Kom ihåg att du är ansvarig för allt som kan uppstå under evenemanget och behöver därmed vara beredd på sådant som kan hända. Känner du dig osäker finns alltid Akademikonferens, universitetets samarbetspartner för arrangemang av konferenser och event, till din hjälp. De kan till exempel hjälpa till att projektleda ditt evenemang. 

Läs mer om: Arrangera konferenser och evenemang på medarbetarwebben.

Planerar du ett evenemang i Aula Magna, Pärlan eller konferenslokalerna Albano hus 3?

Har du frågor gällande dessa lokaler kan du alltid kontakta oss. Det är inte säkert att vi finns tillgängliga vid tillfället för ditt evenemang, men under arbetstid kan du alltid kontakta:

Konferenssamordning, e-post: konferenslokaler@su.se

Akademikonferens, e-post: info@akademikonferens.se 

Tänk på följande:

 

 

 

 

 

 

 

Inför ditt evenemang

  1. Sätt/bestäm ett syfte/mål med evenemanget.
  2. Kontrollera tillgängliga lokaler och boka. Detta görs via TimeEdit (TE). Saknar du behörighet så vänder du dig i första hand till schemaläggare vid din institution, i andra hand kan du kontakta Konferenssamordning (KS) för hjälp. OBS! För bokning av hörsal/seminarierum i Aula Magna,konferenslokaler i Albano Hus 3 eller Pärlan Hus 1 Albano gör du en förfrågan via TimeEdit och inväntar svar/bekräftelse från Konferenssamordning.
  3. Bestäm/sätt datum för evenemanget. Det är lämpligt att göra efter att du hittat/bokat lokal för att vara säker på att du har en lokal att tillgå för ditt evenemang.
  4. Fyll i: Checklista – säkerhet vid evenemang (928 Kb)  och skicka till sektionen för säkerhet: sakerhet@su.se och brandsakerhet@su.se. Invänta svar/godkännande innan du går vidare.
  5. Gör en budget för ditt evenemang.
  6. För att få information gällande lokalerna i Aula Magna, Pärlan eller konferenslokaler i Albano hus 3 – boka ett möte med eventsamordnare vid Fastighetsavdelningen. Konferenssamordning: konferenslokaler@su.se. För information om andra centralt administrerade lokaler vid universitetet kontakta servicecenter (Frescati Södra eller Albano). 
  7. Boka (eventuellt) catering. Du hittar upphandlade leverantörer i Avtalskatalogen på medarbetarwebben. Var noga med att uppge kontaktperson, dvs. den person som är ansvarig på plats och som ska hantera frågor gällande uppställning etc. Länk till avtalskatalogen - Mat och dryck 
  8. Boka (eventuellt) väktare. Detta görs via Serviceportalen. Var noga med att uppge kontaktperson, dvs. den person som är ansvarig på plats och som ska hantera frågor kring säkerheten. Länk till Serviceportalen -  beställ väktare.
  9. Hur bord och stolar är placerade i rummet påverkar upplevelsen av ditt evenemang. Boka (eventuellt) ommöblering av befintlig sittning i den lokal som du har bokat. Detta görs via Serviceportalen. Kom ihåg att boka in återställning av lokalen också (detta görs i samma beställning). Var noga med att uppge kontaktperson, dvs. den person som är ansvarig på plats och som ska hantera frågor kring möbleringen. Länk till Serviceportalen - beställa bord och stolar, vikväggar, mobila hörslingor mm.
  10. Boka in extra städning – OBS! Gäller vid evenemang som äger rum efter kl. 17.00 på vardagar eller under ett veckoslut/helg. Extra städning bokas i Serviceportalen. Var noga med att uppge kontaktperson, dvs. den person som är ansvarig på plats och som ska hantera frågor gällande extra städning. Länk till Serviceportalen – lokalvårdstjänster. 
  11. Planera övrig möblering till exempel för utställningar, cateringbufféer, registreringsbord och liknande. Sådan möblering hanteras av Teknikergruppen och bokas via Serviceportalen. Var noga med att uppge kontaktperson, dvs. den person som är ansvarig på plats och som ska hantera frågor gällande möbleringen. Länk till Serviceportalen – teknikergruppen.
  12. Bestäm hur du ska hantera deltagaranmälningar. SU har upphandlade leverantörer för detta som du hittar i Avtalskatalogen. Alternativt kan du använda dig av Evenemangsverktyget (SU stödsystem) som gör det möjligt att skapa en minisajt med information, anmälan och utvärdering samt deltagarhantering kring ett evenemang.  Du hittar information om evenemangsverktyget på medarbetarwebben. Vi rekommenderar att du kontaktar Akademikonferens för att få hjälp med hantering av deltagare. Kontakta Akademikonferens, e-post: info@akademikonferens.se
  13. Ska evenemanget äga rum i Aula Magnas hörsal – gör en plan för hur du önskar möbleringen på scenen. I Aula Magna finns lite olika möbler tillgängliga för användning, men till övriga lokaler vid universitetet måste extra möbler hyras in. Leverantör för detta finns i avtalskatalogen. Var noga med att uppge kontaktperson, dvs. den person som är ansvarig på plats och som ska hantera frågor gällande möbleringen. Länk till Avtalskatalogen - hyra möbler
  14. Boka möblering av scenen med teknikern i Aula Magna. Detta är viktigt för att kunna göra rätt ljussättning av scenen och måste göras senast två veckor innan datum för ditt evenemang. För övriga lokaler bokar du tid/genomgång med den teknikleverantör som du valt till ditt evenemang. För att kontakta tekniker i Aula Magna skriv till: konferenslokaler@su.se, eller ring : 08-16 32 00.
  15. Boka (eventuellt) blomsterarrangemang via upphandlad leverantör, som du hittar i avtalskatalogen. Detta måste göras senast tre dagar innan ditt evenemang. Länk till Avtalskatalogen – blommor. 
  16. Skicka körschema till alla som ska vara delaktiga i sådant som händer på scenen, ex. till AV-tekniker, samordnare, teknikergruppen. Skicka informationen i god tid, minst fem arbetsdagar innan ditt evenemang. Kontakt: AV-tekniker via konferenslokaler@su.se, Teknikergruppen Frescati tekniker.frescati@su.se eller Teknikergruppen Albano tekniker.albano@su.se.
  17. Gör en sista avstämning, minst sju arbetsdagar före ditt evenemang, med alla involverade leverantörer för att säkerställa att allt är under kontroll.
  18. Lämna lista för specialkost till cateringleverantören, senast sju dagar innan ditt evenemang.
  19. Utse brandansvarig/a som ska ansvara för utrymning av lokalerna vid ett eventuellt brandlarm. Gällande lokaler i Aula Magna, Pärlan och konferenslokaler i Albano hus 3 – kontakta konferenssamordning: konferenslokaler@su.se. För övriga lokaler vid universitetet utse brandansvarig/a i samråd med sektionen för säkerhet, e-post: sakerhet@su.se. 
  20. Vid behov av yta/utrymme utomhus eller om du har frågor om parkering kontakta Akademiska Hus, e-post: info@akademiskahus.se, tfn.(växel) 010-557 24 00. 
  21. Eventuella leveranser till ditt evenemang skickas till Godsmottagningen på Frescativägen 8, Tfn. 08-16 25 17, ankn. 2517, e-post: gods@su.se 

