Från vänster: Olga Fodérus och Angelina Llesi. Foto: Privat.

– Ingen av oss har ett dedikerat ansvarsområde – utan vi delar upp jobbet mellan oss på ett naturligt sätt, säger Olga och Angelina. Det är både roligare och blir mindre sårbart eftersom vi kan backa upp för varandra på ett bra sätt om någon är borta. 

Får alltid ett ansikte på nya medarbetare

– En av de roligaste sakerna med vårt jobb är kontakten med personalen och att kunna hjälpa till i olika situationer, säger Olga och Angelina.

– Den första kontakten vi har med en medarbetare är oftast när vi ska skriva ett anställningsavtal och vid introduktionen när personen precis har börjat jobba. Ibland händer det också att vi är med redan vid rekryteringen.

Ger stöd i personalrelaterade frågor

– Vår huvuduppgift är att stödja medarbetare i personalrelaterade frågor och se till att alla uppgifter om medarbetarens anställning är korrekta och hålls uppdaterade i vårt personalsystem Primula. Det är viktigt bland annat för att medarbetare ska få rätt lön, ha koll på sina semesterdagar och eventuella sjukperioder.

– Vi har också mycket kontakter med institutionens chefer. När personer börjar och slutar, eller vid andra anställningsrelaterade ärenden, är vi många som behöver samarbeta för att allt ska falla på plats. Det är jätteviktigt att vi får reda på förändringar i god tid, säger Olga och Angelina med eftertryck. Om vi inte får reda på saker i tid blir det en massa extrajobb, och den som blir mest lidande är ofta medarbetaren själv.

– En liten sidosyssla som vi också hanterar är att boka resor åt vissa gäster, och så gör vi en del inköp av blommor och fikabröd vid speciella tillfällen. 

Vill jobba mer med hjälp-till-självhjälp

– Något vi behöver lyckas bättre med är vår kommunikation med medarbetare kring förändringar i anställningen. Det är jätteviktigt att var och en registrerar uppgifter korrekt i Primula. Vi försöker hjälpa till så gott vi kan, men det är inte alltid det hjälper. Vi vet inte riktigt om det beror på att folk glömmer, eller om det är för att de inte kan eller inte vet vad de ska göra, säger Olga och Angelina.

– För att förbättra hanteringen försöker vi ha täta kontakter med alla chefer. De är en viktig kanal för att nå medarbetare med information om detta. Vi planerar också att ta fram instruktionsfilmer som visar exakt hur man ska göra i Primula. Det hoppas vi ska underlätta så att fler gör rätt.

Så kontaktar du Olga och Angelina

Om du vill komma i kontakt med Olga och Angelina ska du i första hand mejla till brevlådan hr.did. Gäller det inköp till särskilda tillfällen eller liknande ska du mejla till order.did, och vill du kontakta dem personligen kan du använda deras egna mejladresser.