Processbild: central tentamensadministration. Klicka här för större bild.

 

Beställning av tentamenstillfälle

TE Exam är applikationen som används för beställning, planering och schemaläggning av tentamen. För att beställa och administrera tentor i TE Exam så behövs ett användarkonto. Frågor gällande kontot i TE Exam som nyanställd eller vid byte/avslut av anställning skickas till e-post: tentamensservice@su.se  

Beskrivning/rutiner: Beställning av tentamenstillfälle i TE Exam

Beställ tentamenstillfälle: Gör en beställning i TE Exam (inloggning: TE Exam)

Debitering av tentamenstillfälle

För tjänsten debiteras en avgift beräknad utifrån tentamenslängden, antalet anmälda studenter i Ladok vid tidpunkten då skrivplatserna fördelas (mellan 8 och 2 dagar före tentamensdatumet) och ett timpris à 14,20 kr per student. Exempel: där 80 stycken anmälda studenter skriver en 4-timmars tenta: 4×80×14,2 = 4 544 kr. 

I avgiften ingår lokal, tentamensvärdar, utskrift/kopiering av tentamenslydelse (tentamensadministration), leverans av skrivna tentor och ev. särskilda anpassningar. 

Debiteringen sker i efterskott månadsvis, vid varje månadsskifte. Tentamen som avbokas debiteras inte. Vid utebliven tentamen på grund av att tentamenshandlingar skickas in sent, så debiteras institutionen som vanligt. Tentamensservice debiterar från HT23 institutionen för var 25:e beställd tentamensplats som överstiger antalet anmälda studenter som fördelas tentamensplatser. Läs mer här: Ändrad debitering för beställda tentamensplatser - Medarbetarwebben (su.se)

Schemaläggning och obestämd skrivsal

Tentor som beställs läggs i obestämd skrivsal vid schemaläggning. Datumet fastställs först när tentamen är publicerad mot schemat och inte när beställningen endast visas som schemalagd.  Salsallokering sker närmare tentamenstillfället och bestäms utifrån antalet anmälda studenter samt hur tentorna i övrigt ligger. Under rubriken ”Salsplacering” längre ner finns mer information om hur studenter hittar sin placering vid tentamen. 

Uppdateringar och ändringar av schemalagda tentor

Följande ändringar påverkar schemaläggning och sker i samråd med Tentamensservice via e-post: tentamensservice@su.se. Ange tentamensbeställningens ID-nummer från TE Exam i mejlet.

  • Datum 
  • Studentantal 
  • Längd 
  • Ordinarie/omtentamen 
  • Tentamenstyp (papper/digital) 
  • Tentamensspråk 

OBS! Publicering/Avpublicering av tentamen görs av Tentamensservice. 

Följande information som ligger under avsnittet objekt i TE Exam är information som uppdateras av institutionen. Ändringar som görs behöver publiceras om och detta görs veckovis av Tentamensservice. Det kan därför dröja innan de ändringar som gjorts även syns i schemat.  

  • Kurs 
  • Kurstillfälle 
  • Modul 
  • Institution 
  • Ansvarig lärare 
  • Ansvarig administratör 
  • Studentgrupp: Måste anges om studentgrupper används i kursschemat, för att skrivtillfället ska synas för studenterna.
  • Kontosträng 
  • Länkade tentamen

Aktivitetstillfällen i Ladok

Aktivitetstillfällen skapas av institutionen när tentamen är publicerad mot schemat. Det datumet som schemalagts i TE Exam fastställs först när tentamen är publicerad mot schemat. Ingen information om skrivsal anges i aktivitetstillfället. Information om kurs, kurstillfälle och modul ska anges. Anonymiseringskod i aktivitetstillfället aktiveras alltid oavsett tentamenstyp - papper eller digital och enligt format: Prefix-0001-ABC där prefixet som utgörs av institutionens tresiffriga nummer behöver anges manuellt. 

Vid digital tentamen i Inspera är det viktigt att aktivitetstillfället Digital tentamen (LIS) eller Digital omtentamen (LIS) väljs. Aktivitetstillfället importeras då till Inspera och ett identiskt tentamenstillfälle skapas där. Läraren eller annan ansvarig skapar en uppgiftsgrupp i Inspera.

