Det finns flera olika typer av ledighet och frånvaro. Du som chef har ett ansvar att veta hur och varför dina medarbetare inte är på sin arbetsplats. Det kan handla om semester, föräldraledighet, delpension eller sjukfrånvaro. Här hittar du information om vad som gäller vid olika typer av frånvaro och ledigheter.

Nya regler om karensavdrag

Nya bestämmelser om karensavdrag har införts i sjuklönelagen fr.o.m. 1/1 2019. 

Den 1 januari 2019 ändrades reglerna om karens i sjuklönelagen. Det nya karensavdraget innebär att karens inte längre räknas per dag utan på en period som är 20 procent av en normal arbetsvecka. Syftet är att uppnå en mer rättvis självrisk vid sjukfrånvaro. Med det nya regelverket blir karensavdraget lika stort för en medarbetare som insjuknar under arbetsdagen eller som är sjuk hela den första dagen. Tanken är alltså att de nya reglerna ska leda till att karensen blir densamma för den anställde oavsett när sjukfrånvaron inträffar. Primula beräknar karensavdraget månadslön x 3,68 %. Sjuklönen är fortsatt 80 % av sjukavdraget men beräknas i och med ändringen redan från dag 1 i sjukperioden. Karensavdraget kan dock aldrig bli större än den beräknade sjuklönen.

Om medarbetaren blir sjuk igen inom fem kalenderdagar från att den förra sjukperioden avslutades innebär att sjuklöneperioden fortsätter. Regeln finns redan idag men den får med det ändrade karensavdraget en ny innebörd. Om fullt karensavdrag inte gjorts vid första sjukperioden ska ytterligare karensavdrag göras i den fortsatta sjukperioden.

När det gäller sjukfrånvaro finns det mycket du som chef kan göra för att dina medarbetare ska må så bra som möjligt på sin arbetsplats. För att underlätta för dig har vi på Personalavdelningen satt ihop en checklista vid sjukdom och sammanställt en lista med tidiga tecken på ohälsa. 

Här finns en sammanfattning om vilken information du hittar på den här sidan, klicka på länkarna för att läsa mer. 

Om semester

Sparad semester och semesterförläggning

Semester för lärare

Rutin för semester

Semesterlön och semesterersättning

Om ledighet

Beslut om ledighet

Ledighet med lön

Vad betyder släktangelägenhet? 

Ledighet utan lön

Frånvaro

Checklista vid sjukdom

...efter 7 dagars sjukdom...

...efter 14 dagars sjukdom...

Rehabilitering

Semester

I staten sammanfaller intjänandeår och semesterår och är detsamma som kalenderår. Det innebär att medarbetare har rätt till betald semester redan första året de är anställda. För att få full betald semester måste medarbetaren vara anställd hela året. Ålder avgör antal semesterdagar. Semester under del av dag räknas som hel semesterdag. För utbyte av semester mot sjukdom eller VAB, ska medarbetare sjukanmäla sig till institutionen och återkalla sin semester för sjukperioden.

Sparad semester och semesterförläggning

Semesterplaneringen ska vara avslutad senast den 30 april. Även en arbetstagares anmälan om att spara semester till ett kommande år ska vara gjord senast den 30 april. Medarbetaren får ha max 30 dagar sparade semesterdagar. Det finns övergångsregler för anställda före 2018-01-01.

Arbetsgivaren bestämmer hur årssemestern ska förläggas. Hänsyn ska tas till arbetstagarnas önskemål. Arbetsgivaren är, om det inte finns särskilda skäl, skyldig att lägga ut en arbetstagares hela årssemester som ledighet under året, om inte arbetstagaren sparar semester enligt 13§ Villkorsavtalet.

Om det inte går att komma överens om semesterförläggning, bestämmer arbetsgivaren om förläggningen. Underrättelse ska lämnas två månader före förläggningen.

Semester för lärare

Semester för lärare förutsätts normalt förläggas under de studerandes ferier eller annan undervisningsfri tid.

Årssemestern för lärare förläggs i en följd med början måndagen som infaller närmast efter midsommarhelgen, om inte verksamheten fordrar annat. Arbetsgivaren kan besluta att en lärare efter önskemål kan få semestern helt eller delvis förlagd till annan tid.

