Beställning av tentamenstillfälle
TE Exam är applikationen som används för beställning, planering och schemaläggning av tentamen. För att beställa och administrera tentor i TE Exam så behövs ett användarkonto. Frågor gällande kontot i TE Exam som nyanställd eller vid byte/avslut av anställning skickas till e-post: tentamensservice@su.se
Beskrivning/rutiner för beställning av tentamenstillfälle i TE Exam
Beställa tentamenstillfälle (inloggning: TE Exam)
Debitering av tentamenstillfälle
För tjänsten debiteras en avgift beräknad utifrån tentamenslängden, antalet anmälda studenter i Ladok vid tidpunkten då skrivplatserna fördelas (mellan 8 och 2 dagar före tentamensdatumet) och ett timpris à 14,20 kr per student. Exempel: där 80 stycken anmälda studenter skriver en 4-timmars tenta: 4×80×14,2 = 4 544 kr.
I avgiften ingår lokal, tentamensvärdar, utskrift/kopiering av tentamenslydelse (tentamensadministration), leverans av skrivna tentor och ev. särskilda anpassningar.
Debiteringen sker i efterskott månadsvis, vid varje månadsskifte. Tentamen som avbokas debiteras inte. Tentamensservice debiterar från HT23 institutionen för var 25:e beställd tentamensplats som överstiger antalet anmälda studenter som fördelas tentamensplatser. Läs mer här: Ändrad debitering för beställda tentamensplatser - Medarbetarwebben (su.se)
Schemaläggning och obestämd skrivsal
Tentor som beställs läggs i obestämd skrivsal vid schemaläggning. Datumet fastställs först när tentamen är publicerad mot schemat och inte när beställningen endast visas som schemalagd. Salsallokering sker närmare tentamenstillfället och bestäms utifrån antalet anmälda studenter samt hur tentorna i övrigt ligger. Under rubriken ”Salsplacering” längre ner finns mer information om hur studenter hittar sin placering vid tentamen.
Uppdateringar och ändringar av schemalagda tentor
Följande ändringar påverkar schemaläggning och sker i samråd med Tentamensservice via e-post: tentamensservice@su.se. Ange tentamensbeställningens ID-nummer från TE Exam i mejlet.
- Datum
- Studentantal
- Längd
- Ordinarie/omtentamen
- Tentamenstyp (papper/digital)
- Tentamensspråk
OBS! Publicering/Avpublicering av tentamen görs av Tentamensservice.
Följande information som ligger under avsnittet objekt i TE Exam är information som uppdateras av institutionen. Ändringar som görs behöver publiceras om och detta görs veckovis av Tentamensservice. Det kan därför dröja innan de ändringar som gjorts även syns i schemat.
- Kurs
- Kurstillfälle
- Modul
- Institution
- Ansvarig lärare
- Ansvarig administratör
- Studentgrupp: Måste anges om studentgrupper används i kursschemat, för att skrivtillfället ska synas för studenterna.
- Kontosträng
- Länkade tentamen
Aktivitetstillfällen i Ladok
Aktivitetstillfällen ska skapas av institutionen när tentamen är publicerad mot schemat. Det datumet som schemalagts i TE Exam fastställs först när tentamen är publicerad mot schemat. Ingen information om skrivsal anges i aktivitetstillfället. Information om kurs, kurstillfälle och modul ska anges. Anonymiseringskod i aktivitetstillfället aktiveras alltid oavsett tentamenstyp - papper eller digital och enligt format: Prefix-0001-ABC där prefixet är institutionens tresiffriga nummer. Studenter ska vara föranmälda till aktivitetstillfället och anmälan ska stänga senast 10 kalenderdagar innan dagen för tentamen.
Vid digital tentamen i Inspera är det viktigt att aktivitetstillfället Digital tentamen (LIS) eller Digital omtentamen (LIS) väljs. Aktivitetstillfället importeras då till Inspera och ett identiskt tentamenstillfälle skapas där. Läraren eller annan ansvarig skapar en uppgiftsgrupp i Inspera.
