Innhållsförteckning:
Syftet med Lagen om Offentlig Upphandling
Roller och ansvar
Termer inom inköp och upphandling
Sekretess

Miljökrav och Sociala krav
MBL (Medbestämmandelagen)
IT-krav
Direktupphandling
Upphandling över direktupphandlingsgränsen
Avtal och problem med leverantörer
Uppföljning



Syftet med Lagen om Offentlig Upphandling

Syftet med Lagen om Offentlig Upphandling är att dels att underlätta för företag att göra affärer med offentlig sektor genom att göra affärerna mer transparanta och öppna. När man underlättar för fler att delta i de offentliga affärerna främjar man också ett effektivt användande av skattemedlen.

Reglerna för offentlig upphandling bygger på EU-direktiv och är till stor del likadana inom hela EU. De har också till syfte att främja den fria rörligheten inom EU.

Stockholms universitet köper varje år varor och tjänster för över en miljard kronor och för att underlätta för institutioner/motsv att göra detta på ett riktigt sätt finns ett antal interna styrdokument, anvisningar och rutiner som alla finns att ta del av på Medarbetarwebben.

Följande principer ska alltid iakttas vid offentlig upphandling:

  • Principen om likabehandling, dvs. att behandla anbudsgivare lika och t.ex. att inte ge någon mer information än någon annan
  • Proportionalitetsprincipen, dvs. att kraven och villkoren i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas
  • Principen om öppenhet, dvs. att hela processen ska kännetecknas av öppenhet och transparens. Förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. De ställda kraven får inte frångås.
  • Principen om icke-diskriminering, t.ex. att inte diskriminera någon på grund av nationalitet
  • Principen om ömsesidigt erkännande, dvs. att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder.

 

Roller och ansvar

Stockholms universitet är en s.k. upphandlande myndighet. Det innebär att Stockholms universitet, d.v.s. ytterst rektor, har det övergripande ansvaret för anskaffningsverksamheten. Det är också den upphandlande myndigheten som är rättssubjekt och svarar i domstol i händelse av överprövning. Detta gäller även i de fall anskaffningen sköts av en institution/motsvarande. För att anskaffningsprocessen ska bli så effektiv som möjligt finns en tydlig rollfördelning:

Inköpssektionen ansvarar för att:

  • Genomföra upphandlingar över direktupphandlingsgränsen
  • Ge råd och stöd i upphandlings- inköps och avtalsfrågor
  • Verka för ständiga förbättringar i Stockholm universitets anskaffningsprocess
  • Följa upp avtalstrohet, intern och extern
  • Sammanställa statistik på inköpsområdet
  • Tillhandahålla blanketter och mallar för att övriga intressenter ska kunna utföra sina uppgifter
  • Bereda FC-beslut gällande anskaffning
  • Utbilda verksamheterna i gällande lagar och regler
  • Hålla avtalskatalogen uppdaterad
  • Ansluta leverantörer till e-handelssystemet
  • Anordna regelbundna träffar för inköpskoordinatorerna och beställarna

 

Prefekter/Avdelningschefer ansvarar för att:

  • Utse en eller flera inköpskoordinatorer för den egna verksamheten
  • Utse en eller flera beställare för den egna verksamheten
  • Den egna verksamheten följer lagar och regler

 

Inköpskoordinatorer ansvarar för att:

  • Genomföra direktupphandlingar i upphandlingssystemet åt den egna verksamheten
  • Genomföra avrop åt den egna verksamheten
  • Lägga in synpunkter på leverantörer i upphandlingssystemet
  • Ge stöd till den egna verksamheten i upphandlings, avrops och beställningsfrågor
  • Koordinera den egna verksamhetens medverkan i referensgrupper inför upphandlingar
  • Agera som kontaktperson för e-handelsfrågor inom den egna verksamheten
  • Medverka på träffar för inköpskoordinatorerna

 

Beställare ansvarar för att:

  • Genomföra beställningar i e-handelsportalen
  • Medverka på träffar för beställare

 

Termer inom inköp och upphandling

Inköps- och upphandlingsärenden innehåller en hel del specialtermer. Upphandlingsmyndigheten har samlar de vanligaste i en ordlista som ni hittar nedan.

Upphandlingsmyndighetens ordlista

 

Sekretess

Stockholms universitets handlingar är som huvudregel offentliga. Det finns dock vissa regler som gör att handlingar kan undantas från offentlighetsprincipen. Under upphandling råder absolut sekretess. Det innebär att anbud och ansökningar är hemliga under pågående upphandling. Detta gäller fram till att man fattat beslut om val av leverantör och alla anbud offentliggjorts, eller att man på annat sätt avslutat upphandlingen.

