Uppgifter i allmänna handlingar kan vara offentliga eller hemliga. Huvudregeln är att alla allmänna handlingar är offentliga. Offentligheten kan dock begränsas av regler i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), dvs. av sekretess.

Om någon begär ut en allmän handling eller en uppgift i den, ska du alltid göra en sekretessprövning för att se om hela handlingen eller delar av den kan lämnas ut. Om den allmänna handlingen är offentlig ska den omedelbart lämnas ut. En handling som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska lämnas ut i de delar som är offentliga. Om du behöver dölja sekretessbelagda uppgifter i en handling som du i övrigt lämnar ut så ska du säkerställa att det inte går att ta del av de sekretessbelagda uppgifterna. Det ska gå att se vart och i vilken omfattning uppgifter har maskerats.

Om du kommer fram till att de begärda uppgifterna inte går att lämna ut, antingen för att det över huvud taget inte rör sig om en allmän handling eller att den i delar eller i sin helhet omfattas av sekretess, ska du meddela den som har begärt uppgifterna din bedömning och skälen till att handlingen eller delar av den inte lämnas ut.

Observera att du samtidigt är skyldig att informera den enskilde om att han/hon har rätt till ett skriftligt avslagsbeslut..

Avslagsbeslut fattas enligt Besluts- och Delegationsordningen för Stockholms universitet av chefsjuristen. Kontakta omgående juristerna vid Rättssekretariatet när ett avslagsbeslut ska fattas och överlämna ärendet för vidare handläggning där.

Tänk på:

Tänk på att även om du bara skulle neka en enda uppgift i en stor mängd handlingar, så har den enskilde ändå rätt till ett skriftligt avslagsbeslut eftersom personen inte har fått precis vad han/hon begärt.

Om det över huvud taget inte existerar en handling av det slag som någon har begärt har den enskilde ändå rätt till ett skriftligt avslagsbeslut.