräldraledighetslagen reglerar medarbetarens rätt till ledighet för vård av barn, vilken typ av ledighet, villkor för ledighet och ledighetens omfattning.

Olika ledigheter enligt lagen:

  • föräldraledighet, i samband med barns födelse/adoption
  • hel ledighet tills barnet blivit 18 månader
  • deltidsledighet (tre fjärdedels, halv, fjärdedels eller åttondels ledighet) med föräldrapenning
  • förkortning av arbetstid med 1/4 (utgår från en heltidsanställning) intill barnet fyllt 8 år
  • ledighet (hel, tre fjärdedels, halv, fjärdedels eller åttondels ledighet) för tillfällig vård av barn.

Mer information finns hos Försäkringskassan.

Ansökan om föräldraledighet

  • Föräldraledighet ska planeras i samråd mellan medarbetaren och dennes chef.
  • Ledighetsansökan ska som huvudregel göras minst två månader i förväg.
  • Ledighet får delas upp på högst tre perioder för varje kalenderår.
  • I ansökan i Primula ska det framgå typ av föräldraledighet, barnets födelsedatum/adoptionsdatum eller beräknad nedkomst, fr.o.m.- och t.o.m.-datum samt omfattning i procent för ledigheten.
  • Vid föräldraledighet ska anmälan göras till Försäkringskassan.

Föräldraledighet med föräldrapenning från Försäkringskassan och semester kan inte kombineras under en och samma dag, oavsett omfattningen på föräldrapenningen.

Återtagande av föräldraledighet

Om medarbetaren önskar avbryta pågående ledighet, ska detta anmälas till närmsta chef. I det fall ledigheten har pågått en månad eller mer, får arbetsgivaren skjuta på återgången högst en månad efter det att arbetsgivaren mottagit underrättelsen.

Föräldralön

En medarbetare som är ledig för barns födelse eller vård av adoptivbarn, och om föräldrapenning utgår från Försäkringskassan, har rätt till föräldralön. För adoptivbarn beräknas tiden från det att barnet kommer till adoptivföräldern.

  • Föräldralön utgår längst till barnet är 36 månader.
  • Föräldralönen utgår med 10 % av den aktuella kalenderdaglönen på lönedelar upp till basbeloppstaket. På lönedelar som överstiger basbeloppstaket är föräldralönen 90 % av daglönen.
  • Föräldralönen utbetalas månadsvis och utgår under högst 360 dagar oavsett omfattning.
  • Ledighet med föräldralön är semesterlönegrundande enligt semesterlagen och Villkorsavtalet.

Föräldraledighet utöver föräldraledighetslagen

Utöver den lagliga rätten till föräldraledighet kan anställda i staten beviljas förkortning av arbetstiden, partiell föräldraledighet för vård av barn till det att barnet fyller 12 år, (tjänstledighetsförordningen). Sådan ledighet bör beviljas, om inte särskilda skäl föreligger.

Tjänstledig för annan statlig anställning

Anställda med tillsvidareanställning vid universitetet har rätt att vara tjänstlediga, om de blir erbjudna en annan statlig tidsbegränsad anställning eller provanställning. Rätten gäller endast tjänstledighet på heltid och som längst i två år. För ledighet på deltid krävs däremot att medarbetaren och närmsta chef är överens. Rätten till ledigheten gäller under förutsättning att medarbetaren har haft en tillsvidareanställning vid universitetet i minst 12 månader. Medarbetaren ska underrätta arbetsgivaren om ledigheten minst två månader före ledighetens början.

En medarbetare som har fått besked om att den inte kommer att få fortsatt anställning när den tidsbegränsade anställningen upphör, ska snarast informera närmsta chef som beviljat ledigheten. Vill en medarbetare avbryta ledigheten i förtid, ska närmsta chef informeras senast två månader före medarbetaren vill återgå i arbete. Om ledigheten avser en provanställning som avbryts av den andra arbetsgivaren, ska motsvarande information lämnas senast två veckor i förväg.

Studier

Enligt lag har alla anställda rätt till ledighet för studier. Vid studier krävs att medarbetaren följer en organiserad utbildning i minst den omfattning ledigheten avser. Rätten till en sådan ledighet är inte beroende av utbildningens art eller längd. Arbetsgivaren har dock möjlighet att skjuta upp ledigheten till senare tid än den medarbetaren begärt.

