Hur ett disputationsärende handläggs vid Fysikum

Här är en checklista med uppgifter, tidsfrister och ansvariga personer (sätta upp listan på en synlig plats och bocka av uppgifterna när de är klara).

Checklista pdf, 60.2 kB.

En doktorsavhandling kan antingen vara en monografi (det vill säga utan publicerade artiklar) eller en sammanläggningsavhandling som består av en sammanfattning (även kallad introduktion eller ”kappa”) och ett antal artiklar (publicerade eller opublicerade). Inom fysik är sammanläggningsavhandlingen vanligast.

När du skriver din avhandling, oavsett om det är en monografi eller en kappa, bör du beakta dokumentet “Vägledning för disputation och avhandlingar” (tillgängligt via länken till Naturvetenskapliga fakulteten ovan). Om du följer denna vägledning säkerställer du att avhandlingen uppfyller alla formella krav. Som förklaras i dokumentet måste avhandlingen visa att du uppfyller examensmålen i högskoleförordningen.

Det innebär att du, utöver att presentera din forskning, också måste kunna sätta dina vetenskapliga bidrag i ett vidare sammanhang, till exempel redogöra för de övergripande långsiktiga målen med forskningen, dess möjliga betydelse för samhället i stort, det aktuella kunskapsläget inom området (inklusive en översikt över relevant litteratur) samt hur ditt eget bidrag tillför något till detta.

Andra formella krav på avhandlingen är följande:

• Om avhandlingen är skriven på engelska måste det finnas en sammanfattning på svenska (minst 1 sida); helst bör även en mer populärvetenskaplig sammanfattning ingå.
• Doktoranden måste redogöra för sina egna bidrag till det arbete som presenteras i avhandlingen (se exempeltexter i dokumentet “Vägledning ...”).
• Figurer eller annat material som hämtats från andra måste redovisas korrekt, och doktoranden ansvarar för att säkerställa att detta är tillåtet.
• All återanvändning av eget tidigare publicerat material måste refereras tydligt, och om text återanvänds ordagrant måste citationstecken användas.
• Ett undantag från punkten ovan gäller doktorandens egen licentiatavhandling. Denna måste då tydligt hänvisas till och de återanvända delarna måste specificeras.
• Ingående publicerade artiklar får inte ändras. Eventuella fel anges i en separat erratalista.

Om du vill kan du använda en LaTeX-mall som följer riktlinjerna för avhandlingar; den finns på doktorandrådets Athena-sidor (länk ovan). Om du föredrar Word finns en mall via länken “Information om tryckning av avhandling” ovan.

Sammanfattningen måste skrivas av doktoranden själv, men handledaren bör läsa och kommentera den innan den slutliga versionen lämnas in. Det är tillåtet att använda AI-verktyg för att förbättra avhandlingens språk. Om detta har gjorts är måste det tydligt deklareras i avhandlingen. Om detta inte görs blir avhandlingen underkänd. Doktoranden ansvarar för att säkerställa att det externa verktyget endast har gjort ändringar som motiveras av rättelser av stavning eller grammatik.

Plagiat är naturligtvis inte tillåtet. Alla avhandlingar kontrolleras med ett plagiatkontrollverktyg för att säkerställa att de inte innehåller delar som plagierats från andra publikationer eller rapporter. Doktoranden skickar därför avhandlingsmanuset i elektronisk form (pdf) till ämnesansvarig (för närvarande Svante Jonsell) före avhandlingsseminariet.

• Minst 14 veckor före disputationen (eller 11 veckor före spikning) ska du kontakta ämnesansvarig för ett möte. Vid detta möte går ni igenom processen. Handledaren deltar helst också i mötet.
• Efter detta möte bokar du en tid för disputationen. Hur det går till förklaras under länken “Information från Stockholms universitet: Disputation” ovan. Observera att det endast kan vara en disputation från Matematisk-fysiska sektionen per halvdag, och att du inte kan disputera under perioden 16 juni till 14 augusti.
• När du har bokat en tid får du bland annat en pdf med namnet “dittnamn_disputationsdaf_TIDSLINJE.pdf” som innehåller viktiga datum för tryckprocessen. Vidarebefordra detta dokument till ämnesansvarig.
• Om du behöver ändra disputationsdatumet går det att göra genom att kontakta Studentavdelningen igen.
• När disputationstiden är bokad behöver du boka en sal. Gör detta så snart som möjligt eftersom det kan vara svårt att hitta lediga lokaler som lämpar sig för en disputation.