En tentamensbokning i TE Exam ska normalt motsvara ett aktivitetstillfälle i Ladok. Det finns dock undantag till detta och fler aktivitetstillfällen utöver huvudaktivitetstillfället kan behövas i de fall betygsskalan, antal poäng eller studietakt varierar mellan de kurser som en bokning avser. 

OBS! Studenter (t.ex. utbytesstudenter, doktorander och studenter som behöver tentera gamla kurser eller kurser som har en annan undervisningsform eller studietakt) som idag av tekniska skäl inte kan anmäla sig till huvudaktivitetstillfälle i Ladok behöver registreras på individuella kurstillfällen, utbytestillfällen eller omregistrerade kurstillfällen för kurser som inte längre ges för att de sedan själva ska kunna anmäla sig till ett separat aktivitetstillfälle i Ladok.

Samtliga aktivitetstillfällen som avser en tentamensbokning i TE Exam ska i normalt fall stänga senast 10 kalenderdagar före dagen för tentamen. Institutionen kan som senast 8 kalenderdagar före dagen (i normalt fall)för tentamen skapa eventuellt flera aktivitetstillfällen och/eller manuellt anmäla studenterna som inte kunnat anmäla sig själva i Ladok. Se avsnitt för särskilda deadlines för tentamensdatum som omfattas av specifika deadlines för att senast stänga anmälan i Ladok och manuell anmälan i Ladok.

I vissa fall som finns nämnda nedan behöver institutionen tidigarelägga sista datumet för anmälan i Ladok samt anpassa sista datumet för studenter att skicka in anmälan om stöd för att institutionen ska kunna skicka in stödlistor i tid till tentamensservice. Observera att även sista dagen för att manuellt anmäla studenter som inte kunnat anmäla sig själva p.g.a. tekniska begränsningar i Ladok tidigareläggs.  Meddela gärna studenter redan vid kursstart om sista datumet för tentamensanmälan i Ladok samt anmälan om stöd till institutionen.

  • När arbetsfria dagar för T/A personal (röda dagar och klämdagar) infaller måndag – fredag tidigareläggs datumet för att stänga anmälan i Ladok och skicka in listor med anpassad tentamen (s.k. stödlistor). Sista dagen för att manuellt anmäla studenter som inte kunnat anmäla sig själva p.g.a. tekniska begränsningar i Ladok påverkas också. En lista över särskilda deadlines inför varje termin läggs upp på denna sida. 
  • När den åttonde kalenderdagen före tentamensdagen infaller på en lördag eller söndag och institutionen vill ha möjligheten att, på en arbetsdag, manuellt anmäla studenter som inte kunnat anmäla sig själva i Ladok och som hört av sig innan anmälan stänger. 
  • Institutionen kan aktivera en avisering i Ladok som meddelar antalet studenter som anmäler sig till en tentamen via mejl. Då finns bättre förutsättningar för institutionen att hålla koll på antalet anmälda studenter och meddela ändringar till tentamensservice i god tid inför en tentamensdag. Det finns även möjlighet för institutionen att stänga anmälan på en arbetsdag om antalet studenter skulle överstiga antalet beställda platser.

Tentamensservice kommer att koppla de aktivitetstillfällen som tillhör en bokning i TE Exam så det är bra om tillhörande aktivitetstillfällen benämns så att detta lätt framgår. Institutionen behöver inte mejla oss specifikt om att en tentamen har fler aktivitetstillfällen. Aktivitetstillfällena för hem- eller distanstentor, särskilt de som går parallellt med salstentor, får gärna benämnas så att det framgår att det är en hemtentamen eller distanstentamen.