Närståendevård

Anställda har möjlighet att söka tjänstledighet för närståendevård. I dessa fall är det Försäkringskassan som beslutar om närståendepenning och betalar ut ersättning för detta. Hos arbetsgivaren görs löneavdrag i förhållande till frånvarons omfattning. Rätt till tjänstledighet avser den tid och i den omfattning som närståendepenning uppbärs från Försäkringskassan. Läs mer på Försäkringskassans webbplats.

Enskild angelägenhet

Anställda kan ansöka om tjänstledigt, med fullt löneavdrag, för det som kallas ”enskild angelägenhet” (10 b § tjänstledighetsförordningen). Man har dock ingen självklar rätt att vara ledig av dessa skäl.

Exempel på orsak till ledighet kan vara:

  • anställning inom kommunal eller privat verksamhet
  • längre privata resor
  • födelsedagsfirande
  • flytt av nära anhörig.

Betald ledighet

Om ledighet blivit beviljad med stöd av tjänstledighetsförordningen eller annan författning kan anställda ha rätt till lön utan avdrag under ledigheten. Ledighet under en del av dag räknas som hel dag.

Släktangelägenhet

Anställda vid Stockholms universitet kan erhålla ledighet med lön för släktangelägenhet inom egen familj eller den närmaste släktkretsen för den tid som behövs. Definitionen av ”tid som behövs” kan variera från fall till fall, men grundprincipen är att ledighet med lön beviljas för en dag för varje tillfälle.

Hänsyn ska också tas till den tid som det går åt till eventuell resa som måste göras under arbetstid. Praktisk tillämpning är en dag för själva släktangelägenheten och vid behov en dag för resa som behöver ske till och från ort utanför Stockholmsregionen. Totalt kan ledighet med lön för släktangelägenhet beviljas för högst tio dagar per kalenderår, inklusive restid. Det innebär dock ingen rättighet att få ta ut tio dagar när en släktangelägenhet inträffar, utan antal dagar är alltid utifrån behov. Ledighet del av dag räknas som hel dag.

I dessa fall kan ledighet beviljas:

  • Allvarligare sjukdomsfall, vilket innebär sjukdomstillstånd av livshotande art eller ett akut sjukdomsfall. En dag då den anställdes omedelbara närvaro är nödvändig, till exempel vid en olyckshändelse/olyckstillbud av akut karaktär (har inte kunnat förutses eller planerats för) alternativt vaka vid dödsbädd. (Vid anhörigs sjukdom, se närståendevård.)
  • Begravning och gravsättning. En dag för begravning respektive gravsättning.
  • Bouppteckning och arvskifte. En dag då närvaro krävs för att underteckna bouppteckning respektive arvskifte.
  • Dödsfall. En dag i anslutning till dödsfall.

Den närmsta släktkretsen omfattar:

  • make/maka/sambo och registrerad partner
  • barn/bonusbarn
  • barnbarn
  • föräldrar/bonusföräldrar
  • svärföräldrar (föräldrar till make/maka/sambo/registrerad partner)
  • far- och morföräldrar
  • syskon/bonussyskon/syskonbarn
  • morbror, moster, faster och farbror
  • svärdotter/svärson
  • svägerska/svåger.

Det finns många andra tillfällen där man också önskar vara ledig för en typ av ”släktangelägenhet” och för dessa kan ledighet beviljas, dock med fullt löneavdrag (s.k. ”enskild angelägenhet”) eller så kan medarbetaren använda sig av semester eller flex-/kompledighet. Det kan t.ex. gälla eget sorgearbete runt dödsfall, förberedelser inför begravning, hantering av kvarlåtenskap, tömning av bostad, begravning av nära vän eller andra åtaganden som stöd till nära anhörig (t.ex. närvara vid läkarbesök m.m.).

Läkarbesök och tandläkarbesök

Ledighet utan löneavdrag kan beviljas för läkar- eller tandläkarbesök m.m. i följande fall:

  • vid besök, undersökning eller behandling hos läkare, sjukgymnast, företagshälsovård, öppen vård, blodgivning eller för gravida på mödravårdscentral
  • vid akuta besök hos tandläkare eller undersökning/behandling efter remiss från tandläkare eller läkare.

