For information in English about invoices, payments and e-commerce, please go to Supplier Invoices.

E-handla

Stockholms universitet eftersträvar att effektivisera vår inköpsprocess genom att öka vår e-handel. Vi vill därför ansluta så många av våra leverantörer som möjligt till vårt e-handelssystem.

Innan Stockholms universitet ska börja e-handla med en ny leverantör eller på ett nytt avtal vill vi ha ett uppstartsmöte där vi tillsammans kommer överens om den tekniska uppsättningen och tidplan och hur uppdateringar ska ske.

Ta kontakt med ehandel@su.se för mer information.

Det finns flera sätt att börja e-handla med oss. Du väljer något av följande sätt som beskrivs närmare nedan:

  • via integration
  • via universitetets leverantörsportal
  • via e-post.

E-handel via integration

Du integrerar ditt affärssystem med Stockholms universitetets e-handelssystem CGI Raindance.

E-handel via universitetets leverantörsportal

Har du inte systemstöd för e-handel erbjuder Stockholms universitet en kostnadsfri anslutning till en leverantörsportal. Här kan du skapa din katalog och ta emot e-order från oss på ett enkelt sätt.

E-handel via e-post

E-postorder/e-postordersvar med en katalog i excelformat alternativt ett beställningsformulär kopplat till sig.

Stockholms universitet följer SFTI-standarden. För mer information se sfti.se. När SFTI publicerar nya standarder och format ska Stockholms universitet ha stöd för dessa inom 6 månader från publikationsdatumet.

Skicka e-faktura

Den 1 april 2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Lagen innebär att alla inköp, inklusive direktupphandlingar och oavsett värde, som görs genom offentlig upphandling och som påbörjas efter den 1 april 2019 ska faktureras med e-faktura.

En PDF-faktura eller skannad pappersfaktura räknas inte som en e-faktura. Leverantörer ska därför fakturera universitetets inköp med e-faktura.

För dig som leverantör har vi flera sätt att skicka e-fakturor på som beskrivs närmare nedan:

  • via PEPPOL
  • via VAN-operatör
  • via universitetets fakturaportal.

Välj något av dessa sätt och fyll i blanketten E-faktura till Stockholms universitet för att börja skicka e-fakturor till oss. Den ifyllda blanketten skickar du till fakturaservice@su.se. Du kommer därefter att få en bekräftelse när vi är redo att ta emot dina e-fakturor.

E-faktura via PEPPOL

I första hand vill vi att du skickar e-fakturor via PEPPOL-nätverk.

Uppgifter om Stockholms universitet

Elektronisk adress i PEPPOL 0007:2021003062

 

E-faktura via VAN-operatör

Om ditt företag/organisation idag använder en VAN-operatör eller eget affärssystem för att skicka e-fakturor kan du låta denna förmedla fakturor till Stockholms universitet.

Uppgifter om Stockholms universitet

VAN-leverantör: CGI Sverige (f.d. Logica)

Elektronisk fakturaadress

Partsidentitet Svefaktura SE2021003062
Organisationsnummer 2021003062
GLN 7340108700000
VAT.nr SE202100306201

 

E-faktura via universitetets fakturaportal

Har du inte systemstöd för att skicka e-fakturor erbjuder Stockholms universitet en kostnadsfri anslutning till fakturaportalen Kofax. Här kan du skapa och skicka e-fakturor till oss på ett enkelt sätt.

Manual - Kom igång med fakturaportalen från Kofax (1513 Kb)
Läs mer om Kofax fakturaportal

Referenser till e-faktura

Saknas ordernummer ska institutions-/avdelningsnummer (tre siffror, fem siffror vid vissa enheter) anges i referensfältet "Beställarreferens eller motsvarande". Kontakta beställaren på respektive institution eller gå till Institutionslista för att söka institutionsnummer.

När du har fått Stockholms universitets ordernummer INyymmdd-xxx, ange detta i fältet "Orderreferens eller motsvarande". Endast institutions-/avdelningsnummer eller ordernummer får anges i respektive fält.

Om du använder universitetets fakturaportal Kofax, ange institutions-/ avdelningsnummer i fältet ”Kunds Referens 1” som bilden nedan. Skriv inte några bokstäver utan endast siffrorna.

Frågor och information om e-faktura

Om du är anställd på universitetet, kontakta Ekonomiavdelningen via serviceportalen
För icke anställda, kontakta oss via fakturaservice@su.se

Skicka pappersfaktura – undantagsfall

Kravet på e-faktura gäller för alla offentliga upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019, inklusive direktupphandlingar. Pappersfaktura är även efter 1 april 2019 tillåten i några undantagsfall, till exempel om användandet av e-faktura skulle innebära risk för röjande av uppgifter som omfattas av sekretess eller om fakturan inte avser ett inköp utan en icke upphandlingsbar avgift.

I dessa fall ska pappersfaktura skickas till denna adress:
Stockholms universitet
Postbox 50741
202 70 Malmö

Referens: institutionsnummer

Bankinformation

Inrikes inbetalningar

Bankgiro: 5050-0206 (Danske bank)

Utrikes inbetalningar

Bank: Danske Bank, Norrmalmstorg 1, 111 46 Stockholm
Bankkonto: 12810117756

IBAN: SE1612000000012810117756
SWIFT/BIC: DABASESX