Studenters anmälan i Ladok

Anmälan till aktivitetstillfället i Ladok ska stänga senast 10 kalenderdagar före dagen för tentamen. I vissa fall har institution möjlighet till eller behöver tidigarelägga sista datumet för anmälan i Ladok, t.ex. när vissa tentamensdatum omfattas av särskilda deadlines. Då sista datumet för att stänga anmälan har passerat, importeras studenternas anmälningar från aktivitetstillfället i Ladok till TimeEdits tentamensmodul TE Exam. De studenter som inte kan anmäla sig på grund av tekniska begränsningar i Ladok ska kontakta institutionen innan anmälan i Ladok stänger. Med tekniska begränsningar i Ladok avses t.ex. att studentens kurstillfälle inte har lagts till aktivitetstillfället. Problem med internetuppkoppling eller att studenten missat att anmäla sig uppfyller inte kriterier för tekniska begränsningar. Institutionen anmäler dessa studenter som tagit kontakt med institutionen innan anmälan stängt i Ladok och anmäler dem manuellt i Ladok senast 8 kalenderdagar innan tentamenstillfället. Observera att vid de fall som finns listade under rubriken Aktivitetstillfällen i Ladok tidigareläggs även sista dagen för att institutionen ska kunna manuellt anmäla studenter som inte kunnat anmäla sig själva p.g.a. tekniska begräsningar i Ladok.

Anpassning av tentamen

En anpassning av tentamen kan exempelvis innebära längre skrivtid, att sitta enskilt eller i mindre grupp eller att få använda dator och digitala hjälpmedel. 

Institutionen som får information om anmälda studenter som beviljats anpassad tentamen, ska inför varje tentamen skicka en s.k. stödlista (lista för anpassad tentamen) i ett Excel-dokument med information i en tabell (se bild och exempelmall nedan) senast 8 kalenderdagar** innan tentamenstillfället till: stod.tentamen@su.se. Ange kurskod samt datum för tentamenstillfället i e-postmeddelandets ämnesrad.

Tentamensservice behöver få information om de beviljade stöd som avser salstentamen utifrån rekommendationerna i NAIS-intyget. Rubrik på skrivningen kan vara ett namn som studenter lätt identifierar tentamen med. Samtliga stöd till en student anges i en och samma rad och kolumn. Studenten måste även vara anmäld till det specifika tentamenstillfället för att få de beviljade stöden samt ha ett giltigt Nais-intyg.

En mall i (Excel-format) finns att hämta här - Obs filen laddas från BOX.

Exempel på en tabell med information som behöver meddelas för anpassad tentamen och beviljat stöd.
Tabell (exempel) som innehåller information som behöver skickas till Tentamensservice gällande anpassad tentamen - beviljat stöd. Klicka här för större bild

 

Vid digital salstentamen i Inspera ska institutionen lägga in följande två stödformer – förlängd skrivtid och rättstavning på de studenter som står med i Excel-dokumentet som skickas in senast 8 kalenderdagar innan** och ska ha dessa stöd. Anpassade stöd i Inspera (301 Kb) . Om det finns studenter som beviljats talsyntes ska Text-till tal aktiveras för tentamenstillfället. Gå till tentamenstillfället och under ”Examinationsdag” och ”Studentens resurser och verktyg” kryssar du i ”Aktivera Text till tal för läshjälp”. Obs! Excel-dokumentet med information om beviljade stöd behöver fortfarande skickas in för att Tentamensservice ska kunna placera rätt vid tentamenstillfället samt ordna andra stöd som inte täcks av Inspera. 

** Om den 8:e kalenderdagen infaller på en lördag eller söndag så kan listan skickas nästkommande vardag. När den 8:e kalenderdagen infaller på en röd dag eller klämdag måndag till fredag så gäller särskilda deadlines som läggs upp inför varje termin på denna sida.

För att kunna ta emot anmälan om anpassning från studenter och skicka in listan i tid behöver institutionen, när det infaller arbetsfria dagar måndag–fredag, tidigarelägga sista anmälningsdatumet för aktivitetstillfällen i Ladok och anpassa sista datumet för att ta emot anmälan om stödanpassningar från studenter. Detta görs enligt listan som läggs upp på denna sida inför varje termin. Observera att detta påverkar även sista dagen institutionen kan manuellt anmäla studenter som inte kunnat anmäla sig själva p.g.a. tekniska begränsningar i Ladok.  Institutionen behöver då informera studenterna redan vid kursstart om ändrade datum för anmälan till tentamen i Ladok och stödbehov till tentamen.