Rutin för semester

  • Gör en semesterplanering för institutionens verksamhet och uppmana medarbetare att lämna önskemål för jul- och sommarsemester i ex. ett Excelark. Vill medarbetaren spara dagar av årets semesterrätt, är det bra om det framgår före 30/4 vid ev. behov av att lägga ut semester.
  • Prefekt eller motsvarande godkänner ledigheten.
  • Medarbetaren registrerar semester i Primula eller enligt institutionens rutiner.
  • Prefekt eller motsvarande attesterar i Primula.
  • Medarbetaren får ett meddelande om beslutet per e-post från Primula.
  • Kontrollera semesteruttag efter sommarsemestern.

Semesterlön och semesterersättning

Semesterlönen utgörs av den fasta lön som gäller under semestern plus semestertillägg. För varje uttagen betald semesterdag utbetalas samtidigt ett semestertillägg. Om medarbetare slutar sin anställning vid universitetet, har de rätt till semesterersättning för intjänade semesterdagar som inte tagits ut.

För tillfälligt arbete per timme, ska semesterersättning utgå med 12% på lönen.

Ledighet

Arbetsgivaren kan bevilja dig ledighet för olika ändamål. En del ledigheter har du rätt till, andra ledigheter beviljar arbetsgivaren, om det kan göras med hänsyn till verksamheten. De ledigheter som du har rätt till är t.ex. ledighet för studier, viss föräldraledighet, ledighet för närståendevård och av trängande familjeskäl.

Har du en tillsvidareanställning vid universitetet har du rätt att vara tjänstledig från den anställningen, om du blir erbjuden en annan statlig tidsbegränsad anställning. Detta gäller dock längst i två år. Rätten gäller endast tjänstledighet på heltid. För ledighet på deltid krävs att du och din närmsta chef är överens.

Beslut om ledighet

Enligt delegationsordningen är det prefekten/motsvarande som beslutar om ledighet. Dock är det rektor som fattar beslut om ledighet längre än ett år för professorer.

Beslutet innehåller två delar. En del är beslutet om att bevilja ledighet, den andra delen är beslutet om eventuell lön som ska utgå under ledigheten. Beslutet om lön under ledigheten fattas på Personalavdelningen. Båda delarna i beslutet hänger ihop. Därför är det lämpligt att den som beviljar ledigheten samråder med Personalavdelningen om löneförmån innan beslutet fattas så att samstämmiga uppgifter lämnas till den anställde.

Ledighet med lön

Om arbetsgivaren har beviljat en arbetstagare ledighet med stöd av tjänstledighetsförordningen (1984:111) eller annan författning, kan arbetstagaren ha rätt till lön utan avdrag under ledigheten enligt sammanställningen nedan:

  • släktangelägenhet inom egen familj eller den närmaste släktkretsen (läs förtydligande längre ner), den tid som behövs, dock längst 10 arbetsdagar/år
  • flyttning, 1 arbetsdag (folkbokföringsadress)
  • centralt fackligt förtroendemannauppdrag, högst 10 arbetsdagar/år
  • examen eller tentamen (som sker på arbetstid), högst fem arbetsdagar/år
  • vid besök, undersökning eller behandling hos läkare, sjukgymnast, företagshälsovård, öppen vård, blodgivning eller för gravida på mödravårdscentral
  • vid akuta besök hos tandläkare eller undersökning/behandling efter remiss från tandläkare.
  • Om du beviljas ledighet och beslutet ligger i linje med universitetets riktlinjer, som finns nedan, görs inget löneavdrag. Ledighet under en del av dag räknas som hel dag. Vid läkarbesök osv. ska besökstiden i möjligaste mån förläggas i anslutning till arbetsdagens början eller slut.

Vad betyder släktangelägenhet?

Anställda vid Stockholms universitet kan erhålla ledighet med lön för släktangelägenhet i högst tio dagar per kalenderår, restid inberäknat.

Stockholm universitet tillämpar grundprincipen att ledighet med lön beviljas för en dag för vart och ett av de tillfällen som presenteras nedan. Hänsyn ska också tas till den tid som det går åt till eventuell resa som måste göras under arbetstid. Praktisk tillämpning är en dag för själva släktangelägenheten och vid behov en dag för resa till och en dag för resa från ort utanför Stockholm.