Förutom anbud och anbudsansökningar gäller sekretess också för följande handlingar (uppräkningen är dock inte uttömmande):

  • Upphandlingsplan
  • Förfrågningsunderlaget fram till publicering
  • Sändlista över vilka som ansökt om att få lämna ansökningar och anbud
  • Förteckning över vilka eller hur många som lämnat anbudsansökningar och anbud
  • Öppningsprotokoll
  • Kompletteringar och förtydliganden av ansökningar och anbud
  • Planerade, pågående och genomförda tester
  • Förhandlingar
  • Mötesprotokoll
  • Utvärderingsprotokoll
  • Tilldelningsbeslut

 

Endast de som arbetar med ärendet har rätt att ta del av dessa handlingar under pågående upphandling. Den som är ansvarig för upphandlingen bör se till att alla som på ett eller annat sätt får del av, eller deltar i upphandlingsärendet, får information om gällande sekretessregler.

Det finns även regler för förlängd sekretess. Det innebär att sekretess kan gälla även efter avslutad upphandling. Det kan vara fallet om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgifterna röjs. Samma sak gäller om den upphandlande myndigheten bedömer att det kan antas att en enskild leverantör lider skada om uppgifterna röjs. Villkoren i ett slutet avtal kan sekretessbeläggas i högst två år. Övriga uppgifter kan sekretessbeläggas i högst tjugo år.

För att Stockholms universitet ska kunna ta ställning till en begäran om sekretess krävs att leverantören skriftligt:

  • Inger en begäran att handlingen ska sekretessbeläggas
  • Preciserar vad i handlingen som ska sekretessbeläggas
  • Anger vilken skada denne skulle lida om uppgiften röjs

 

”Hållbar offentlig upphandling” avser offentlig upphandling där hänsyn tas till både miljökrav och sociala krav.

Genom att ställa miljökrav och sociala krav vid upphandling så bidrar Stockholms universitet med åtgärder för att uppnå det övergripande målet för svensk miljöpolitik ”Att vi år 2020 ska lämna över ett samhälle där de stora miljöproblemen är lösta, utan att orsaka ökade miljö- och hälsoproblem utanför Sveriges gränser”. Vidare att uppfylla ISO 14001 2015, krav om att fastställa lämpliga miljökrav för upphandling med ett livscykelperspektiv.

Stockholms universitets miljöhandlingsplan för 2016 och 2017 omfattar ”Miljömål anskaffning” som innebär att ”Universitetet ska i sin anskaffning arbeta för att minimera negativ miljöpåverkan samt för att varor och tjänster ska produceras under goda sociala förhållanden”. För att genomföra upphandlingar för hållbar utveckling tas hänsyn till ekologisk, ekonomisk, och social hållbarhet.

 

Ekologisk och ekonomisk hållbar upphandling

Ekologisk och ekonomisk hållbar upphandling handlar om att upphandla varor och tjänster med lägre miljöpåverkan över hela livscykeln, jämfört med varor och tjänster med samma funktion som annars skulle ha upphandlats.

Ekologisk och ekonomisk hållbar upphandling utförs genom att:

  • ställa krav på varors innehåll av miljö- och hälsofarliga ämnen
  • prioritera varor med lång livslängd
  • prioritera varor som kan uppdateras eller uppgraderas
  • prioritera varor med låg förbrukning av el, vatten respektive förbrukningsmateriel
  • prioritera varar som framställts vid ekologisk hållbar tillverkning
  • prioritera tjänster som utförs på ekologiskt och ekonomiskt hållbart sätt


Socialt ansvarsfull offentlig upphandling (SRPP, socially responsible public procurement)

Avsikten med Socialt ansvarsfull offentlig upphandling är att upphandla produkter som har producerats eller tjänster som ska utföras under goda sociala förhållanden.

Goda sociala förhållanden uppnås när hänsyn tas exempelvis till:

  • sysselsättningsmöjligheter
  • anständigt arbete; goda arbetsförhållanden
  • överenstämmelse med sociala rättigheter och arbetstagares rättigheter
  • social integration
  • tillgänglighet och design
  • lika möjligheter
  • etisk handel
  • bredare frivillig iakttagande av företagens sociala ansvar (CSR)

 Schema över miljökrav och sociala krav vid upphandling (142 Kb)

 Förslag på miljökrav och sociala krav vid upphandling (34 Kb)

 

MBL (Medbestämmandelagen)

I samband med en upphandling är det viktigt att ta hänsyn till fackliga frågor och den informationsplikt som gäller enligt MBL. De fackliga organisationerna ska informeras vid tjänsteupphandlingar som avser den egna verksamheten och beredas möjlighet att delta i upphandlingen. Beställande chef ansvarar för att de fackliga organisationerna informeras när detta är påkallat.