En tentamensbokning i TE Exam ska normalt motsvara ett aktivitetstillfälle i Ladok. Det finns dock undantag till detta och fler aktivitetstillfällen utöver huvudaktivitetstillfället kan behövas i de fall betygsskalan, antal poäng eller studietakt varierar mellan de kurser som en bokning avser.
OBS! Studenter (t.ex. utbytesstudenter, doktorander och studenter som behöver tentera gamla kurser eller kurser som har en annan undervisningsform eller studietakt) som idag av tekniska skäl inte kan anmäla sig till huvudaktivitetstillfälle i Ladok behöver registreras på individuella kurstillfällen, utbytestillfällen eller omregistrerade kurstillfällen för kurser som inte längre ges för att de sedan själva ska kunna anmäla sig till ett separat aktivitetstillfälle i Ladok.
Samtliga aktivitetstillfällen som avser en tentamensbokning i TE Exam ska i normalt fall ha samma sista anmälningsdatum som huvudaktivitetstillfället. Gemensamt för samtliga aktivitetstillfällen och anmälan är att institutionen kan som senast 8 kalenderdagar innan tentamen lägga till samt manuellt anmäla studenterna.
Tentamensservice kommer att koppla de aktivitetstillfällen som tillhör en bokning i TE Exam så det är bra om tillhörande aktivitetstillfällen benämns så att detta lätt framgår. Ni behöver inte mejla oss specifikt om att en tentamen har fler aktivitetstillfällen.
Studenters anmälan i Ladok
- Anmälan till aktivitetstillfället i Ladok ska stänga senast 10 kalenderdagar* innan tentamen. Då anmälningsperioden stänger i Ladok, importeras studenternas anmälningar från aktivitetstillfället i Ladok till TimeEdits tentamensmodul TE Exam. *Vid arbetsfria dagar (röda och klämdagar) måndag – fredag som påverkar sista datumet för att skicka in listor med anpassad tentamen kan anmälan i Ladok behöva stänga tidigare än 10 kalenderdagar innan tentamen. Läs mer under rubriken ”Anpassning av tentamen”.
- De studenter som inte kan anmäla sig på grund av tekniska begränsningar i Ladok ska kontakta institutionen innan anmälan i Ladok stänger. Institutionen fångar upp dessa och anmäler dessa manuellt i Ladok senast 8 kalenderdagar innan tentamenstillfället. Institutionen kan i vissa fall behöva skapa ytterligare aktivitetstillfällen för att anmäla dessa studenter. Mer information finns under rubriken ovan ”Aktivitetstillfällen i Ladok”.
Anpassning av tentamen
En anpassning av tentamen kan exempelvis innebära längre skrivtid, att sitta enskilt eller i mindre grupp eller att få använda dator och digitala hjälpmedel.
Institutionen som får information om anmälda studenter som beviljats anpassad tentamen, ska inför varje tentamen skicka ett Excel-dokument med information i en tabell (se bild och exempelmall nedan) senast 8 kalenderdagar** innan tentamenstillfället till stod.tentamen@su.se.
Tentamensservice behöver få samma information som står i Nais-intyget. Rubrik på skrivningen kan vara ett namn som studenter lätt identifierar tentamen med. Samtliga stöd till en student anges i en och samma rad och kolumn. Studenten måste även vara anmäld till det specifika tentamenstillfället för att få de beviljade stöden samt ha ett giltigt Nais-intyg.
En mall i (Excel-format) finns att hämta här - Obs filen laddas från BOX.
Vid digital salstentamen i Inspera ska institutionen lägga in följande två stödformer – förlängd skrivtid och rättstavning på de studenter som står med i Excel-dokumentet som skickas in senast 8 kalenderdagar innan** och ska ha dessa stöd.
