Internt

Den här sidan innehåller viktig information för dig som är anställd vid Institutionen för språkdidaktik (ISD) och ska ses som ett komplement till Stockholms universitets medarbetarwebb.

Det mesta du behöver veta om att vara anställd vid Stockholms universitet hittar du på den centrala medarbetarwebben, men vår institution har även särskilda interna rutiner och riktlinjer som det är viktigt att du känner till och följer.

Genvägar till stödsystem och inloggningssidor

Vid allvarlig händelse


 

Kalendarium

Kalenderblad

Institutionens internkalendarium hittar du en bit ner på vår nya kalendersida. Ta gärna för vana att hålla koll där så du inte missar något viktigt möte:

Kalender


 

För alla anställda

Rutiner och riktlinjer för samtliga anställda vid Institutionen för språkdidaktik:

Vid institutionen finns Rådet för arbetsmiljö och lika villkor som träffas regelbundet och diskuterar frågor som rör medarbetarnas psykosociala och fysiska miljö. Kontakta institutionens arbetsmiljöombud om du har några funderingar kring arbetsmiljön.

ISD:s arbetsmiljöombud

Arbetsskada

Om du drabbas av en arbetsskada eller ett tillbud ska du anmäla detta i programmet SAMIR. Det är bra om institutionens arbetsmiljöombud eller din närmaste chef medverkar vid anmälan, så att förebyggande eller avhjälpande åtgärder kommer igång så snart som möjligt.

Arbetsskador och tillbud

Bildskärmsglasögon

Du har rätt till gratis synundersökning och särskilda glasögon som är utprovade för bildskärmsarbete. Kontakta institutionens administrativa chef, som gör en beställning via Stockholms universitets e-handelsportal.

Bildskärmsglasögon

Diskriminering och trakasserier

Om du känner att du blir orättvist behandlad, diskriminerad eller utsatt för trakasserier ska du i första hand vända dig till institutionens arbetsmiljöombud. Du kan också kontakta din närmaste chef eller institutionens prefekt.

Interna rutiner vid påtalad diskriminering m.m. - medarbetare (89 Kb)

Interna rutiner vid påtalad diskriminering m.m. - student (75 Kb)

Så här jobbar universitetet med lika villkorsfrågor

Utvecklingssamtal

En del i en god arbetsmiljö är möjligheten att påverka sin arbetssituation. Det görs bland annat genom utvecklingssamtal som är ett viktigt instrument för utvärdering och planering. Du har utvecklingssamtal med din närmaste chef en gång om året.

Anvisningar för utvecklingssamtal

Stockholms universitet har en central lösning för e-post. Din e-postsignatur ska följa universitetets visuella identitet och vid frånvaro är det viktigt att du aktiverar ett autosvar.

Kom igång med e-post

Mall för e-postsignatur

Lägg till e-postsignatur

Skapa frånvaromeddelande i e-posten

För interna grupputskick har institutionen flera så kallade funktionsadresser:

För att nå:

Skicka e-post till:

Administrationen + utbildningsansvariga admin@isd.su.se
Doktoranderna doktorand@isd.su.se
Forskarkollegiet forskarkollegiet@isd.su.se
Handledare inom forskarutbildningen handledare@isd.su.se
Ledningsgruppen ledning@isd.su.se
Alla lärare, forskare och doktorander larare-forskare@isd.su.se
All personal isd-personal@isd.su.se


Undvik att Svara alla om du vill återkoppla på ett grupputskick.

Ändra din standardinställning från Svara alla till Svara

Alla heltidsanställda med månadslön vid Stockholms universitet har möjlighet att ägna en arbetstimme per vecka till friskvård. Arbetar du deltid har du rätt till friskvårdstimmen i proportion till din tjänstgörings omfattning.

Friskvårdsbidrag

Alla anställda har även rätt till friskvårdsbidrag på upp till 2500 kronor per år. Vilka aktiviteter som är godkända för friskvård styrs av Skatteverkets regler. Du kan inte få friskvårdsbidrag för inköp av träningsutrustning.

Friskvårdsaktiviteter A–Ö

Du ansöker om ditt friskvårdsbidrag i HR-systemet Primula.

  1. Följ instruktionerna i Primula för att registrera ditt friskvårdsbidrag.
  2. Lämna ditt utskrivna underlag tillsammans med originalkvitto till institutionens ekonomihandläggare.

Som anställd vid Institutionen för språkdidaktik kan du ansöka om särskilda medel för aktiviteter som är knutna till din kompetensutveckling. Det kan gälla kostnader för deltagande vid konferenser och studieresor. Forskare kan söka konferensmedel om max 15000 kronor per år.

