Ansvarig enhet: Stockholms universitetsbibliotek

Kontaktperson: arkivet@su.se

Regler om gallring av handlingar inom stödverksamheter som skapats för att underlätta aktiviteter inom kärnverksamheten

Detta dokument anger regler om gallring av handlingar i stödverksamhet. Reglerna i detta beslut gäller inte om det finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag eller förordning. Reglerna i detta beslut gäller inte för allmänna handlingar som är styrande för myndighetens verksamheter eller som dokumenterar myndighetens kärnverksamheter.

Inledning

Syftet med detta styrdokument är att beskriva hur här definierade handlingar som skapats för att underlätta aktiviteter inom kärnverksamheten ska hanteras vid Stockholms universitet. Riksarkivet har rätt att föreskriva hur andra statliga myndigheter ska hantera sina allmänna handlingar. I vissa föreskrifter finns det krav på att den enskilda myndigheten ska dokumentera hur föreskriften ska tillämpas på myndighetens allmänna handlingar.

Allmänna handlingar får gallras men bara om det kvarvarande beståndet tillgodoser de ändamål som anges i Arkivlagen och gallringen har stöd i författningar. Vissa handlingar ska bevaras. Utifrån vad som anges i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar inom stödverksamheter (RA-FS 2021:7) och Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:7) om gallring av handlingar inom stödverksamheter (RA-FS 2022:2) har Stockholms universitet tagit fram detta regeldokument och beslutat att det gäller vid Stockholms universitet (SU).

Föreskriften, RA-FS 2021:7, tar upp handlingar som skapas inom myndigheternas stödverksamheter inom områden där Riksarkivet tidigare inte meddelat några generella föreskrifter. Reglerna ersätter delvis det tidigare dokumentet Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet (dnr SU FV 2.6.2-3133-14).

Centrala arkiv- och registraturfunktionen vid Stockholms universitetsbibliotek ansvarar för att aktualitetsgranska regelverket gällande allmänna handlingar och vid behov uppdatera tillämpningsbesluten vid Stockholms universitet.

Avgränsning

Reglerna i detta beslut gäller inte om det finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag eller förordning. Gallring av handlingar i SU forskningsverksamhet, räkenskapsinformation, löne-och personaladministrativa handlingar, handlingar vid upphandling, pappershandlingar efter skanning och säkerhetshandlingar regleras i SU tillämpningsbeslut om gallring av sådana handlingar.

Reglerna i detta beslut får inte tillämpas på allmänna handlingar som är styrande för Stockholms universitet verksamheter eller som dokumenterar Stockholms universitets kärnverksamheter utöver vad som anges i bilagan.

Gallring

Gallringen får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. 

För allmänna handlingar som får gallras när de inte behövs för verksamheten ska fristen eller tidpunkten för gallring fastställas så att inte handlingarna gallras innan: 

• föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, 
• tidsfrist för revision och preskription har gått ut, eller 
• betydelse för styrkande av rättigheter och skyldigheter.

Allmänna handlingar eller uppgift i allmänna handlingar av ringa betydelse som innehåller personuppgifter ska alltid gallras så fort det är möjligt enligt den gallringsfrist som anges i detta beslut.

Tillämpning

Detta dokument vänder sig till samtliga delar av Stockholms universitets organisation. 
Stockholms universitet är en arkivbildare och alla institutioner, centrumbildningar under fakultet och förvaltningsavdelningar är följaktligen delarkivbildare med ansvar för sin del av den gemensamma arkivbildningen. Ansvaret för dokumenthantering och arkivvård ligger hos ledningen på respektive organisation. Handläggningsordning för arkiv- och registraturorganisation förtydligar ansvarsfördelningen ytterligare.

Reglerna får tillämpas på handlingar som har inkommit eller upprättats efter den 31 december 2009.

(Se tabell i pdf.)