Foto: Nikolaev

Det finns flera regelverk som alla medarbetare på SU måste förhålla sig till när det gäller hanteringen av allmänna handlingar. Offentlighetsprincipen är en av de viktigaste. Den innebär bland annat att allmänheten ska ha rätt till insyn och kunna ta del av myndighetens arbete. Arkivering är också nödvändigt för att det ska gå att följa upp olika ärenden och projekt som rör myndighetens verksamhet.

Vad räknas till en allmän handling?

Till allmän handling räknas handlingar som har inkommit eller skapats hos myndigheten och som sedan förvaras där. Det kan vara en text, bild, ljudinspelning eller fil. En handling som skapats inom myndigheten blir i regel inte allmän förrän ärendet som handlingen tillhör är avslutat. Arbetsdokument, personliga brev och liknande, räknas inte som en allmän handling.

Måste alla allmänna handlingar arkiveras?

Allmänna handlingar från universitetet ska arkiveras i enlighet med bestämmelser i Arkivlagen (1990:782), som behandlar myndigheters skyldighet att arkivera. Nedanstående handlingar räknas dock i vissa situationer inte som allmän handling:

• Utkast
• Minnesanteckningar
• Privat korrespondens till tjänstemän (när ett brev eller meddelande är riktat till en tjänsteman och inte rör myndighetens verksamhet)
• Säkerhetskopior (endast sparade för att återskapa förlorad information i myndighetens ordinarie system).

Vad behöver jag som medarbetare tänka på?

• Du som medarbetare ansvarar för att hålla ordning på, spara och samla ihop alla dina allmänna handlingar som ska arkiveras (gäller analoga handlingar i fysiskt format).
• Du lämnar över de handlingar som ska arkiveras en gång om året till institutionens arkivvårdare. I regel ska detta ske under december månad.
• Arkivvårdaren förser alla handlingar med rätt förteckning, och lämnar över till SU:s centralarkiv.
• Observera att andra regler gäller för digitala handlingar.

E-arkivering införs vid årsskiftet

Från och med årsskiftet 2023-2024 kommer SU successivt att gå över till e-arkivering. Det innebär att alla allmänna handlingar som ska arkiveras kommer att hanteras digitalt. Systemet är särskilt byggt för att kunna bevara handlingar under lång tid.

E-arkiveringen kommer främst att bestå av handlingar som hämtas från verksamhetssystem, som till exempel Athena. Därför behöver du som medarbetare inte göra så mycket, förutom att spara ner dina filer i särskilda format.

Tillåtna format och tecken

Formatet på filer som ska arkiveras måste vara rätt för att kunna bevaras under lång tid. Dessutom måste filer och mappar döpas på rätt sätt. Nedanstående format och tecken är tillåtna.

• Filer ska sparas i pdf/A-format och i versioner av detta format, så som pdf/A-1 och pdf/A-1b
• Endast A-Z, a-z, 0-9, - och _ i namnsättningen av filer och mappar
• Mellanslag ersätts med _

Arkivering av övriga digitala handlingar

För att skapa ordning bland digitala handlingar som inte sparas i verksamhetssystemen är det bra att utgå från en tydlig mappstruktur, där handlingar som ska bevaras i e-arkivet placeras i vissa mappar och gallringsbara handlingar i andra. Du får kontakta arkivvården om du behöver hjälp eller har frågor.

Mer information

På IÄD är det handläggare Sally Salih som ansvarar för institutionens arkiveringsarbete. Har du frågor är du alltid välkommen att kontakta henne, du når henne på e-post: arkiv.did@su.se .