För att underlätta ansökningsprocessen behöver ett antal personer på institutionen involveras så som prefekt, ekonomiansvarig och projektekonomer och bli inkopplade på ett tidigt stadium när du ska söka medel. Dels för att granska avtalet/överenskommelsen innan signeringsprocessen påbörjas, men även för att se till att en korrekt budget görs och alla kostnader kommer med. Ni kan se det som en hjälp för er men också en kontroll så att allt går rätt till. Oftast är det inga problem med avtal förrän en tvist uppstår och då är det bra att vi har allt så korrekt som möjligt.

Styrdokument : Rutiner för avtalsarbete vid Stockholms universitet
(dnr SU FV 1.1.2-1262-16) från 2016-04-21

I huvudsak är det tre viktiga steg
Steg 1 – OK från prefekt (samt studierektor avseende uppdragsutbildning/-forskning)    
Steg 2 - OK från ekonomi om budget
Steg 3 – Beslutsunderlag inkl budget lämnas till prefekt för slutligt OK

Se även vilka principer som institutionen har avseende forskningsansökningar: 
Principer - ansökningar om forskningsmedel (22 Kb)

 

Ansökan vid bidragsmedel (ex VR, Forte, Wallenberg mm)

  • Börja alltid med att i god tid ta upp frågan om ansökningar med prefekt (i normalfallet ett par månader innan). När du gör det behöver du ha tagit reda på ganska mycket om villkoren för forskningen. Handlar det om fullfinansierade projekt? (SUHFs modell) Eller krävs det medfinansiering av institutionen? Vilken typ av medfinansiering behövs? Du behöver därför sätta dig in i hur utlysningen finansierar OH, tjänsterum och andra direkta och indirekta kostnader. Skriv ned information om utlysningen där all väsentlig information finns samt om hur du tänker dig ditt projekt t.ex. vilken tidsperiod, vilka ska vara med i projektet, hur anknyter det till den typ av forskning vi bedriver vid institutionen m.m.? Söker du medel hos en finansiär som använder full kostnadstäckning (t.ex. VR, Forte och Formas) behöver du bara ange det i underlaget. Vissa finansiärer täcker bara 15-16 % av indirekta kostnader (t.ex. Wallenbergsfonderna) och IPD hade 2020 36 % OH. Stiftelser ger i allmänhet en mindre andel bidrag än vad som skulle behövas för att täcka vår OH.
  • Ekonomerna hjälper gärna till med att upprätta en budget åt dig. Ni kan sitta ner tillsammans eller ta det via mail. Vid ansökan om externa bidrag görs fullkostnadskalkyler för att beräkna hur stor del av de direkta kostnaderna som den potentiella bidragsgivaren kommer att bidra med och hur mycket som institutionen kommer att behöva samfinansiera. Alla bidragsgivare finansierar inte alla typer av kostnader så redan inför en eventuell ansökan behöver en kalkyl göras som en del i beslutsunderlaget för om institutionen kan och vill samfinansiera i den utsträckning som krävs. Du kan därför inte få ett godkännande att skicka in ansökan förrän detta är gjort.
  • Innan en ansökan kan skickas in måste du få din budget godkänd av projektekonom eller ekonomiansvarig. Budget ska, efter godkännande och prefekts underskrift, lämnas tillsammans med en kopia av ansökan till institutionssekreterare för registrering i diariet.
  • När du får ett jakande eller nekande besked, ska även detta brev till diariet (institutionssekreterare).
  • När kontraktet sedan kommer ska det omgående till projektekonomen som öppnar ett projekt och hämtar projektmedel. Du får sedan en kopia av kontraktet samt projektnummer och projektet är klart att användas.
  • Meddela respektive studierektor så att den tid ni gör i projektet kommer med i bemanningsplaneringen.
  • Om ansökan har beviljats ska du tillsammans en ekonom gå igenom den administrativa hanteringen av projektets finansiella delar (till exempel ekonomiska transaktioner, projektrapporteringar, slutredovisningar, diarieföring av ekonomiska underlag med mera) under projekttiden.

Uppdragsutbildning och Uppdragsforskning (ex Skolverket)

  • När du får en förfrågan om ett uppdrag, ta först kontakt med respektive studierektor för att se om det finns en möjlighet och intresse att uppdraget genomförs. Studierektor och prefekt samråder därefter och ger klartecken.
  • I samband med att du tar upp en diskussion med uppdragsgivaren, ta kontakt med projektekonomen för en hjälp och genomgång av budget och granskning av avtal. Det är de administrativa cheferna som skickar avtalen till SUs jurister för granskning.
  • Inför tecknande av avtal behöver en fullkostnadskalkyl göras för att beräkna ett pris som ger full kostnadstäckning.
  • När du fått ett ok på att både avtal och budget kan det undertecknas av respektive projektledare och lämnas sedan till projektekonomen som ombesörjer prefektunderskrift, diarieföring och öppning av projekt. Du får sedan en kopia på avtalet och budget med projektnummer noterat.
  • Större överenskommelser av uppdrag kan behöva skrivas under på rektorsnivå eller fakultetsnivå. Detta får du hjälp med av projektekonomen. Detta innebär att det måste vara väl förberett i god tid innan uppdraget är tänkt att starta upp.
  • Meddela respektive studierektor så att den tid ni gör i projektet kommer med i bemanningsplaneringen.

 

____________________________________

KK-stiftelsen, Mistra, RJ, SSF, Stiftelsen för internationalisering av högre utbildning och forskning STINT, Söderbergs stiftelser, Vårdalstiftelsen samt Östersjöstiftelsen. EU inklusive ERC finansierar indirekta kostnader med maximalt 25 procent av de beviljade direkta kostnaderna. Wallenbergstiftelserna, EU, Stiftelsen för strategisk forskning (SSF), Cancerfonden, KK-stiftelsen och Riksbankens Jubileumsfond (RJ) hör till de större externa finansiärerna vid sidan av de statliga. Forskningsbidrag från dessa finansiärer kräver i många fall en rätt betydande medfinansiering av indirekta kostnader. Forskningsstödet från statliga finansiärer medger full kostnadstäckning för indirekta kostnader enligt SUHF-modellen. https://www.vr.se/download/18.50a36236168b14238b1e52/1552382968194/Externfinansieringens-roll-i-svensk-h%C3%B6gskoleforskning_VR_2019.pdf