Stockholms universitet har, genom att signera Erasmus Charter for Higher Education (ECHE), åtagit sig att följa dess uppsatta regler. 

Universitets- och högskolerådet (UHR) och EU-kommissionen kontrollerar att ECHE implementeras korrekt av lärosätet. Om kontrollen visar svagheter i implementeringen ska lärosätet skapa och införa en åtgärdsplan. Om tillräckliga åtgärder inte genomförs av lärosätet inom rimlig tid kan UHR rekommendera kommissionen att dra in lärosätets ECHE.  

UHR granskar att lärosätena handlägger programmet enligt EU-kommissionens regler. Bland annat granskas:

  • administrationen av mobilitet (såsom information och stöd till in - och utresande studenter/praktikanter/lärare/personal samt mottagande av dessa).
  • att Learning Agreement och eventuella ändringar är formaliserade innan mobilitetens start (underskrivet av samtliga parter innan utbytet).
  • att studenterna fått sina studiepoäng efter utbytet tillgodoräknade.
  • rutiner och hantering av dokument och tecknande av avtal (Inter-Institutional Agreement).
  • rutiner för information och stöd till deltagare med funktionsnedsättning.

Erasmusdokument att spara

Alla avtal, intyg, verifikationer och student-, lärar- och personalrapporter m.m. inom Erasmus+ ska sparas av lärosätet i minst 5 år räknat från datumet för slutbrevet från UHR (=5+2 år).

Följande dokument ska sparas (enligt institutionens interna regler för arkivering och diarieföring) på institutionen.

Utresande studenter

  • Avtal mellan SU och partner (mall finns att tillgå)
  • Utlysningen, inklusive behörighet- och urvalskriterier
  • Samtliga ansökningar
  • Urvalslista (de som ansökt)
  • Beslutsprotokoll (lista över de som fått nominering)
  • Beslutet om nominering till utbytesplats för varje enskild student (mall finns att tillgå)
  • Letter of Acceptance från partner
  • Försäkringsintyg (mall från Kammarkollegiet finns att tillgå)
  • Learning Agreement inkl. eventuella ändringar (mall finns att tillgå)
  • Tillgodoräknandeansökan (inklusive betyg från partner) + beslut
  • Eventuell kommunikation som rör avhopp eller förlängning av studier

Inresande studenter

  • Avtal mellan SU och partner (mall finns att tillgå)
  • Ansökan, inkl. betyg  (mall finns att tillgå)
  • Letter of Acceptance (mall finns att tillgå)
  • Eventuell kommunikation som rör avhopp eller förlängning av studier

Utresande praktikanter

  • Traineeship Agreement (inkl. eventuella ändringar) (mall finns att tillgå)
  • Försäkringsintyg (mall från Kammarkollegiet finns att tillgå)
  • Eventuell kommunikation som rör avhopp eller förlängning av studier
  • Tillgodoräknandeansökan + beslut (avser poänggivande praktik)

Inresande praktikanter

  • Traineeship Agreement (inkl. eventuella ändringar) (mall finns att tillgå)
  • Eventuell kommunikation som rör avhopp eller förlängning av studier

Utresande lärare- och personal

  • Studentavdelningen ansvarar för arkivering och diarieföring av inkomna ansökningar och beslut. Institutionen uppmuntras att spara (enligt institutionens interna regler för arkivering och diarieföring) underskrivet original av Staff/Teacher Mobility Agreement på institutionen för möjlighet till ex. översyn/utveckling/vägledning av lärar- och personalmobilitet.

Inresande lärare- och personal

  • Mottagande institution ansvarar för att spara inkomna Staff/Teacher Mobility Agreement-ansökningar och beslut (enligt institutionens interna regler för arkivering och diarieföring).