Sista datumet för att stänga anmälan till aktivitetstillfället i Ladok, manuell anmälan i Ladok och skicka in stödlistor (listor för anpassad tentamen) för samtliga tentor som äger rum om ska äga rum under höstterminens sista veckor i januari är 19 december. Institution har möjlighet att lägga sista anmälningsdatumet tidigare än 19 december för att institutionen ska kunna skicka in stödlistor senast den 19 december. Studenter informeras av institutionen vid kursstart om ändrade deadlines för anmälan i Ladok och behovet av anpassad tentamen till dessa tentor.

Särskilda deadlines VT24

Särskilda datum för att skicka in tentamenshandlingar (tentamenslydelse, tentamensinformation m.m.), stänga anmälan i Ladok, skicka in stödlistor (listor för anpassad tentamen) samt manuellt anmäla studenter gäller för tentor som äger rum följande datum under VT24. Institutionen lägger upp aktivitetstillfället och anmälningsperioden utifrån dessa deadlines samt informerar studenter om särskilda deadlines som gäller för de berörda tentorna vid kursstart. Observera att datumen som anges avser det senaste datumet för dessa tentamensdatum och att institutionen har som vanligt möjlighet att lägga sista datumet för t.ex. anmälan i Ladok tidigare än så om det så behövs. 

Tentamensdatum    

Tentamenshandlingar
skickas in senast

Anmälan i Ladok stängs senast

Stödlistor skickas in senast

Manuell anmälan görs senast

2 april 

21 mars

25 mars

3 april

22 mars

25 mars

4 april 

25 mars

25 mars

5–8 april 

26 mars

26 mars

9 april

2 april

26 mars

2 maj

24 april

24 april

3 maj 

25 april 

25 april 

4–5 maj

25 april

26 april 

6 maj

26 april

26 april

7 maj

29 april

26 april

8 maj

30 april

26 april

13 maj

2 maj

6 maj

14 maj

3 maj

6 maj

15 maj

6 maj

7 maj

16 maj

7 maj

7 maj

17–18 maj

8 maj

8 maj

8 juni

29 maj

31 maj

9 juni

29 maj

3 juni

10 juni

30 maj

3 juni

11 juni

31 maj

3 juni

12 juni

3 juni

4 juni

13 juni

4 juni

4 juni

14–16 juni

5 juni

4 juni

24 juni    

14 juni    

17 juni    

25 juni    

17 juni

17 juni

26 juni    

18 juni

18 juni

27 juni    

19 juni

19 juni

28 juni    

20 juni

20 juni

 

Särskilda deadlines HT24

Följande datum är särskilda deadlines för att skicka in tentamenshandlingar (inklusive tentamenslydelse och tentamensinformation), stänga anmälan i Ladok, skicka in stödlistor för anpassad tentamen, samt manuellt anmäla studenter för tentor som äger rum under höstterminen 2024. Institutionen kommer att planera aktivitetstillfällen och anmälningsperioder baserat på dessa deadlines och informera studenter om specifika deadlines vid kursstart. Observera att de angivna datumen är de senaste möjliga datumen för dessa tentamensdatum och att institutionen har möjlighet att sätta tidigare slutdatum för t.ex. anmälan i Ladok om det behövs.

Tentamensdatum    

Tentamenshandlingar
skickas in senast

Anmälan i Ladok stängs senast

Stödlistor skickas in senast

Manuell anmälan görs senast

7–19 januari 2025 

19 december 2024

19 december 2024

 

Inlämning av tentamenshandlingar

En tentamensbokning i TE Exam ska endast motsvara en tentamenslydelse som används i salen på tentamendagen. 

Vid papperstentamen ska tentamenslydelsen, eventuella försättsblad, ifylld blankett:  Tentamensinformation (382 Kb)  samt övriga handlingar skickas i PDF-format, via e-post senast 5 arbetsdagar* innan tentamenstillfället till: tentamenslydelse@su.se.