Anpassade stöd i Inspera (301 Kb)
. Om det finns studenter som beviljats talsyntes ska Text-till tal aktiveras för tentamenstillfället. Gå till tentamenstillfället och under ”Examinationsdag” och ”Studentens resurser och verktyg” kryssar du i ”Aktivera Text till tal för läshjälp”. Obs! Excel-dokumentet med information om beviljade stöd behöver fortfarande skickas in för att Tentamensservice ska kunna placera rätt vid tentamenstillfället samt ordna andra stöd som inte täcks av Inspera.
** Om den 8:e kalenderdagen infaller på en lördag eller söndag så kan listan skickas nästkommande vardag. Om den 8:e kalenderdagen infaller på en röd dag måndag–fredag (nyårsdagen, trettondagsafton, skärtorsdagen, påsk, första maj, Kristi himmelfärdsdag, Sveriges nationaldag, midsommarafton, julafton, juldagen, annandag jul, nyårsafton samt klämdagar) så behöver listan fortfarande skickas senast den dagen eller arbetsdagen som kommer före den.
För att kunna ta emot anmälan om anpassning från studenter och skicka in listan i tid kan institutionen när det infaller arbetsfria dagar måndag–fredag behöva tidigarelägga sista anmälningsdatumet för aktivitetstillfällen i Ladok. Institutionen behöver då informera studenterna redan vid kursstart om ändrade datum för anmälan till tentamen i Ladok och behov av anpassad tentamen.
Exempel:
En tentamen är schemalagd till lördag den 8 april 2024.
Sista dagen att skicka in listan är långfredagen den 31 mars 2024.
Sista arbetsdag före påsk är onsdag 29 mars 2024.
Institutionen behöver då tidigarelägga sista anmälningsdatumet till måndagen den 27 mars 2024 för att vara säker på att listan skickas senast arbetsdagen den 29 mars 2024.
Tentamensservice rekommenderar verkligen att sista anmälningsdatumet tidigareläggs för de tentor som ska äga rum under höstterminens sista veckor i januari. Sista anmälningsdatumet får gärna anpassas för att institutionen ska kunna skicka in listor med studenter som skriver anpassad tentamen senast 19 december. Studenter informeras av institutionen vid kursstart om ändrade deadlines för anmälan i Ladok och behovet av anpassad tentamen till dessa tentor.
Listor för anpassad tentamen till tentor 2–14 januari 2024
Listor med anpassad tentamen för tentor som äger rum 2–14 januari rekommenderas att skickas in senast 19 december. Den absolut sista arbetsdagen för att skicka in stödlistorna under denna period är följande:
- 2 januari – stödlistan rekommenderas skickas in senast 19 december eller absolut senast 22 december
- 3 januari – stödlistan rekommenderas skickas in senast 19 december eller absolut senast 22 december
- 4 januari – stödlistan rekommenderas skickas in senast 19 december eller absolut senast 27 december
- 5 januari – stödlistan rekommenderas skickas in senast 19 december eller absolut senast 28 december
- 7 januari – stödlistan rekommenderas skickas in senast 19 december eller absolut senast 29 december
- 8 januari – stödlistan rekommenderas skickas in senast 19 december eller absolut senast 29 december
- 9 januari – stödlistan rekommenderas skickas in senast 19 december eller absolut senast 29 december
- 10 januari – stödlistan rekommenderas skickas in senast 19 december eller absolut senast 3 januari
- 11 januari – stödlistan rekommenderas skickas in senast 19 december eller absolut senast 3 januari
- 12 januari – stödlistan rekommenderas skickas in senast 19 december eller absolut senast 4 januari
- 13 januari – stödlistan rekommenderas skickas in senast 19 december eller absolut senast 5 januari.
- 14 januari – stödlistan rekommenderas skicka in senast 19 december eller absolut senast 8 januari.
Inlämning av tentamenshandlingar
En tentamensbokning i TE Exam ska endast motsvara en tentamenslydelse som används i salen på tentamendagen.
Vid papperstentamen ska tentamenslydelsen, eventuella försättsblad, ifylld blankett:
Tentamensinformation (382 Kb)
samt övriga handlingar skickas i PDF-format, via e-post senast 5 arbetsdagar* innan tentamenstillfället till: tentamenslydelse@su.se.
