För externa kongresser/konferenser som universitetets medarbetare deltar i, ska bokningen ske direkt med arrangören. Vanligen begär arrangören kortbetalning och ibland finns ett antal val som hotell, föreläsningar, arrangemang, måltider, och det är både enklare och smidigare att resenären har den dialogen själv. BCD Travel kan inte göra dessa bokningar på grund av att resekonto kan inte användas som betalning för dessa arrangemang.