Under evenemanget

  1. Var på plats i god tid innan evenemanget startar – extra viktigt om du/ni inte haft en riggdag dagen innan evenemanget och ska göra allt samma dag.
  2. Stäm av att möbler är på plats. Gå igenom allt med Teknikergruppen eller annan leverantör som levererat denna tjänst.
  3. Gå igenom eventuella väktares ansvarsområden.
  4. Gå igenom brandsäkerheten med den eller de personer som ni tilldelat ansvar för detta.
  5. Ha en säkerhetsgenomgång och informera samtliga deltagare om vad som gäller vid utrymning samt var hjärtstartare och brandposter finns.
  6. Stäm av all teknik med teknikerna och eventuell inhyrd teknikfirma.
  7. Se till att cateringbolaget har rätt tider för leveranser av ev. olika måltider och se till att de har alla möbler som de behöver.
  8. Lägg upp namnskyltar och andra give-aways vid er registrering.
  9. Informera t ex. cateringbolag om det blir förseningar i tidsschemat.
  10. Stäm av med ev. blomsterleverantör om att de levererar blommorna så nära inpå evenemanget som möjligt.
  11. Stäm av med gods att eventuella försändelser levereras till platsen för evenemanget. 
  12. Stäm av med samordnare för Teknikergruppen att allt är möblerat som du önskar och gör eventuella korrigeringar vid behov. Kontakta Teknikergruppen: tekniker.frescati@su.se eller tekniker.albano@su.se

Efter evenemanget

  1. Se till att bord, stolar, posters, skärmar m.m. plockas ihop och ställs undan, eller åter levereras om dessa hyrts in från annan leverantör.
  2. Se till att cateringbolagen har tagit bort skräp och plockat ihop alla sina saker.
  3. Plocka ihop alla lådor, broschyrer, överblivna namnskyltar m.m. som ni själva tagit med till evenemanget. 
  4. Städa upp i utrymmen som ni själva använt som back office.
  5. Plocka in gatupratare och beachflaggor.
  6. Plocka ner eventuella posters och banderoller inne i huset.
  7. Gods som ska hämtas behöver vara tydligt uppmärkt med fraktsedlar och ska levereras till Godsmottagningen, Frescativägen 8. Kom ihåg att det är du som är ansvarig för evenemanget som måste se till att allt går iväg som planerat. Kontakta godsmottagningen, e-post: gods@su.se
  8. Stäm av alla fakturor från leverantörer.
  9. Avsluta med att skicka en utvärdering: Vad tyckte deltagarna om ditt evenemang. En utvärdering kan du skapa i SU:s systemverktyg: Evenemangsverktyget.