Vid digital tentamen ska en färdig version av tentamenslydelsen skapas i Exia eller Inspera senast 5 arbetsdagar* innan tentamenstillfället. I Inspera är det uppgiftsgruppen som kopplas till tentamenstillfället som motsvarar tentamenslydelsen. SEB-lösenord och tentavaktslösenord hittas i tentatillfället som importerats från Ladok under ”Säkerhet” efter att man trycker på ”Avancerade Inställningar”. Ifylld blankett:
Tentamensinformation (382 Kb)
, åtkomstkoder i Exia eller SEB-lösenord och tentavaktslösenord i Inspera (dagslösenord används endast vid Openbook-tenta) samt en PDF-version av tentamenslydelsen skickas via e-post till: tentamenslydelse@su.se senast 5 arbetsdagar* innan tentamenstillfället. Ange kurskod samt datum för tentamenstillfället i e-postmeddelandets ämnesrad.
För särskild information till tentamensvärdar och tentander i sal, använd fritextfältet vid rubriken ”Eventuell information till skrivsal” i blanketten för Tentamensinformation.
Eventuell information som berör kopiering, distribution och återlämning av tentamenshandlingar anges i mejlet och inte i blanketten för Tentamensinformation.
OBS! Av säkerhetsskäl ska avsändaren använda sitt e-postkonto (eller funktionsadress) *@su.se på Stockholms universitet för utskicket. Ange kurskod samt datum för tentamenstillfället i e-postmeddelandets ämnesrad.
Senast 5 kalenderdagar innan tentamenstillfället måste eventuellt fysiskt material till en tentamen skickas via internpost/gods till Tentamensservice (Södra huset, Hus B, plan 3). OBS! Kontakta omgående Tentamensservice om tentamenshandlingar/material inte kan lämnas i tid – Detta för att planera för nödvändiga åtgärder.
*Skickas senast 19 december för samtliga tentor som infaller under höstterminens (inklusive HT23) veckor i januari. Observera även att det infaller arbetsfria dagar måndag – fredag (nyårsdagen, trettondagsafton, skärtorsdagen, påsk, första maj, Kristi himmelfärdsdag, Sveriges nationaldag, midsommarafton, julafton, juldagen, annandag jul, nyårsafton samt klämdagar) under hela terminen som institutionen behöver ta hänsyn till när man räknar arbetsdagar.
Digital tentamen
IT-avdelningen ansvarar för hårdvara, applikationen och IT-infrastrukturen som används för digital tentamen med Inspera. Kursadministratör/examinator vid institutionen ansvarar för att lägga upp tentamen på rätt sätt enligt anvisningar för systemet. Kontakta IT-helpdesk via serviceportalen vid frågor om Inspera. Mer information om: Inspera.
Salsplacering
Salsplacering blir synlig för studenter som tidigast 5 kalenderdagar och senast 2 kalenderdagar innan tentamenstillfället.
Studenter ska hänvisas till sidor på svenska och engelska för att hitta sin salsplacering vilket de gör genom att följa instruktionerna under rubriken ”Din placering vid tentamen” respektive ”Your place for the exam”.
Återlämning av tentamenshandlingar
Efter tentamen efterbehandlas tentamenshandlingar och listor och vi har som mål att skicka tentamenshandlingar nästkommande arbetsdag via internposten. Handlingarna adresseras till den ansvariga kursadministratören vid institution. Om handlingarna ska skickas till en annan mottagare, vänligen meddela detta i god tid via e-post till: tentamensservice@su.se. Det finns även möjlighet till platsleverans. Om du har frågor gällande platsleverans av tentor - vänligen kontakta Björn Röstlund, e-post: bjorn.rostlund@su.se
Avbokning av tentamenstillfälle
Avbokning sker via e-post till: tentamensservice@su.se. OBS! Ange tentamens ID-nummer i TE Exam. Tentamensservice tar inga avgifter för avbokningar.