Alumnverksamhet - varför?

Att behålla kontakten med före detta studenter kan vara väldigt värdefullt. Alumner bidrar till utbildningarna genom att ställa upp som gästföreläsare, engagera sig som mentorer, delta i marknadsföring och svara på enkäter. De är ofta mycket goda ambassadörer för programmet, ämnet och lärosätet. 

Behoven av alumnverksamhet och alumnsamverkan kan se olika ut vid universitetet. Men även om behoven varierar kan alla få ut mycket av att hålla kontakten med tidigare studenter. Det gäller bara att hitta det som är intressant och relevant för just er verksamhet och era alumner.

Nätverk för alumnansvariga vid SU:s institutioner

Vid Stockholms universitet bedrivs alumnverksamhet på central nivå och institutionsnivå.

På Studentavdelningen finns två heltidsanställda alumnkoordinatorer som sammankallar, samordnar, leder arbetsgrupper samt bedriver centrala projekt och evenemang med alumner i fokus. På de flesta institutioner finns en eller flera personer med uppdrag att jobba med alumnverksamhet på deltid, men förutsättningarna ser olika ut. 

Det finns ett nätverk för anställda som arbetar med alumnfrågor eller är intresserade av att arbeta aktivt med alumner. Nätverket ses två gånger per termin för att prata om samverkan, behov och aktiviteter samt för att utbyta kunskaper och erfarenheter. Idag har 40 institutioner en avsedd kontaktperson och medlem i nätverket. Välkommen att gå med du också! Se kontaktuppgifter längst ner på sidan. 

Hur får jag som jobbar på institution kontakt med våra alumner?

För att kunna jobba med alumnverksamhet är en grundläggande förutsättning att få kontakt med dem.

Studenter är blivande alumner - börja där!

Alla SU:s studenter kommer så småningom att bli SU:s alumner. Alumner som vill ha kontakt med sitt gamla lärosäte är mest troligt alumner som har goda minnen av sin studietid. Därför är det av stor vikt att ta väl hand om befintliga studenter och att etablera en kontakt medan de fortfarande finns på lärosätet.

Bjud in alumner för att föreläsa på kurser eller involvera dem på annat sätt i utbildningarna. Om ni anordnar en alumnaktivitet, se till att bjuda in studenter också. Då får studenterna levande exempel på värdet av engagemang
från alumner och det blir naturligt för dem att fortsätta hålla kontakten och delta i aktiviteter även när de själva blivit alumner.

En konkret sak kan vara att göra ett utskick till studenter som snart tar examen. Passa på att fråga om de kan tänka sig att bli kontaktade av er framöver, för att t.ex. undersöka var de befinner sig på arbetsmarknaden. 

Utsökning i alumndatabasen (CRM:et)

Den centrala alumnverksamheten administrerar en databas där alla studenter och alumner som själva har anmält sig till alumnnätverket finns (ca 14 000 alumner i februari 2021). Databasen ligger i ett så kallat CRM-system (Customer Relationship Management), och det vi använder på SU heter Microsoft Dynamics 365. I dagsläget är det endast den centrala alumnverksamheten och ett fåtal till som har åtkomst till databasen, men förhoppningen är att alla som jobbar med alumnverksamhet på sikt ska ha tillgång till den. 

Om du jobbar på en institution och vill ha en lista över era alumner som eventuellt finns i databasen kan du skicka en förfrågan till alumn@su.se. Observera att dessa listor inte får sparas eftersom uppgifterna i databasen uppdateras kontinuerligt, men det går bra att ta ut en lista för att t.ex. göra ett utskick. 

Sök ut alumner via Linkedin

Om du har ett konto på Linkedin kan du gå till Stockholms universitets sida och välja "F.d. medarbetare". I detta fall innebär det både anställda och studenter, nuvarande och före detta. Alla som i sin Linkedinprofil har angett att de studerat eller jobbat vid SU syns i denna statistik. Här kan du använda olika filter för att få fram personerna du söker, exempelvis genom att använda sökord som "hållbarhet", "översättning", "socionom". Du kan även ange de år som personen ska ha varit aktiv på SU, filtrera efter bostadsort eller land och efter arbetsgivare. Du kan sedan välja att skapa kontakt med alumnen, eller i vissa fall kontakta dem direkt på Linkedin. 

Linkedinvy skärmklipp

Alumnnyhetsbrevet

Alumnkoordinatorerna vid Studentavdelningen skickar ut ett nyhetsbrev till alumnerna i alumnnätverket fyra gånger per år på både svenska och engelska. Gå med i alumnnätverket om du vill prenumerera på nyhetsbrevet - som anställd är du också välkommen som medlem. Läs tidigare alumnnyhetsbrev här.

Film om att vara alumn

Tumnagelbild. "Om att vara en alumn" film

På Stockholms universitet räknas en person, som gått en kurs och tagit poäng, som en alumn. I länken nedan finns en film som förklarar vad en alumn är och vad det innebär att vara alumn. Du får gärna använda filmen i lämpliga sammanhang för studenter på din institution eller tipsa personal på din institution som möter studenter.  