Ansökningar behandlas vid två tillfällen per termin:

  • 15 februari och 1 maj
  • 15 september och 1 november

Riktlinjer för ansökan om medel för resor, konferenser, språkgranskning, forskningsmateriel m.m. (224 Kb)

Du ansöker på särskild blankett som lämnas till din närmaste chef eller din huvudhandledare (doktorander):

Ansökan om medel för konferenser och studieresor (118 Kb)

Om du har behov av litteratur, kontakta din studierektor/närmaste chef som godkänner och skickar vidare för beställning.

Alla inköp ska godkännas av din närmaste chef, även litteratur till institutionen.

Institutionen har ingen egen service för resebokning (förutom vid Nationellt centrum för svenska som andraspråk). Du bokar själv din resa hos affärsresebyrån Egencia, som universitetet har upphandlat avtal med, eller direkt hos SJ.

Boka resor online - Egencia

Boka tågbiljetter - SJ

Försäkring

Vid utrikes tjänsteresa bör du ha med dig Swedish State Business Travel Insurance Certificate som intygar att du är försäkrad genom Kammarkollegiet. Kortet utfärdas av institutionens ekonomihandläggare.

Försäkring vid resor

Reseräkningar

När traktamente skall utgå eller om du använt bil i tjänsten ska du upprätta en reseräkning i HR-systemet Primula. Följ instruktionerna där.

Reseräkningen ska vara inlämnad senast tre månader efter avslutad resa.

Utlägg

Du registrerar dina utlägg i HR-systemet Primula. Följ instruktionerna där.

Alla utlägg ska godkännas i förväg av din närmaste chef.

Kalenderåret är kvalifikationstid för semester. Betald semester får du för tid som svarar mot din anställningstid under kalenderåret. Du har rätt att få ut 20 semesterdagar under perioden juni-augusti.

Du ansöker om semester i HR-systemet Primula. Följ instruktionerna där.

Semester

Annan ledighet

Ledighet och återtag av ledighet ska planeras i samråd med din närmaste chef. Du kan beviljas ledighet med eller utan lön.

Ledighet med lön

Ledighet utan lön

Föräldraledighet och föräldralön

Ledighet för studier

Ledighet för personalutbildning

Du ansöker om ledigheter (och eventuella återtag) i HR-systemet Primula. Följ instruktionerna där.

Tjänstledighet för annan statlig anställning

Du som har en tillsvidareanställning vid universitetet har rätt att vara tjänstledig om du blir erbjuden en annan statlig tidsbegränsad anställning. Detta gäller som längst i två år. Rätten gäller endast tjänstledighet på heltid, för ledighet på deltid krävs att du och din närmaste chef är överens.

Tjänstledighet för annan anställning än statlig

Tjänstledighet för annan anställning än statlig tidsbegränsad anställning kräver att du och din närmaste chef är överens. Institutionen godkänner sådan tjänstledighet för längst i ett år, med sex månader i taget.

För att få tjänstledigt för annan anställning än statlig gäller att:

  • ansökan lämnas in tre månader före tjänstledighetsperiod
  • ansökan gäller maximalt sex månader

Om du blir sjuk ska du anmäla det i HR-systemet Primula. Följ instruktionerna där. Du ska även meddela institutionens ekonomihandläggare och din närmaste chef.

När du är frisk igen ska du göra en friskanmälan i HR-systemet Primula. Följ instruktionerna där. Du ska även meddela din närmaste chef.

  • Friskanmälan ska göras första arbetsdagen efter sjukfrånvaron.
  • Sjukavdrag görs från första sjukdagen tills att friskanmälan registreras.

Sjuk mer än 7 dagar

Från 8:e sjukdagen krävs läkarintyg. Skicka kopia på läkarintyget med vanlig post till institutionens ekonomihandläggare (som skickar vidare till Personalavdelningens lönehandläggare).

  • Ange ärende-ID för din sjukanmälan i Primula på de handlingar du skickar in.
  • Om din sjukskrivning förlängs ytterligare ska du löpande skicka in kopior på dina läkarintyg.

Information om sjukskrivning med anledning av coronaviruset 

Om du inte friskanmält dig eller skickat in läkarintyg för fortsatt sjukdom betraktas din frånvaro som olovlig och ger fullt löneavdrag.

Ersättning för läkemedel

För att få ersättning för läkemedel ska du inom sex månader lämna in kvitton i original. Du skickar dessa direkt till Personalavdelningens lönehandläggare.

Sjukdom och läkarvård

Institutionen bekostar i normalfallet språkgranskning av vetenskapliga publikationer som avser annat språk än ditt förstaspråk. Anmäl ditt behov till prefekten, som fattar beslut i frågan.

