Längst ner på sidan hittar du checklistan som en fil som du kan fylla i och skriva ut. 

Behöver du stöd och hjälp med att planera och arrangera ett evenemang? Konferensservice erbjuder flera olika tjänster för att planera och genomföra konferenser mot en avgift. Läs mer på su.se/konferens 

Inför besök, evenemang, möten eller konferenser

Vid planering av en konferens eller möte så är det bra att i god tid innan gå igenom listan, och se till så att varje punkt som ska genomföras har en ansvarig och en tidsuppskattning.

Övergripande planering

Börja planeringen med att tydliggöra övergripande mål och förutsättningar för det aktuella evenemanget. Det är en förutsättning för att kunna planera de övriga delarna.

Mål – vad vill vi uppnå?

Det ska finnas ett tydligt syfte med evenemanget, mötet eller konferensen och innehållet ska utformas efter detta. Tänk igenom förväntningar och syfte för att sätta mål.

Målgrupp – för vem?

Olika målgrupper har olika behov och kräver olika upplägg. Definiera målgruppen för just det här evenemanget. Gemensamt är att alla gäster ska känna sig välkomna och uppskattade och bemötas på ett sätt som speglar SU:s kärnvärden: öppenhet, nytänkande och gränsöverskridande.

Projektgrupp, medverkande och stöd

Utse en ansvarig för planeringen och sätt samman en projektgrupp som täcker de olika kompetensområden som är aktuella. Tänk på medverkande, medarrangörer och eventuell moderator.

Universitetsledningens deltagande

Vill du att någon ur universitetsledningen ska tala eller närvara? Skicka förfrågan i god tid och var tydlig med vad som förväntas samt syftet med evenemanget.

Budget

Gör upp en budget och tydliggör vem som står för vilka kostnader, inte minst eventuella underskott. Ta med eventuella intäkter. Uppdatera budgeten under arbetets gång.

Lokaler

Se till att boka lokalen i god tid. Du bokar lokalen via ”Timeedit”. Om ni inte använder ”Timeedit” så boka via: timeedit.support@su.se. För bokningar gällande Aula Magna, kontakta: konferensservice@su.se

Saknar ditt passerkort access till lokalen kontakta: nyckelexpeditionen@su.se

Kommunikationsplanering

Planera hur all kommunikation ska hanteras inför och efter aktiviteten, det vill säga från inbjudan till tackkort/e-post efteråt, tillsammans med institutionens eller avdelningens kommunikatör. 

su.se/kommunikation hittar du mer information kring vilket råd och stöd samverkansavdelningen kan erbjuda när det gäller kommunikationstjänster, till exempel:

  • Kommunikationsplan
  • Press och mediebearbetning
  • Publicering i SU:s olika kanaler

Mer detaljerad planering

Inbjudningar, anmälan och deltagarhantering

Vid större evenemang kan det vara bra att ha ett anmälningssystem för att kunna hantera deltagarantal, lokalfrågor och catering. Konferensservice erbjuder denna tjänst mot en kostnad, kontakta konferensservice@su.se för mer information.

Interna eller externa e-postutskick kan hanteras med hjälp av E-postverktyget. För att få tillgång till verktyget behöver du gå en introduktionsutbildning. Anmäl ditt intresse till visuellidentitet@su.se.

Program-, informations- och presentationsmaterial

För att ge ett professionellt och konsekvent uttryck i linje med SU:s grafiska profil finns en stor bredd av mallar som är enkla att använda för både digitalt och analogt material. Det finns till exempel mallar för affischer, flyers, broschyrer och powerpoint-presentationer (till exempel presentationer om SU på svenska och engelska).

Du hittar alla mallar och bilder i Produktionsverktyget och Mediabanken. Logga in med ditt universitetskonto på su.se/visuellidentitet/verktyg.

Utsmyckning, tryckt material om SU, gåvor och annan profilering

Tänk igenom behov av utsmyckning, möblemang, dukning och annan profilering. I SU-butiken finns bland annat följande att köpa:

  • Profilprodukter som pennor, block och namnskyltar
  • Tryckt presentationsmaterial om Stockholms universitet
  • Profilerade kläder, tygkassar material och andra gåvor

Roll-ups och beachflags finns för utlåning, kontakta visuellidentitet@su.se.
För upphandlade leverantörer av blomsterarrangemang, se avtalskatalogen.