Besökstiden ska i möjligaste mån förläggas i anslutning till arbetsdagens början eller slut.

Flytt vid byte av folkbokföringsadress

Flytt vid byte av folkbokföringsadress kan beviljas med en arbetsdag per tillfälle.

Centralt fackligt förtroendemannauppdrag

Centralt fackligt förtroendemannauppdrag kan beviljas med högst tio arbetsdagar/år.

Examen och tentamen

Examen eller tentamen, som sker på arbetstid, kan beviljas med högst fem arbetsdagar/år.

Övriga ledigheter

Exempel på andra orsaker då anställda har rätt till ledighet:

  • offentliga uppdrag
  • totalförsvaret.

>> Lokala avtal vid SU, Villkorsavtal-SU
>> Om ledighet – en vägledning för statliga arbetsgivare
 

FRÅNVARO

Med frånvaro menas frånvaro på grund av sjukdom. Nedan finns information om vad du som chef behöver göra när en medarbetare är borta på grund av sjukdom. Det finns också information om tidiga tecken på ohälsa som kan hjälpa dig att i ett tidigt skede fånga upp medarbetare som inte mår bra. 

Regler om karensavdrag

Den 1 januari 2019 ändrades reglerna om karens i sjuklönelagen. Det nya karensavdraget innebär att karens inte längre räknas per dag utan på en period som är 20 procent av en normal arbetsvecka. Syftet är att uppnå en mer rättvis självrisk vid sjukfrånvaro. Med det nya regelverket blir karensavdraget lika stort för en medarbetare som insjuknar under arbetsdagen eller som är sjuk hela den första dagen. Tanken är alltså att de nya reglerna ska leda till att karensen blir densamma för den anställde oavsett när sjukfrånvaron inträffar. Primula beräknar karensavdraget månadslön x 3,68 %. Sjuklönen är fortsatt 80 % av sjukavdraget men beräknas i och med ändringen redan från dag ett i sjukperioden. Karensavdraget kan dock aldrig bli större än den beräknade sjuklönen.

Om medarbetaren blir sjuk igen inom fem kalenderdagar från att den förra sjukperioden avslutades innebär att sjuklöneperioden fortsätter. Regeln finns redan idag men den får med det ändrade karensavdraget en ny innebörd. Om fullt karensavdrag inte gjorts vid första sjukperioden, ska ytterligare karensavdrag göras i den fortsatta sjukperioden.

När det gäller sjukfrånvaro finns det mycket du som chef kan göra för att dina medarbetare ska må så bra som möjligt på sin arbetsplats. För att underlätta för dig har vi på Personalavdelningen satt ihop en checklista vid sjukdom och sammanställt en lista med tidiga tecken på ohälsa.

Checklista vid sjukdom

Medarbetaren gör sjukanmälan via Primula webb från och med första sjukdagen. Medarbetaren följer även institutionens rutiner vid sjukanmälan.

...efter 7 dagars sjukdom...

Från och med åttonde sjukdagen ska läkarintyg lämnas. Hela läkarintyget ska lämnas/skickas till rehabiliteringsansvarig chef. Vid behov får diagnos döljas. Du som rehabiliteringsansvarig chef behöver ta del av den information som läkarintyget innehåller för att, dels kunna bedöma om rätten till sjuklön för medarbetaren, men även för att du ska kunna ta ditt rehabiliteringsansvar. Tillräcklig information skickas vidare till lönehandläggaren vid Personalavdelningen.

Det är viktigt att rehabiliteringsansvarig chef har kontinuerlig kontakt med den sjukskrivne medarbetaren.

...efter 14 dagars sjukdom...

Medarbetaren ska själv skicka in läkarintyget i original till Försäkringskassan och lämna in en kopia av läkarintyget till rehabiliteringsansvarig chef. Tillräcklig information skickas vidare till lönehandläggaren vid Personalavdelningen. Från och med dag 15 gör  lönehandläggaren vid Personalavdelningen en sjukanmälan (personnummer och frånvaroperiod) till Försäkringskassan.

Rehabilitering

Arbetsgivaren har ett rehabiliteringsansvar, oavsett orsaken bakom sjukskrivningen. Det är även viktigt att rehabiliteringsansvarig chef, så snart det är möjligt, initierar en gemensam planering för återgång i arbete.
>> Rehabilitering