Handlingar ska skyddas på betryggande sätt mot vattenskador, brand, skadegörelse, obehörig åtkomst och stöld. Det gäller samtliga handlingar, även för de handlingar som finns i närarkiv.

Förvaring kan ske i arkivlokal eller arkivskåp. Stockholms universitet har centralarkiv godkända av Riksarkivet. Väljer man arkivskåp ska de ge motsvarande skydd som för arkivlokal.

Handlingar flyttas ur pärmar och mappar. De ska förvaras i särskilda volymer (arkivkartonger, buntar) avsedda för arkivering för att undvika damm och slitage. Vid arkivering rensas gem, gummisnoddar och plastmappar bort eftersom de förstör handlingarna. Handlingarna kan istället hållas samman med hjälp av aktomslag (papper i A 3-format som viks på mitten). På aktomslaget anges innehållet med arkivbeständig skrift. Årgångar bör hållas samman. En årgång ska t.ex. inte börja mitt i en volym och fortsätta i nästa. Om en årgång handlingar upptar flera volymer ska bredden på den sista volymen anpassas till innehållet. Arkivkartongerna ska vara väl fyllda men inte överfulla och kartongstorlek väljs utifrån mängden handlingar. Arkivkartonger finns dels i folioformat och dels i tre A 4-storlekar (8, 5,5 och 3 cm bredd). Godkända förvaringsmedel för arkivering finns hos SU-butiken

Volymerna ska vara uppmärkta med blyerts (längst ned på volymerna) med följande information (etikettering utförs av Arkivfunktionen):

• STOCKHOLMS UNIVERSITET
• Arkivbildarens namn (dvs. institutionsnamn)
• Serierubrik (t.ex. Institutionsstyrelseprotokoll)
• Tidsangivelse (t.ex. 1991-1992)
• Volymsignum (t.ex. A 1:1)

För gallringsbara handlingar bör man ur miljöhänsyn välja pärmar som kan återanvändas.