Möblemang

Behöver du bord eller liknande till din möteslokal kontakta: lokalservice@su.se

Gällande möblemang i Aula Magna kontakta: konferensservice@su.se

Teknik

Tänk igenom vilken typ av teknik som behövs och säkerställ att den finns tillgänglig.

Kontakta lokalservice vid frågor om teknik: lokalservice@su.se

Vid behov att erbjuda wifi till gäster och/eller press kontakta it-support.

Förtäring

Boka fika, lunch, catering etc. i god tid och ha koll på de bokningsregler som gäller för varje leverantör.

Kom ihåg att fråga gäster om allergier/specialkost och meddela leverantören.

Filmning och fotografering

Vill du livesända eller spela in ditt evenemang så kan du kontakta medieproduktion@su.se

Där hittar du även de samtyckesblanketter som alltid ska användas vid fotografering.

Tänk på att personer som återges på bild och kan kännas igen ska alltid tillfrågas. De behöver skriftligen godkänna att bilderna används för Stockholms universitet. Det är alltid universitetets samtyckesblanketter som ska användas och dessa får ej ändras. Du som beställer bilden ansvarar själv för att arkivera samtyckesblanketten.

Tänk på att personer som återges på bild omfattas av den nya dataskyddsförordningen, GDPR. Vilket bland annat innebär att du ska kunna söka fram personuppgifter enkelt om någon begär registerutdrag.

Användning av musik och film

Du som är ansvarig för ett arrangemang eller evenemang behöver teckna licens/redovisa uppgifter på film och musik som används i verksamheten.

Städning

I samband med större evenemang kan det vara bra att boka extra städning av toaletter och tömning av papperskorgar via: lokalvard@su.se

Kartor

Det kan vara bra att bifoga en karta över den del av universitet som aktiviteten ska hållas på: ​

Tolktjänst

Önskas tolktjänster: tolksamordning@su.se

Miljö

Stockholms universitet är miljöcertifierat enligt ISO14001 och EMAS och arbetar för att ständigt minska sin negativa miljöpåverkan. Det gäller inte minst vid resor kring och inköp till evenemang. Läs mer om miljöarbetet på su.se/miljo.

Säkerhet

Evenemangssäkerhet – riskanalys

Sektionen för säkerhet har tagit fram en checklista för riskbedömning vid olika typer av evenemang och möten. Fyll i checklistan och skicka in den till Sektionen för säkerhet, som sedan tillsammans med er bedömer ifall arrangemanget behöver förstärkas säkerhetsmässigt. Se checklista, samt instruktioner och kontaktuppgifter som finns på denna sida:

Väktare

Har Sektionen för säkerhet gjort bedömningen att väktare bör finnas på plats så bokar du dem genom su.se/serviceportalen senast 1 vecka innan evenemanget.

Hjärtstartare vid Stockholms universitet

Under besök, evenemang, möten eller konferenser

Iordningställa lokalen

Kom till evenemanget i god tid innan start för att säkerställa att allt ser ut som det ska och fungerar felfritt. Sätt även upp vägvisningsskyltar, rollups etc.

Genomgång av programmet

Gå igenom planeringen och testa tekniken. Se till att allt fungerar och är levererat som tänkt och att alla som har del i programmet är på plats i god tid.

Övriga praktiska tips: klädsel, telefonlista, hyr in extra personal

Som representant för SU bör du tänka på att ha en klädsel som passar för tillfället.
Ha telefonnummer tillgängliga för tekniker, säkerhet, catering, deltagare etc.

Efter besök, evenemang, möten eller konferenser

Avslut – gör i ordning lokalen

Lämna lokalen som den såg ut när ni kom. Påminn olika samarbetspartners som till exempel cateringleverantörer att hämta material med mera så snart som möjligt.

Uppföljning

Tack


Skicka eventuella tackbrev/kort/mail till deltagare, talare moderatorer etc.

Utskick av dokumentationer

Skicka eventuellt ut presentationer eller länkar med material till deltagarna.

Ekonomi

Gör en ekonomisk uppföljning/fakturering om det är relevant.

Besöksupplevelse

Följ upp hur besökarna upplevt aktiviteten.

Följ upp med projektgruppen

Följ upp aktiviteten med projektgruppen för att utvärdera mål och förbättra rutiner så snart som möjligt.

Kommunicera/sprid resultat och information om aktiviteten 

Glöm inte att även kommunicera och sprida resultatet av din aktivitet/evenemang efteråt, till exempel berätta om ditt evenemang för externa intressenter eller dela erfarenheterna med dina kollegor.