Du kan anlita någon av de leverantörer som upphandlats gemensamt för statliga myndigheter i form av ramavtal.

Översättning

Alla trycksaker ska följa Stockholms universitets visuella identitet, som omfattar logotyp, typografi, färgpalett och andra grafiska uttryck som dekorelement och bilder.

Grafisk manual

Produktionsverktyget är ett webbaserat verktyg som gör det snabbt och smidigt att producera enklare grafiskt material enligt Stockholms universitets grafiska profil, såsom intyg, vetenskapliga posters eller visitkort. Inga förkunskaper krävs och alla anställda har tillgång till verktyget.

Logga in till produktionsverktyget

Stockholms universitet har upphandlade ramavtal med flera tryckerier som täcker olika behov av trycksaker.

Tryckerier

Stockholms universitet har anpassade Word-, Excel- och Powerpointmallar som följer riktlinjerna för universitetets visuella identitet.

Du som har en så kallad SUA-dator (PC) installerar dina mallar via Software Center.

Installera program från Software Center

Du som har en annan dator laddar ner mallpaketet från Mediabanken. Extrahera filerna, klicka på installationsfilen och följ därefter instruktionerna.

Logga in till Mediabanken

För att mallarna ska fungera korrekt kan du behöva starta om din dator efter installatonen.

Om du behöver vabba ska du anmäla det i HR-systemet Primula. Följ instruktionerna där. Du ska även meddela institutionens ekonomihandläggare och din närmaste chef.

  • Om du redan är delledig utan föräldrapenning på till exempel 20 % så ska din tillfälliga VAB-frånvaro anges som 80 %.
  • Om du är föräldraledig med ersättning från Försäkringskassan som gäller hel månad, ska den omfattning du skulle ha arbetat anges.

Om ditt barn är sjukt mer än 7 dagar

Från 8:e sjukdagen krävs intyg från läkare eller sjuksköterska. Skicka kopia på intyget till institutionens ekonomihandläggare samt till Personalavdelningens lönehandläggare, antingen via e-post eller via vanlig post.

Föräldraledighet

Vård av barn (vab) - Försäkringskassans information

 

För chefer

Närmaste chef har huvudansvaret vid nyanställning:

Vid Institutionen för språkdidaktik gäller särskilda rutiner för att säkerställa ett bra välkomnande av nyanställda. I det uppdraget har närmaste chef och institutionstekniker i tur och ordning olika ansvarsuppgifter.

Närmaste chef initierar processen genom att:

  1. Kontakta administrativa chefen om att en person ska anställas.
  2. Förvissa sig om att ett anställningsbeslut kommit till stånd.
  3. Fylla i blanketten Information om ny medarbetare (394 Kb) och skicka den till funktionsadressen nyisd@isd.su.se.

Närmaste chef tar emot den nya medarbetaren:

  • Presenterar medarbetaren för övriga, samt visar lokalerna.
  • Går igenom institutionens internsida på webben.
  • Informerar om var nyckel och passerkort kan hämtas.
  • Ansvarar för att medarbetaren fyller i ett anhörigformulär.
  • Ansvarar för att medarbetaren blir introducerad och insatt i sina arbetsuppgifter.

Institutionstekniker ansvarar för att:

  • Beställningar genomförs enligt det inskickade formuläret.
  • Möblera den nya arbetsplatsen samt märka upp postfack och rum.
 

För lärare

Särskilda rutiner och riktlinjer för dig som undervisar:

Alla kurser med fastställd kursplan ska ha en eller flera kursplatser i Athena. Studenterna importeras från Ladok till Athena när de registrerar sig på kursen. På samma sätt tas studenter som avregistrerar sig från en kurs bort från Athena.

Kursplatser behöver skapas för varje kurstillfälle:

  1. Utbildningsadministratören skapar kurstillfälle i SISU och skickar tillfälleskoden till kursansvarig lärare.
  2. Kursansvarig avgör hur kursplatsen i Athena ska sättas upp. Möjlighet finns att ha separata kursplatser för delkurser, att länka samman flera kurser och kurstillfällen till en kursplats med mera.
  3. Kursansvarig meddelar Athena-administratören om aktuell tillfälleskod och hur kursplatsen i Athena ska se ut.
    - Kursplatsen namnges så att den blir lätt att hitta, till exempel Svenska I för 4-6 (US116G, delkurs 3).
    - Om delkurs ges av annan institution ska deras Athena-administratör ges behörighet att skapa kursplats för aktuell delkurs.
  4. Athena-administratören skapar kursplatsen i Athena, lägger till och meddelar kursansvarig.
  5. Kursansvarig kan lägga till ytterligare lärare på kursplatsen.