Filmen finns på engelska och svenska.

Mentorskapsprogram

Alumnverksamheten vid Studentavdelningen samordnar ett mentorskapsprogram för hela universitetet. De ansvarar för projektplanen och riktlinjerna inom programmet samt arrangerar och står för ett antal gemensamma evenemang. Institutionerna i sin tur rekryterar sina studenter och alumner och matchar dem. Syftet är att alumner och studenter ska träffas för inspiration och utbyte av erfarenheter och att främja relationerna mellan studenter, alumner och institutionen/universitetet. Erfarenhet från programmet visar att alumnerna är väldigt positiva till att agera mentorer och gärna ställer upp.

Läs mer om mentorskapsprogrammet här

Om du som jobbar på institution är intresserad av att delta i nästa års mentorskapsprogram så kan du läsa mer och anmäla dig här (på engelska):

Memorandum of Understanding for the Mentorship Programme 2021/2022

Fyra bilder på alumner

Att skriva alumnporträtt

Att skriva ett alumnporträtt ger en tydlig föreställning av vad studenten eller den presumtiva studenten kan jobba med efter examen. Att alumnen har läst vid samma institution som studenterna ger verklighetsförankring åt utbildningen och konkreta exempel på vad utbildningen kan leda till. Alumnporträtt är därför till nytta i marknadsföring av utbildningar, för nuvarande studenter och även som återkoppling till universitetet.

  • Här kan du läsa tidigare alumnporträtt på svenska och läsa och se videor från våra alumner på engelska. Du är fri att hänvisa till dessa artiklar i marknadsföring av era utbildningar.

Om du själv vill skriva alumnporträtt, tänk på att intervjua alumner med olika bakgrunder och i olika åldrar. Det är viktigt att inte bara visa upp "stjärnalumner", utan även alumner som kanske jobbar på sitt första jobb efter examen. På så sätt kan alumnporträtten verka både inspirerande (vart vill jag på sikt?) men också sporrande och peppande (detta kan jag jobba med direkt efter examen). Ett alumnporträtt behöver inte vara långt - det kan räcka med några få kärnfulla frågor och svar. Exempel på intervjufrågor att ställa är:

  • Varför valde du att studera/att studera detta ämne/program?
  • Vilka minnen har du från studietiden/vilka känslor dyker upp när du tänker på den?
  • Var du engagerad i något utöver studierna (t.ex. studentkår, fakultetsförening, ämnesråd)?
  • Hur fick du ditt första jobb?
  • Vilka generiska kunskaper bär du med dig från studietiden?
  • Vilka generiska och ämnesspecifika kunskaper från utbildningen har du nytta av i ditt yrke idag?
  • Vad vill du säga till eller tipsa dagens studenter om som du hade velat veta när du studerade?
  • Vad har du för karriärmässiga drömmar idag?

Publicera intervjun på institutionens webbplats, och glöm inte bort att sprida den i eventuella sociala mediekanaler.

Om du har gjort en alumnintervju eller har läst eller sett en extern intervju med en SU-alumn får du gärna tipsa oss i det centrala alumnteamet. Vi lyfter gärna sådant om det passar i våra nyhetsbrev eller på Linkedin.

Universitetsgemensam mall för alumnenkäter 

Alumnenkäter kan ge ett universitet värdefull insikt om var alumnerna befinner sig på arbetsmarknaden, hur de nått dit, hur de ser på sin utbildning samt få in förslag på hur alumnerna fortsatt vill samverka med universitetet. Det är ett bra första steg för att komma igång med alumnverksamhet.

Nu finns det en mall för alumnenkäter publicerad i Survey and Report som är till för alla vid SU. Den heter Mall för universitetsgemensam alumnenkät (sve och eng) 2019 och är publicerad i verktyget Survey&Report

För att hitta mallen i Survey&Report gör följande: 

I vänstermeny välj Enkät, välj Ny enkät och i listan som öppnar nedan väljer du Mall. Där väljer man Mall för universitetsgemensam alumnenkät (sve och eng) 2019 och sedan Skapa enkät.  När den nya  enkäten är skapad är det viktigt att läsa Inledningstexten där det framgår instruktioner för hur man använder enkäten. 

Mallen togs fram av alumnverksamheten vid Samverkansavdelningen i nära samarbete med representanter från kärnverksamhetens alla fakulteter och flera förvaltningsenheter. Kontakta alumn@su.se vid eventuella frågor kring mallen. 

Nyttiga länkar för alumnarbete

Interna länkar

Externa länkar

Kontaktuppgifter till den centrala alumnverksamheten

Bild på grupp människor. Foto:Eva Dalin

Vill ni utforska möjligheter för att starta upp en alumnverksamhet? Vill ni veta vad vi centralt kan erbjuda vad gäller stöd och rådgivning? Vill ni initiera en arbetsgrupp med flera inom universitetet men behöver hjälp att styra upp och driva frågan?

Kontakt: alumn@su.se
Webb: su.se/alumn, su.se/alumni