I början av sommaren lanseras programvarukatalogen, som bland annat innehåller grundläggande licensregler, vad som gäller för olika applikationer samt hur man beställer dem. I programvarukatalogen kommer alla programvaror som IT-avdelningen erbjuder att finnas med, och allt som finns där är upphandlat i enlighet med Lagen om offentlig upphandling vilket är en kvalitetssäkring. Alla programvaror är paketerade vilket gör att installationer går snabbare (särskilt för användare av Arbetsplatstjänsten).

Ny delegationsordning fr.o.m. 1 juli

Den 1 juli införs en ny delegationsordning för universitetet som tydliggör det interna ansvaret för programvarulicenser. I delegationsordningen har följande skrivning införts under punkten 4:

”Prefekten beslutar om programlicenser vid institutionen samt ansvarar för att avtal följs upp och efterlevs”.

Detta innebär följaktligen att IT-avdelningen endast administrerar de licensavtal som ingår i programvarukatalogen.

Varför en programvarukatalog?

Syftet med programvarukatalogen är att dels tydliggöra vilka programvaror som finns tillgängliga centralt, men också att effektivisera hanteringen och minska kostnaderna för programvaror. Andra fördelar är att ansvaret för licensavtalen tydliggörs, informationssäkerhetsriskerna minskas, samt bättre avtalsefterlevnad gällande licensavtal. Avtalsefterlevnad är viktigt för att undvika höga vitesbelopp vid en licensrevision. Förutom vite kan avtalsbrott leda till att universitetet inte längre får använda programvaran i fråga.

En förutsättning för att få tillgång till program ur programvarukatalogen är att användaren har en s.k. inventeringsklient, SU-klienten installerad på sin dator. SU-klienten håller koll på vilka programvaror och vilka versioner som finns installerade på respektive dator och skapar grundförutsättningar för att universitetet ska vara rätt licensierade.

Integritet

SU-klienten ”ser” endast vilka programvaror och versioner som finns installerade på en dator, ingenting annat. Det går alltså inte att se vad programvaran används till, vad användaren skriver eller vilka webbplatser som har besökts och liknande så det finns ingen anledning till oro vad gäller personlig integritet.

Ta hjälp av Inventeringstjänsten

De institutioner/motsvarande som vill ha ännu bättre kontroll över sina programvarulicenser har möjlighet att beställa Inventeringstjänsten. Tjänsten ger åtkomst till ett inventeringsverktyg åtkomligt via ett webbgränssnitt, där du kan få ut rapporter över hela institutionens programvaruinnehav och vem som använder vilken programvara osv. Det är till mycket god hjälp för den licensansvarige. Tjänsten är kostnadsfri för användare av Arbetsplatstjänsten, övriga betalar en startavgift (engångsavgift) om 2 600 kr per institution/motsvarande, samt 48 kr per ansluten enhet/år

Har du frågor om inventeringsklienten eller Inventeringstjänsten är du välkommen att kontakta Helpdesk.