Vid Fysikum, utom för MSF, äger disputationen vanligtvis rum antingen på AlbaNova eller på SU:s campus Albano. För bokning på AlbaNova, se här. För bokning på Albano, mejla lokalbokning-su@fysik.su.se. Tillgängliga salar på Albano kan du se här. För att undvika obehagliga överraskningar är det bra att inspektera salen innan du bokar.

Studenter vid MSF som vill ha sin disputation i Karolinskas lokaler kontaktar sin lokala administration för hjälp med bokningen. De måste också meddela ämnesansvarig, som begär tillstånd att hålla disputationen utanför SU:s lokaler. Administrationen på hr@fysik.su.se behöver känna till tid och plats för disputationen i god tid innan inbjudan till opponent och betygsnämnd skickas ut (se nedan).

När avhandlingsarbetet närmar sig sitt slut ska manuskriptet enligt fakultetens riktlinjer diskuteras bland institutionens handledare och vid behov av experter utanför institutionen. Vid Fysikum sker detta genom att doktoranden håller ett avhandlingsseminarium senast 10 veckor före disputationen.

En bedömargrupp är närvarande vid seminariet. Gruppen, som utses av ämnesansvarig, består av antingen ämnesansvarig eller studierektor för forskarutbildningen tillsammans med två lärare/forskare, vanligtvis från Fysikum. Gruppens uppgift är att i samråd med handledaren besluta om disputationen rekommenderas att genomföras som planerat. Ämnesansvarig måste kontaktas senast 4 veckor före avhandlingsseminariet.

Doktoranden bör i god tid skicka utkastet till avhandlingen, inklusive manuskript och artiklar, till bedömningsgruppen (helst två veckor, minst tio dagar före seminariet).

Avhandlingsseminariet kan hållas utanför terminstid men inte under semestertid (d.v.s. midsommar till omkring den 10 augusti). Om studenten vill hålla seminariet i augusti måste ämnesansvarig kontaktas i god tid före midsommar.

Senast 2 veckor innan avhandlingen trycks (se tidslinjen från avhandlingsservice) måste doktoranden skicka en pdf av avhandlingen i tryckfärdigt skick till opponent och betygsnämnd (endast mindre kosmetiska ändringar är tillåtna efter detta). Detta är ett krav från fakulteten för att ge opponent och betygsnämnd möjlighet att rekommendera att disputationen skjuts upp innan den officiellt tillkännages och trycks. En sådan rekommendation meddelas den utsedda kontaktpersonen, som omedelbart kontaktar handledaren och prefekten. Doktoranden har alltså ungefär 3 veckor mellan avhandlingsseminariet och sista dag för slutversionen.

En mycket viktig uppgift för huvudhandledaren är att ta fram ett förslag till opponent, betygsnämnd och ordförande för disputationen. Ofta tar detta längre tid än man tror (professorer brukar vara upptagna), så det rekommenderas starkt att handledaren börjar sondera möjligheter flera veckor före avhandlingsseminariet.

Handledaren fyller i sitt förslag på “Disputationsblankett” (finns via länken “Naturvetenskapliga fakulteten” ovan) och skickar den till ämnesansvarig helst inom en vecka efter avhandlingsseminariet. Ämnesansvarig granskar den därefter (och itererar ofta tillsammans med handledaren) innan den skickas vidare till Naturvetenskapliga fakulteten för beslut.

Handledaren måste också fylla i en blankett (se nedan) som anger om disputationen ska strömmas på Zoom eller inte. Den ska alltid fyllas i, oavsett om Zoom ska användas eller inte, och skickas till dsa@fysik.su.se och hr@fysik.su.se.

Zoom pdf, 237.5 kB.