Vid digital tentamen ska en färdig version av tentamenslydelsen skapas i Inspera senast 5 arbetsdagar* innan tentamenstillfället. I Inspera är det uppgiftsgrupp som kopplas till tentamenstillfället som motsvarar tentamenslydelsen. SEB-lösenord och tentavaktslösenord hittas i tentatillfället som importerats från Ladok under ”Säkerhet” efter att man trycker på ”Avancerade Inställningar”. Ifylld blankett: Tentamensinformation (382 Kb) , SEB-lösenord och tentavaktslösenord i Inspera (dagslösenord används endast vid Openbook-tenta) samt en PDF-version av tentamenslydelsen skickas via e-post till: tentamenslydelse@su.se senast 5 arbetsdagar* innan tentamenstillfället. Ange kurskod samt datum för tentamenstillfället i e-postmeddelandets ämnesrad.

För särskild information till tentamensvärdar och tentander i sal, använd fritextfältet vid rubriken ”Eventuell information till skrivsal” i blanketten för Tentamensinformation. 

Eventuell information som berör kopiering, distribution och återlämning av tentamenshandlingar anges i mejlet och inte i blanketten för Tentamensinformation. 

OBS! Av säkerhetsskäl ska avsändaren använda sitt e-postkonto (eller funktionsadress) *@su.se på Stockholms universitet för utskicket. Ange kurskod samt datum för tentamenstillfället i e-postmeddelandets ämnesrad. 

Senast 5 kalenderdagar innan tentamenstillfället måste eventuellt fysiskt material till en tentamen skickas via internpost/gods till Tentamensservice (Södra huset, Hus B, plan 3). Materialet måste vara märkt med institutions- och tentamensnamn samt kurskod och datum. OBS! Kontakta omgående Tentamensservice om tentamenshandlingar/material inte kan lämnas i tid – Detta för att planera för nödvändiga åtgärder.

*Skickas senast 19 december för samtliga tentor som infaller under höstterminens veckor i januari.  En lista över särskilda deadlines som påverkar sista datumet för att stänga anmälan i Ladok, skicka in tentamenshandlingar och stödlistor samt sista dagen för att manuellt anmäla studenter i Ladok läggs upp inför varje termin på denna sida.

Digital tentamen

Inspera är den digitala plattform som används för digital salstentamen. Kursadministratör/examinator vid institutionen ansvarar för att lägga upp tentamen på rätt sätt enligt anvisningar för plattformen. IT-avdelningen ansvarar för hårdvara, applikationen och IT-infrastrukturen som används för digital tentamen med Inspera. Kontakta IT-helpdesk via serviceportalen vid frågor om: Inspera.

Salsplacering

Salsplacering blir synlig för studenter som tidigast 5 kalenderdagar och senast 2 kalenderdagar innan tentamenstillfället.

Studenter ska hänvisas till sidor på svenska och engelska för att hitta sin salsplacering vilket de gör genom att följa instruktionerna under rubriken ”Din placering vid tentamen” respektive ”Find your exam venue”. Studenter får reda på sin placering i salen av tentamensvärden vid insläppet. Placeringen i salen anslås vanligtvis på en lista i anslutning till salen.

Studenter som ordnas anpassningar vid tentamen ska också hänvisas till länkarna i stycket ovan för att ta reda på den salsplacering (fler salar än B3 används vid hög tryck). Placeringssidan visar endast ordinarie skrivtid och de vanligaste stödformerna som beviljats dvs. förlängd skrivtid, enskilt rum eller mindre grupp. Övriga stöd som beviljats kommer att erbjudas på plats på dagen för tentamen av tentamensvärden.

Återlämning av tentamenshandlingar

Efter tentamen efterbehandlas tentamenshandlingar och listor och vi har som mål att skicka tentamenshandlingar nästkommande arbetsdag via internposten. Handlingarna adresseras till den ansvariga kursadministratören vid institution. Om handlingarna ska skickas till en annan mottagare, vänligen meddela detta i god tid via e-post till: tentamensservice@su.se. Det finns även möjlighet till platsleverans. Om du har frågor gällande platsleverans av tentor - vänligen kontakta Björn Röstlund, e-post: bjorn.rostlund@su.se 

Avbokning av tentamenstillfälle

Avbokning sker via e-post till: tentamensservice@su.se. OBS! Ange tentamens ID-nummer i TE Exam. Tentamensservice tar inga avgifter för avbokningar.