Innehåll

Beställning av flyg

Du bokar själv din resa via resebyrån Egencia Sweden AB. Om du behöver hjälp med att boka en resa för ex gästforskare eller konferensdeltagare, kontakta Cathrin. Hon behöver då följande information:

  • Resenärens namn och mobiltelefonnummer (som kontaktuppgift för resebolaget och biljettinformation)
  • Vilken stad och flygplats hen vill flyga från och till, både för utresan och hemresan
  • Datum och exakta flygtider
  • Om biljetten ska vara ombokningsbar eller inte
  • Handbagage eller checka in bagage
  • Projekt som ska belastas

Beställning av tåg

Du kan boka din resa själv hos SJ  eller via resebyrån Egencia. Om du behöver hjälp av Catrine, behöver hon följande information:

  • Resenärens namn och mobiltelefonnummer (som kontaktuppgift för resebolaget och biljettinformation)
  • Om resenären vill ha biljetten skickad till mobilnumret eller som pdf-fil till e-postadressen
  • Vilken stad och station resenären åker från och till, både för utresan och hemresan
  • Datum och exakta avgångstider
  • Om biljetten ska vara ombokningsbar eller inte
  • Första eller andra klass
  • Projekt som ska belastas

Boka hotell

Du bokar själv ditt hotell via Egencia. Enligt SU:s rese- och miljöpolicy bör du välja hotell som:

  • Driver ett systematiskt miljöarbete
  • Inte har ett pornografiskt TV-utbud

Det är inte tillåtet att använda övernattning genom Airbnb. Om du har frågor om hotellbokning, kontakta Cathrin.
Längst ner på denna sida hittar du SU:s rese- och mötespolicy.

Din reseräkning

Du gör din egen reseräkning i Primula. Kvitton samt resehandlingar (itinerary), program/agenda scannas in och registreras i Primula. Samtliga originalkvitton lämnas till Cathrin (noggrant tejpade på A4-papper). För ersättning av eventuella utlägg under resan, se Ersättning för övriga utlägg.

Ersättning för friskvård

Anställda har mot uppvisande av kvitto rätt till ersättning för friskvård med 1500 kr per år.
Från och med den 24 januari 2020 ska du som anställd registrera friskvårdsbidrag i Primula under Min sida och Friskvård. Observera att blanketten för friskvård inte längre ska användas. För att söka ersättning för friskvård gör du följande:

  1. Registrera friskvårdsbidraget i Primula under Friskvård.
  2. När du registrerat friskvårdsbidrag - skriv ut Underlag för friskvård under Granska/Skriv ut.
  3. Fäst ditt kvitto i original på utskriften. Scanna och bifoga kvitto under Medd/Bil.
    Klicka på Skicka.
  4. Lämna in (original)underlaget med originalkvittot till Cathrin W.

Av kvittot ska framgå vilken typ av enklare aktivitet friskvården avser. Vid betalning mot faktura ska fakturan samt kontoutdrag där betalningen framgår bifogas. Fakturan ska vara ställd till dig personligen. Vid autogiro: se information nedan.

Viktigt att tänka på

  • Kvitton ska ha inkommit till Cathrin inom 6 månader efter utfärdandet
  • För att få friskvårdsersättning för rätt år måste underlaget ha inkommit till Cathrin senast den 4:e december (kvittot får fortfarande inte vara äldre än 6 månader)
  • Kvittot måste innehålla uppgifter om moms
  • Vid autogiro ska friskvårdsintyg/betalningsintyg som är underskrivet av representant för anläggningen lämnas eller kopia av avtal samt kontoutdrag för de tre senaste inbetalningarna. Om avtalet gäller för flera år behöver kopia lämnas som underlag till varje friskvårdsersättning
  • Det är inte OK med friskvårdsersättning för familjekort (enligt Skatteverket!).

Ersättning för läkemedel, läkarvård, bildskärmsglasögon och annan behandling

Kvitto och receptspecifikation tejpas på en A4-sida med namn och personnummer. Ta en kopia och skicka orginalet till Rikard Fredriksson (personalavdelningen) på SU.

Om det gäller bildskärmsglasögon kan du läsa mer om dessa här . På den sidan finns även en blankett för ansökan om bildskärmsglasögon.

Har du frågor, kontakta Cathrin.

Ersättning för övriga utlägg

Utlägg bör undvikas, inköp till institutionen bör alltid göras mot faktura med 30 dagars betalningsvillkor. För att få ersättning för egna utlägg i samband med resa eller för institutionens räkning måste kvitton lämnas in via Primula.

Samtliga kvitton i original tejpas sedan upp på en A4-sida. Ange följande information:

  • Namn
  • Personnummer
  • Specificerad orsak till utlägget
  • Projekt som ska belastas
  • Specifikation av belopp och totalsumma

A4-sidan med kvitton scannas in och redovisas i Primula. Originalet läggs i Cathrins postfack.

Ersättning för egna måltider under resor ersätts med traktamente enligt SU:s fastställda belopp, därför ersätts inga egna utlägg och inga kvitton för detta ska lämnas till Cathrin. Fyll i reseräkning i Primula för att få traktamente.

Extern representation

Extern representation riktar sig utåt mot institutets kontakter med omvärlden, andra universitet och högskolor, företag eller liknande. Vid extern representation med måltid som bekostas av arbetsgivaren ska alltid antalet externa deltagare vara i majoritet. Anställda som deltar i måltid som är extern representation förmånsbeskattas inte för måltiden. Syfte och deltagarlista med organisatorisk tillhörighet ska lämnas till Cathrin.

Arbetslunch

Arbetslunch räknas inte som intern representation. För arbetslunch beskattas den anställde för fri kost. Arbetslunch på universitetets bekostnad ska som huvudregel inte förekomma vid SU.

Nätverksträffar

Kostnader för nätverksträffar med endast interna deltagare räknas som arbetsluncher och ersätts därför inte som representation.

Medlemsavgifter

Om arbetsgivaren betalar avgiften för en anställds medlemskap i en intresseförening, nätverk eller liknande sammanslutning är detta en skattepliktig förmån för den anställde oavsett om medlemskapet är nödvändigt för tjänsten eller inte. Detta avser inte bara medlemsavgifter till ideella organisationer utan även medlemsavgifter till fack- och vetenskapliga sammanslutningar av olika slag.