Arbetsuppgifter som utbyteskoordinator ansvarar för:
- Teckna nya utbytesavtal med partneruniversitet – verka för framtagandet av nya utbytesavtal, ta fram avtalsförslag
- Administrera existerande utbytesavtal med partneruniversitet – kontrollera avtalens status och balans inför nästkommande läsår, administrera förnyelse av avtal
- Vårda relationer med partneruniversitet (t.ex. besöka och/eller ta emot besök från partneruniversitet)
- Delta i internationella konferenser och kontaktresor
- Delta i interna och externa nätverksträffar, t.ex. Nordplus, träffar organiserade av UHR eller utbyteskoordinatorsmöten på SU
- Information och marknadsföring av utbytesstudier/praktik för studenter, lärare och personal (webb, informationsmöten, mottagnings- och telefontider, informationsmaterial, e-post utskick, evenemang, mm.)
- Studievägledning avseende utlandsstudier/praktik
Utresande utbytesstudenter:
- Utlysning av utbytesplatser
- Godkännande av studenters preliminära kursval inför utbytesstudier
- Handläggning av ansökningar och nomineringar av utbytesstudenter (urval utifrån gällande behörighetskrav och urvalskriterier, nominering till partneruniversitet, kommunikation med berörda studenter och partneruniversitet)
- Ansökan till mottagande lärosäte – vidarebefordra studentens ansökningshandlingar till partneruniversitetet och ge stöd under ansökningsprocessen
- Antagning och registrering av utbytesstudier i Ladok
- Hantering av Kammarkollegiets försäkring (utfärda försäkringskort till studenter, ge stöd vid skadeanmälan etc.)
- Informera studenter om stipendier (t.ex. Erasmusstipendieansökan)
- Handläggning av tillgodoräknanden (skriva Learning Agreement innan utbytet påbörjas, registrera ändringar vid behov, besluta om tillgodoräknande efter hemkomst)
- Löpande kontakt med utbytesstudenter och partneruniversitet
- Uppföljning av utbytesstudierna (t.ex. studentrapporter, reseberättelser, statistik)
Inresande utbytesstudenter:
- Tillhandahålla partneruniversitet med information om ansökningsprocedur, deadline, Swedish language course, kursutbud, mm.)
- Ta emot nomineringar från partneruniversitet
- Kontrollera behörighetskrav och utfärda antagningsbesked
- Information till studenter om ansökningsprocess, kursval och housing (administration av alla utbytesstudentärenden kring detta)
- Kursantagning och registrering av inresande utbytesstudenter i Ladok
- Välkomnande av inresande studenter (evenemang, möten, e-post utskick, mm.)
- Vid terminens slut signera olika typer av blanketter (t.ex. Certificate of Attendance) och skicka betyg till studenter samt partneruniversitet