Stockholms universitet har genom remiss den 12 juni 2018 anmodats att inkomma med yttrande över rubricerad promemoria vilken innehåller förslag på kompletterande bestämmelser för att möjliggöra forskningsbibliotekens fortsatta verksamhet i ljuset av Dataskyddsförordningen.

Med anledning av detta önskar Stockholms universitet avge följande remissvar

Sammanfattande synpunkt

Stockholms universitet tillstyrker förslaget men önskar därtill lämna synpunkter på två avsnitt i promemorian.

Rättslig grund för behandling av låntagares uppgifter (4.4.2)

Promemorian inleder med att konstatera att folkbiblioteken har stöd i bibliotekslagen för att låna ut och i övrigt ge tillgång till litteratur och att det med stöd av denna lag går att använda den rättsliga grunden uppgift av allmänt intresse för personuppgiftsbehandlingarna av basuppgifter (uppgift om identitet, aktiva lån etc.) vid folkbiblioteken.
 
Forskningsbiblioteken har inte motsvarande skrivning i de regleringar som berör deras verksamheter. Promemorian konstaterar att såväl Kungliga biblioteken som Stockholms universitetsbibliotek, genom att tillämpa de rättsliga grunderna avtal respektive samtycke, har rättslig grund för aktuella behandlingar av låntagares basuppgifter.
 
Stockholms universitet menar dock att det vore olyckligt att inte ta tillfället i akt att på ett mer teknik- och processneutralt sätt reglera den nuvarande och framtida personuppgiftsbehandlingen genom att på samma sätt som för folkbiblioteken ge rättsligt stöd till forskningsbiblioteken för att tillämpa den rättsliga grunden uppgift av allmänt intresse i den verksamhet som avser utlåning samt tillgång till informationsdatabaser.

De registrerades rättigheter (4.11.3)

Promemorian diskuterar i punkten 4.5 huruvida en digitalisering av analoga samlingar utgör ett arkivändamål av allmänt intresse. Promemorian kommer fram till tolkningen, vilken Stockholms universitet instämmer i, att det utgör ett arkivändamål av allmänt intresse.

För att inskränka den registrerades rättighet till invändning krävs att uppgifterna behandlas för något av de ändamål som anges i Dataskyddsförordningens artikel 89. Utredning har föreslagit att den registrerades rätt till invändning ska begränsas med stöd av att behandlingen utgör ett arkivändamål av allmänt intresse.  

Stockholms universitet ställer sig något tveksamma till om forskningsbiblioteken kommer kunna hänvisa till den rättsliga grunden arkivändamål av allmänt intresse i de delar som personuppgiftsbehandlingen innefattar ett tillgängliggörande av materialet vilket bör ses som något som går utöver de delar av behandlingen som utgör själva bevarandet och därmed också går utöver det angivna arkivändamålet av allmänt intresse.

Eftersom rätten att i nationella regler inskränka de registrerades rättigheter är begränsad till vissa i Dataskyddsförordningen angivna ändamål finns därför risken att den i förordningen om personuppgiftsbehandlingen i forskningsbibliotekens verksamhet föreskrivna inskränkningen kommer att åsidosättas av Dataskyddsförordningens regler vad gäller vissa delar av forskningsbibliotekens behandling.