Regler om betygsnämndens sammansättning med mera finns i slutet av Disputationsblanketten. För att undvika förseningar är det viktigt att all information på blanketten är fullständig och korrekt samt att alla regler är uppfyllda. Särskilt viktiga är reglerna om jäv. Fakulteten följer Vetenskapsrådets riktlinjer om jäv. Enligt dessa riktlinjer finns risk för jäv när “forskningssamarbete och medförfattarskap har förekommit under de senaste fem åren”. Om detta faktiskt utgör jäv beror dock på omständigheterna och bedömningen görs från fall till fall. Fakulteten begär därför att alla gemensamma publikationer och andra samarbeten mellan samtliga handledare och alla föreslagna funktionärer vid disputationen listas under “övrig information”, oavsett hur länge sedan det var.

Sju veckor före disputationen skickar huvudansvarig administratör (se ovan) ut en formell inbjudan till opponent och kommitté. Denna inbjudan innehåller också information om lokal och Zoom-länk (om tillämpligt) samt andra praktiska arrangemang.

Handledaren ansvarar för budgeten för alla kostnader som rör disputationen. Fysikum står för kostnader med följande maxbelopp per disputation:

• Opponenten får ett arvode på 10 000 kr, vilket täcks helt av Fysikum.
• Resor och logi för opponent från utlandet: 10 000 kr.
• Resor och logi för opponent från Sverige: 3 000 kr.
• Kostnader för hela betygsnämnden: 6 000 kr.
• Ytterligare utgifter betalas från handledarens anslag eller avdelningens materialanslag. Varje kostnad räknas separat. En lägre kostnad på en post får inte tillgodoräknas en annan. För att få kompensation/subvention måste handledaren redovisa kostnaderna för administrationen.
• För andra kostnader som kan uppstå i samband med disputationen (till exempel representationskostnader) utgår ingen kompensation från institutionens gemensamma medel.
• Utländska opponenter måste fylla i blanketten “Payment to foreign bank account” (skickas av Fysikums administration) och bifoga en kopia av sitt pass. Blanketten används som underlag för Skatteverkets beslut om skatteavdrag på ersättningen. Detta beslut kan ta flera veckor att få, så för att undvika orimliga förseningar bör opponenten skicka tillbaka blanketten i god tid före resan.
• Om opponenten inte skickar informationen i förväg är det viktigt att hen kontaktar ansvarig administratör och fyller i blanketten med mera under vistelsen i Stockholm.
• På grund av den tidskrävande byråkratin kring ersättningar bör alla resor och allt boende bokas genom Fysikum (mejl till inkop@fysik.su.se). Egna utlägg bör undvikas. Om sådana ändå uppstår måste originalbiljetter samt alla kvitton (till exempel för taxi) skickas till administrationen på Fysikum i efterhand.

Doktoranden ansvarar för att avhandlingen trycks. När du reserverade tid för din disputation fick du en tidslinje med datum för de olika momenten samt viss annan information. Dessutom finns informationen via länken “Information om tryckning av avhandlingen” ovan. Se till att läsa allt detta noggrant. Frågor angående tryckning, spikning med mera hänvisas till avhandlingsstöd: avhandlingsstod@su.se.

Ditt spikningsdatum är normalt 3 veckor före disputationen, men detta kan skilja sig beroende på helgdagar med mera. Nedan räknas “arbetsdagar” inte bara som vardagar utan exkluderar även röda dagar samt andra dagar, till exempel klämdagar och ledigheter kring jul och påsk. Utgå alltid från din personliga tidslinje från avhandlingsstöd för exakt deadline.

Om du tänker disputera tidigt under höstterminen ska du vara medveten om att perioden 16 juni–14 augusti inte ingår i spikningsperioden, vilket betyder att du måste spika i slutet av maj eller början av juni. Exempel: en disputation den 24 augusti kräver spikning senast den 5 juni. Datumen för tryckprocessen (och avhandlingsseminariet) förskjuts på motsvarande sätt (för att beräkna tidsfrister i förhållande till spikning minskar du det angivna antalet veckor före disputationen med 3).