  • Allvarligare sjukdomsfall. En dag då den anställdes omedelbara närvaro är nödvändig, till exempel vid en olyckshändelse/olyckstillbud av akut karaktär (har inte kunnat förutses eller planerats för) alternativt vaka vid dödsbädd.
  • Begravning och gravsättning. En dag för begravning respektive gravsättning.
  • Bouppteckning och arvskifte. En dag då närvaro krävs för att underteckna bouppteckning respektive arvskifte.
  • Dödsfall. En dag i anslutning till dödsfall.

Den närmsta släktkretsen omfattar:

  • make/maka/sambo och registrerad partner
  • barn/bonusbarn
  • barnbarn
  • föräldrar/bonusföräldrar/svärföräldrar
  • far- och morföräldrar
  • syskon/bonussyskon/syskonbarn
  • morbror, moster, faster och farbror
  • svärdotter/svärson
  • svägerska/svåger

Ledighet utan lön

Det finns många andra tillfällen där man också önskar vara ledig och för dessa kan mycket väl ledighet beviljas, dock med fullt löneavdrag eller att man tar semester, använder sitt flexsaldo eller är kompensationsledighet för inarbetad övertid.

Exempel på orsak till ledigheten utan lön kan vara:

  • eget sorgearbete runt dödsfall
  • begravning av nära vän
  • hantering av kvarlåtenskap
  • förberedelser inför begravning
  • tömning av bostad
  • flytt av nära anhörig
  • hembesök hos nära anhörig för anpassning av bostad, sjukvårdsteam etc.
  • medföljande vid anhörigs läkarbesök
  • födelsedagsfirande

Det finns också något som kallas närståendevård/närståendepenning. I dessa fall är det Försäkringskassan som beslutar om närståendepenning och betalar ut ersättning för detta. Hos arbetsgivaren sker fullt löneavdrag. Den anställde har rätt till tjänstledighet för den tid och i den omfattning som närståendepenning uppbärs från Försäkringskassan. Läs mer på Försäkringskassans webbplats.

Vid ledighet om högst fem arbetsdagar görs avdrag för varje arbetsdag med 4,6 % av den fasta lönen. Vid ledighet om sex arbetsdagar eller mer görs avdrag för varje kalenderdag med 3,3 % av den fasta lönen. Ledighet utan lön är inte semestergrundande.

Frånvaro

Med frånvaro menas frånvaro på grund av sjukdom. Här finns information om vad du som chef behöver göra när en medarbetare är borta på grund av sjukdom. Det finns också information om tidiga tecken på ohälsa som kan hjälpa dig att i ett tidigt skede fånga upp medarbetare som inte mår bra. 

Checklista vid sjukdom

Medarbetaren gör sjukanmälan via Primula webb från och med första sjukdagen. Medarbetaren följer även institutionens rutiner vid sjukanmälan.

...efter 7 dagars sjukdom...

Från och med åttonde sjukdagen ska läkarintyg lämnas. Hela läkarintyget ska lämnas/skickas till rehabiliteringsansvarig chef. Vid behov får diagnos döljas. Du som rehabiliteringsansvarig chef behöver ta del av den information som läkarintyget innehåller för att, dels kunna bedöma om rätten till sjuklön för medarbetaren, men även för att du ska kunna ta ditt rehabiliteringsansvar. Tillräcklig information skickas vidare till lönehandläggaren vid Personalavdelningen.

Det är viktigt att rehabiliteringsansvarig chef har kontinuerlig kontakt med den sjukskrivne medarbetaren.

...efter 14 dagars sjukdom...

Medarbetaren ska själv skicka in läkarintyget i original till Försäkringskassan och lämna in en kopia av läkarintyget till rehabiliteringsansvarig chef. Tillräcklig information skickas vidare till lönehandläggaren vid Personalavdelningen. Från och med dag 15 gör  lönehandläggaren vid Personalavdelningen en sjukanmälan (personnummer och frånvaroperiod) till Försäkringskassan.

Rehabilitering

Arbetsgivaren har ett rehabiliteringsansvar, oavsett orsaken bakom sjukskrivningen. Det är även viktigt att rehabiliteringsansvarig chef, så snart det är möjligt, initierar en gemensam planering för återgång i arbete.