 

IT-krav

Om upphandlingen omfattar ett nytt IT-stöd kan IT-avdelningen på Stockholms universitet ge stöd när det gäller specifikation av olika typer av IT-krav. Det är extra viktigt att involvera IT-avdelningen om

  • IT-stödet ska samverka med befintliga IT-stöd på Stockholms universitet – för att säkra att IT-stöden kan integreras på ett bra sätt, nu och i framtiden
  • det finns möjliga samordningsfördelar (vid exempelvis programvaruupphandlingar) – för att säkra att volymfördelar uppnås.

IT-avdelningen har även kunskap kring vilka IT-stöd och IT–tjänster som kan avropas via aktuella ramavtal. Under vissa förutsättningar kan IT-stöd beställas direkt från upphandlad ramavtalsleverantör.

Kontakta inkopskoord@it.su.se för mer information.
 

Direktupphandling

Även om det i ett enskilt fall finns förutsättningar för direktupphandling, så är det normalt bättre att planera och konkurrensutsätta anskaffning, eftersom det kan förväntas ge lägre pris och högre kvalitet. För vanligt förekommande varor och tjänster som ofta anskaffas av universitetet är direktupphandling normalt inte möjligt även om avtal saknas för beställning eller avrop. För att täcka sådana behov ska avtal anskaffas genom annonserad upphandling. Ekonomiavdelningen har ansvaret för att bevaka när direktupphandlingarna inom ett visst område når upp till gränsen för när ett annonserat förfarande istället blir nödvändigt. Uppföljningen görs dels genom den dokumentation som inkommer via verksamheterna och dels genom Ekonomiavdelningens generella uppföljning. Uppnås gränsen för direktupphandling inom ett visst område kan Ekonomiavdelningen ta beslut om att direktupphandling inte längre är möjligt inom det aktuella området.

Enligt universitetets besluts- och delegationsordning fattas beslut om direktupphandling över 100 000 kr av Förvaltningschefen. Beredning av beslut om direktupphandling och samordning av dessa görs av Ekonomiavdelningen. Underlag för beslut om direktupphandling ska vara Ekonomiavdelningen tillhanda senast fem arbetsdagar innan beslutet ska fattas av förvaltningschefen.
 

Genomförande av direktupphandling

Huvudregeln är att direktupphandlingar annonseras och kontraktstecknande avvaktas till dess att tio dagar gått från det att tilldelning meddelades. När beslut om leverantör och vinnande anbud fattats underrättas anbudsgivarna om beslutet snarast möjligt.


Direktupphandling pga. att kontraktsvärdet understiger gränsen för direktupphandling

För att direktupphandling pga. lågt värde ska kunna ske måste det totala värdet av universitetets alla anskaffningar av liknande slag under kalenderåret understiga 28 procent av tröskelvärdet (f.n. 534 890 kronor, för aktuellt belopp se anvisningar). Värdet av anskaffningar av liknande slag under året ska därför räknas ihop för hela universitetet, och det saknar i dessa fall betydelse om värdet för en enskild anskaffning understiger direktupphandlingsgränsen. Om anskaffningar av liknande slag återkommer år efter år ska avtal anskaffas genom annat förfarande.


Direktupphandling pga. synnerliga skäl

Direktupphandling får enligt särskilda undantagsregler genomföras under förutsättning att vissa kriterier är uppfyllda även om värdet inte är lågt. Exempel på sådana undantag är;

  • Om det som upphandlas bara kan levereras av en viss leverantör av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt.
  • Oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Tidsnöd på grund av bristande planering och framförhållning medför dock inte rätt att direktupphandla.

Direktupphandling pga. synnerliga skäl ska användas restriktivt. Om du anser att undantag enligt Lagen om Offentlig Upphandling föreligger enligt beskrivning i punkt 4 ovan ska du kontakta Ekonomiavdelningen som beslutar om direktupphandling pga. särskilda skäl kan genomföras. Det enskilda fallet avgör hur upphandlingen ska genomföras.


