Arbetsuppgifter som utbyteskoordinator ansvarar för:

  • Teckna nya utbytesavtal med partneruniversitet – verka för framtagandet av nya utbytesavtal, ta fram avtalsförslag
  • Administrera existerande utbytesavtal med partneruniversitet – kontrollera avtalens status och balans inför nästkommande läsår, administrera förnyelse av avtal
  • Vårda relationer med partneruniversitet (t.ex. besöka och/eller ta emot besök från partneruniversitet)
  • Delta i internationella konferenser och kontaktresor
  • Delta i interna och externa nätverksträffar, t.ex. Nordplus, träffar organiserade av UHR eller utbyteskoordinatorsmöten på SU
  • Information och marknadsföring av utbytesstudier/praktik för studenter, lärare och personal (webb, informationsmöten, mottagnings- och telefontider, informationsmaterial, e-post utskick, evenemang, mm.)
  • Studievägledning avseende utlandsstudier/praktik

Utresande utbytesstudenter:

  • Utlysning av utbytesplatser
  • Godkännande av studenters preliminära kursval inför utbytesstudier
  • Handläggning av ansökningar och nomineringar av utbytesstudenter (urval utifrån gällande behörighetskrav och urvalskriterier, nominering till partneruniversitet, kommunikation med berörda studenter och partneruniversitet)
  • Ansökan till mottagande lärosäte – vidarebefordra studentens ansökningshandlingar till partneruniversitetet och ge stöd under ansökningsprocessen
  • Antagning och registrering av utbytesstudier i Ladok
  • Hantering av Kammarkollegiets försäkring (utfärda försäkringskort till studenter, ge stöd vid skadeanmälan etc.)
  • Informera studenter om stipendier (t.ex. Erasmusstipendieansökan)
  • Handläggning av tillgodoräknanden (skriva Learning Agreement innan utbytet påbörjas, registrera ändringar vid behov, besluta om tillgodoräknande efter hemkomst)
  • Löpande kontakt med utbytesstudenter och partneruniversitet
  • Uppföljning av utbytesstudierna (t.ex. studentrapporter, reseberättelser, statistik)

Inresande utbytesstudenter:

  • Tillhandahålla partneruniversitet med information om ansökningsprocedur, deadline, Swedish language course, kursutbud, mm.)
  • Ta emot nomineringar från partneruniversitet
  • Kontrollera behörighetskrav och utfärda antagningsbesked
  • Information till studenter om ansökningsprocess, kursval och housing (administration av alla utbytesstudentärenden kring detta)
  • Kursantagning och registrering av inresande utbytesstudenter i Ladok
  • Välkomnande av inresande studenter (evenemang, möten, e-post utskick, mm.)
  • Vid terminens slut signera olika typer av blanketter (t.ex. Certificate of Attendance) och skicka betyg till studenter samt partneruniversitet

Kompetenser som rollen som utbyteskoordinator kräver:

  • Studie- och karriärvägledning
  • Operativt ansvar för institutionens internationella studentutbyten
  • Förståelse för vikten av internationalisering av högre utbildning och kunskap om olika trender i ämnet internationalisering
  • Förmågan att arbeta självständigt under eget ansvar i samverkan med många såväl interna som externa parter
  • Förmågan att möta och samverka med olika typer av människor
  • Förmågan att koordinera många olika kontakter
  • Förmågan att tänka strategiskt
  • Kunskap om olika utbildningssystem i olika länder
  • Kunskap om olika regelverk gällande internationalisering, t.ex. Erasmusregelverket
  • Kommunikationsförmåga
  • Främmande språk
  • Förhandlingsförmåga
  • Interkulturell kompetens och förmågan att hantera tvetydigheter som uppstår vid tvärkulturella möten
  • Vana vid arbetet i en internationell miljö
  • Förståelse för kulturella skillnader
  • Risk- och krishantering
  • Administrativ förmåga
  • Serviceinriktning
  • Förmågan att planera, marknadsföra och genomföra evenemang
  • Vana vid att framträda inför grupper
  • God datavana och erfarenhet av arbete med databaser
  • Kunskaper i webbpublicering