Rektors beslut 2017-12-20 (dnr SU FV-2.6.2-3698-17)

Ansvarig enhet: Avdelningen för arkiv och registratur

Med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskaps-information (RA-FS 2015:2) beslutar rektor att föreskrifterna ska tillämpas vid Stockholms universitet enligt följande.

Räkenskapsinformation ska undantas från gallring om den har betydelse för

  • styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter
  • annan föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision
  • beräkning av pensionsgrundande inkomst
  • myndighets internationella åtaganden
  • statistikframställning, utvärdering eller forskning och
  • förståelsen av andra handlingar som bevaras

Gallringsfrister för gallringsbar räkenskapsinformation är normalt 10 år, vilket innebär att informationen får gallras efter denna tid, men gallringsfristerna förlängs med hänsyn till ev EU-revision till att medges tidigast efter 17 år. Gallringsfrister medges vid angivet antal år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.

Kopior och dubbletter får gallras vid inaktualitet under förutsättning att innehållsmässigt identiska arkivexemplar bevaras.

Gallring vid inaktualitet innebär att handling får gallras omedelbart eller när den inte längre behövs för verksamheten, om inget annat anges.

Om inte annat anges gäller detta tillämpningsbeslut allmänna handlingar oavsett medium och format.

Beslutet ska tillämpas på räkenskapsinformation m.m. fr.o.m. det räkenskapsår som börjar 1 januari 2001 men får även tillämpas för perioden från 1 juli 1993 till 31 december 2000.

Verifikationer i original får utlånas till utländsk myndighet för återhämtning av utländsk mervärdes-skatt och för kontroll i samband med deltagande i projekt inom Europeiska unionen (EU). Förutsättning för utlån är att en bestyrkt kopia förvaras på originalets plats under utlåningstiden.

För fortsättningen av beslutet, vänligen se bilagan nedan (PDF).