Några saker att tänka på:

• Första steget är att registrera avhandlingen i DiVA, senast 17 arbetsdagar före spikning. En steg-för-steg-guide för registrering i DiVA finns via länken “Information om tryckning av avhandlingen” ovan. I detta skede ska du inte ladda upp några filer, utan bara fylla i den efterfrågade informationen.
• Efter registreringen i DiVA får du en pdf med ditt spikblad, som innehåller ditt abstract och annan information om disputationen. Vidarebefordra detta blad till hr@fysik.su.se före spikningsdatumet.
• Du förbereder avhandlingens layout i ett produktionsverktyg så att den följer Stockholms universitets visuella identitet, och skickar den till tryckeriet via detta verktyg. Instruktioner finns på webbplatsen “Information om tryckning av avhandlingen”.
• Senast 15 arbetsdagar före spikning måste du beställa det första provtrycket. Under följande vecka måste du vara tillgänglig för att hämta provtryck på tryckeriet. Vanligtvis behöver man iterera några gånger tillsammans med tryckeriet.
• Senast 8 arbetsdagar före spikning beställer du sluttrycket (personligen).
• Fysikum står för kostnaden för 60 tryckta exemplar; ytterligare exemplar måste betalas av handledarens forskningsprojekt eller av studenten.
• Av dessa 60 exemplar får du 30. Av de återstående 30 lämnar du 8 till huvudansvarig administratör (se ovan), som skickar dem till opponent och ledamöter i betygsnämnden. Minst 10 exemplar ska tas med till själva disputationen så att publiken kan ta ett exemplar. 12 exemplar har redan skickats av tryckeriet till andra bibliotek och kommer därför inte till dig.
• På leveransdagen ansvarar du för att hämta dina tryckta avhandlingar vid AlbaNovas godsmottagning (för MSF vid leveransadressen på Karolinska).
• På spikdagen offentliggörs din avsikt att disputera och avhandlingen blir tillgänglig i DiVA. Om du har följt alla steg ovan kräver detta ingen ytterligare åtgärd från din sida. Det är ändå en god idé att kontrollera med hr@fysik.su.se att de har all information och att din disputation syns under “Kommande disputationer” i DiVA.

Så kommer till slut den stora dagen. Vanligtvis tar handledaren hand om opponent och ledamöter i betygsnämnden så att du kan fokusera på din egen insats. Det är helt i sin ordning att du träffar och/eller kommunicerar med opponent och betygsnämnd före disputationen. Hur mycket de vill säga är upp till dem, men det kan vara klokt att samordna din inledande presentation med opponenten.

• Huvudansvarig administratör ordnar blommor, mineralvatten och banderoller vid disputationen (vasen tillhör institutionen och måste lämnas tillbaka efter disputationen).
• Förfarandet vid disputationen sammanfattas i dokumentet nedan.
  Rutiner vid disputation pdf, 17.5 kB.
  Detta dokument skickas till opponenten tillsammans med inbjudan.

Ordföranden ser till att protokollet från betygsnämnden fylls i elektroniskt enligt fakultetens instruktioner. Protokollet mejlas till registrator (registrar@su.se) och till vår lokala administration för registrering i Ladok (studentexp@fysik.su.se). Blanketten för protokollet mejlas från Naturvetenskapliga fakulteten till ordföranden några dagar före disputationen.

Nej, du är inte riktigt klar ännu.

• Du måste säkerställa att du har tillräckligt många kurspoäng för examen. Detta kan kontrolleras i Ladok. Observera att kurserna måste ingå i din forskarutbildning. Andra kurser kan tillgodoräknas efter godkännande av ämnesansvarig. Ansökan görs elektroniskt i Ladok. Se till att bifoga relevant dokumentation.
• För att få ut sin examen måste doktoranden ansöka i Ladok. Examensdatum blir det datum då ansökan skickas in, oavsett när disputationen ägde rum eller när kurserna slutfördes.
• Stockholms universitet anordnar doktorspromotion sista fredagen i september varje år. I mitten av juni skickas inbjudningar ut till dem som har avlagt doktorsexamen under läsåret. För mer information, se universitetslänkarna ovan.
• Ta gärna ett foto av dig själv tillsammans med opponent och betygsnämnd och mejla det till fysinfo@fysik.su.se för publicering i veckobrevet. Ange namn, titlar och tillhörighet för alla på bilden, och se till att alla har gett sitt tillstånd till publicering av bilden.