Gemensamt för genomförandet av direktupphandlingar
 

  • Direktupphandlingen genomförs av institutionens/motsv. inköpskoordinator eller av beställare i samråd med inköpskoordinator
  • Beställaren antecknar skälen för beslut att genomföra direktupphandling liksom annat som kan ha betydelse för bedömningen av lämpligheten att genomföra direktupphandling. Ekonomiavdelningen bistår beställaren i framtagande av delegationsbeslut för anskaffningen medelst direktupphandling om värdet överstiger 100 000 kr.
  • Förfrågningsunderlaget annonseras genom användande av Stockholms universitets upphandlingsverktyg till vilket inköpskoordinatorerna har tillgång. Finns endast ett fåtal relevanta leverantörer kan förfrågan istället göras via e-post till ett minimum av tre leverantörer
  • Tilldelning av avtal sker till den leverantör som lämnat bäst anbud enligt på förhand meddelade kriterier
  • Efter att en avtalsspärr om tio dagar iakttagits tecknas avtal med vinnande leverantör enligt Ekonomiavdelningens mall. Avtal tecknas i enlighet med Besluts- och delegationsordningen
  • Beställaren säkerställer dokumentation av direktupphandling, om värdet överstiger 100 000 kr har universitetet skyldighet att dokumentera detta på en särskild blankett.
  • Ekonomiavdelningen tillhandahåller ovanstående blankett som sedan skickas tillbaka till Ekonomiavdelningen
  • Handlingarna diarieförs i enlighet med universitetets regler

Gemensamt för enkla köp där det totala värdet är högst 10 000 kronor

  • Alla förutsättningar för direktupphandling måste vara uppfyllda
  • Köpet genomförs av beställaren
  • Köpet görs via e-post, telefon eller besök i butik
  • Normalt ska minst två leverantörer kontaktas om inte utbud eller mycket lågt värde föranleder annat.
  • Eventuella handlingar kopplade till köpet hålls i ordnad form i den egna verksamheten

Lathund direktupphandling

 

Upphandling över direktupphandlingsgränsen

En upphandling över direktupphandlingsgränsen kan genomföras på många sätt och genom flera olika upphandlingsförfaranden. Gemensamt för alla upphandlingar över direktupphandlingsgränsen på Stockholms universitet är dock att:

  • Beställaren anmäler behovet hos inköpssektionen via Serviceportalen (Fråga - Fråga till Ekonomiavdelningen - Aktivitet: Inköp/upphandling - Övriga..) alternativt använd blanketten Begäran om direktupphandling som mailas till inköpschef
  • Inköpschefen utser ansvarig upphandlare
  • Inköpssektionen bistår beställaren i beredning av delegationsbeslut för anskaffningen då denna överstiger tröskelvärdet (gränsen år 2015 är 1 169 378 kronor, för aktuellt belopp se anvisningar)
  • Inköpssektionen genomför upphandlingen
  • Beställaren inkommer med kravspecifikation och deltar i utformningen av utvärderingskriterier
  • Inköpssektionen genomför juridisk granskning av kravspecifikationen
  • Förfrågningsunderlaget annonseras genom användande av Stockholms universitets upphandlingsverktyg.
  • Inköpssektionen genomför tillsammans med referensgruppen bestående av beställare och eventuella andra intressenter granskning och utvärdering av anbuden
  • Tilldelning av avtal sker till den leverantör som lämnat bäst anbud enligt på förhand meddelade kriterier
  • Efter att en avtalsspärr om tio dagar iakttagits tecknas avtal med vinnande leverantör. Avtal tecknas av beställande prefekt/avdelningschef, i förekommande fall efter delegation från förvaltningschefen
  • Handlingarna diarieförs av Inköpssektionen i enlighet med universitetets regler

Vid behov och enligt överenskommelse kan Ekonomiavdelningen överlämna till inköpskoordinator vid institution eller avdelning att upphandla. Överlämnande får bara avse institutionens/motsv. egna behov.

Här hittar du beskrivningar av upphandlingsprocessen:
 

Avtal och problem med leverantörer

Avtalet är det som styr förhållandet mellan SU och leverantören. För det mesta fungerar det här förhållandet bra men det händer att beställare och leverantör blir oense om vissa villkor eller kvaliteten på leveransen. I första hand bör du som beställare försöka lösa problemet själv i dialog med leverantören. Ta gärna hjälp av din verksamhets inköpskoordinator. Kan ni ändå inte lösa tvisten så ska du vända dig till inköpssektionens avtalscontroller som då tar kontakt med leverantören och om nödvändigt eskalerar ärendet till upphandlingschefen.
 

Uppföljning

Inköpssektionens avtalscontroller ansvarar för att samordna uppföljningen på inköps- och upphandlingsområdet både vad gäller den externa och interna uppföljningen. Vid den interna uppföljningen kontrolleras att universitetets verksamheter följer dels ingångna avtal, dels lagen om offentlig upphandling. Vid den externa uppföljningen kontrolleras att leverantörerna lever upp till de krav vi ställt i upphandlingen avseende bland annat skatter, arbetsgivaravgifter och kvalitet i leveransen.

I det här arbetet är avtalscontrollern beroende av synpunkter ifrån verksamheterna som använder avtalen. Det är därför viktigt att inköpskoordinatorerna lägger in synpunkter på leverantörerna via avtalskatalogen