Rutiner för byte av handledare

Bakgrund

I Högskoleförordningen (kap. 6, § 28) står det tydligt att en doktorand, som begär det, ska kunna byta handledare. Enligt regler vid SU ska denna begäran hanteras skyndsamt. Bytet av handledare ska dokumenteras och det ska registreras i Ladok. Förändringen kräver också en revision av den individuella studieplanen (ISP). Institutionen måste ha skriftliga rutiner för byte av handledare.

Byte av huvudhandledare kan vara en utmaning, både eftersom det kan innebära förändringar i projektplanen i ett sent skede i doktorandstudierna och eftersom konteringen kan behöva ändras. Doktoranden behöver inte bry sig om förändringar i kontering, men förändringar i projektplanen skapar ofta problem med att kombinera forskning innan och efter bytet i en sammanhängande doktorsavhandling.

Begäran om byte av biträdande handledare är vanligt förekommande och sker generellt i samförstånd mellan doktorand och handledare.

Rutiner vid Fysikum

• Byte av huvudhandledare eller biträdande handledare begärs skriftligt till studierektor för forskarutbildningen (eller till prefekt) vid Fysikum.
• I fall doktorand och handledare är överens om bytet av handledare hanteras helt enkelt beslutet enligt standardrutin (A):
  • studierektor för forskarutbildningen kommunicerar beslutet till doktorand och berörda handledare.
  • beslutet skickas till studentexpeditionen, där det registreras i Ladok.
  • studierektor för forskarutbildningen gör motsvarande ändringar i disp.su.se.
  • Om det är ett byte av huvudhandledare behöver ISP uppdateras. För ett byte av biträdande handledare behöver ISP inte uppdateras, om inte projektplanen förändras.
  • Beslut att byta huvudhandledare presenteras som en informationspunkt i institutionsstyrelsen.
• I fall doktorand eller handledare individuellt begär byte av handledare:
  • studierektor för forskarutbildningen informerar prefekt vid Fysikum, som pratar med personen som gjort begäran och bjuder in till ett möte, så snart som möjligt. Om doktorand samtycker är också studierektor för forskarutbildningen och ämnesansvarig med på mötet. Doktoranden kan be en stödperson att medverka på mötet.
  • Under mötet och möjliga uppföljningsmöten diskuteras skäl för begäran och lösningar till problem. Man diskuterar också om och när handledare kan involveras.
  • Om begäran om byte av handledare dras tillbaka, så planeras ett uppföljningsmöte inom 3 månader.
  • Om begäran om byte av handledare, så beslutar institutionen om en ersättare. En lösning söks skyndsamt i dialog med doktorand och befintlig och ny handledare.
  • Eftersom forskningsprojekt i fysik är mycket specialiserade, så är det ofta mycket svårt att hitta en handledare som kan fortsätta handleda samma projekt. Därför behöver doktoranden vara beredd att ändra projektplanen i dialog med ny handledare. Det behöver registreras i ISPen.
  • Om bytet av handledare påverkar kontering, så hanteras dessa aspekter av prefekt och berörda handledare.
  • Slutligen hanteras beslutet enligt rutin (A).