Instruktioner för Athena

Logga in i Athena

  • Examinator utses av institutionsstyrelsen (IS).
  • Examinator har det yttersta ansvaret för att examinationen sker i enlighet med kursplanen och är den som tar det slutliga betygsbeslutet och signerar betygsprotokollet.

Betygsbeslut

  1. Kursansvarig/undervisande lärare rapporterar in betyg i Ladok och tilldelar därefter ärendet till kursens examinator för attestering. (Se Resultatrapportering.)
  2. Examinator attesterar betygen och loggar in på nytt för att bekräfta inläggningen.
  3. Kursansvarig lärare räknar i förekommande fall samman betyg på hel kurs och lägger in i Ladok samt skickar till examinator för attestering.
  4. Examinator attesterar i Ladok och loggar in på nytt för att bekräfta inläggningen.

Byte av examinator

Student som två gånger i rad fått underkänt på ett prov kan ansöka om att få en annan examinator, om inte några särskilda skäl talar emot det. Beslut tas av institutionsstyrelsen (IS).

Ansökan om ny examinator

Att skriva en tentamen

Självständigt arbete

Riktlinjer för handledning och examination av självständiga arbeten och examensarbeten vid ISD (223 Kb)

Riktlinjer för handledning och examination av självständigt arbete AN inom grundlärarprogrammet (252 Kb)

Regler för utbildning och examination på grundnivå och avancerad nivå

Ansvarsområden för kursansvarig lärare:

Planering och genomförande

  • Ansvarar för att lärarlaget planerar och genomför kursen.
  • Skapar ett schemaunderlag och skickar till schemaläggaren, senast 15 februari inför höstterminen och senast 15 september inför vårterminen. (Se Schemaläggning.)
  • Upprättar en studiehandledning som innehåller betygskriterier.
  • Planerar och informerar om examinationstillfällen, även omexamination.
  • Examinator (oftast kursansvarig) beslutar om eventuella stödåtgärder åt student som har intyg för det.
  • Skickar litteraturlista till Stockholms universitetsbibliotek, Akademibokhandeln och Campusbutiken, senast 1 juni inför höstterminen och senast 15 november inför vårterminen.
  • Informerar VFU-studierektor om när VFU är utlagt i kurser, senast 1 maj inför höstterminen och senast 1 november inför vårterminen.
  • Lämnar kopia av närvarolista till utbildningsadministratören senast en vecka efter kursstart.
  • Dokumenterar och meddelar ämnesstudierektor om det uppstår problem i kursen med lärare eller studenter.

Kursutveckling

  • Driver kursutveckling och arbetar med kvalitetssäkring i samarbete med ämnesstudierektor och ämnesgrupp.
  • Lämnar förslag till kursplanerevidering till ämnesstudierektor som vidarebefordrar till kursplanegruppen.
  • Deltar i institutionsövergripande möten kring kursen.

Examination

  • Ansvarar för betygskonferens om flera lärare samarbetar inom en kurs.
  • Ansvarar för att alla VFU-rapporter lämnas till arkivansvarig.

Kursrapport

  • Ansvarar för att en kursrapport färdigställs. (Se Kursvärdering.)

Kursplaner, kurslitteraturlistor och betygskriterier fastställs genom beslut i institutionsstyrelsen (IS). Nya kursplaner behöver även godkännas av fakultetsnämnden (eller områdesnämnden, för VFU- och UVK-kurser).

  • Revidering av kursdokument får endast ske en gång per termin.

Beredning av kursdokument:

  1. Kursansvarig lärare ber kursplaneadministratör om en wordmall (för ny kurs) eller originaldokumentet (vid revidering).
  2. Kursansvarig skickar ett dokumentutkast till ämnesstudierektor och kursplaneadministratör.
  3. Kursplanegruppen granskar dokumentet.
  4. Kursplaneadministratör bereder dokumentet och lämnar det till IS för beslut.
  5. Kursplaneadministratör färdigställer dokumentet och ser till att det publiceras på kurssidan.
  • Kursplanen ska vara fastställd senast när anmälan öppnar.
  • Litteraturlistan ska finnas på kurssidan senast två månader före kursstart.
  • Betygskriterierna ska finnas på kurssidan senast vid kursstart.

Efter avslutad kurs ska det alltid göras en kursvärdering. För kurser som ligger i Athena används Kursvärderingstjänsten. För VFU-kurser används Survey&Report.

  • Enkätansvarig administrerar den digitala processen.
  • Kursansvarig lärare färdigställer kursrapporten.

Kursansvarig lärare initierar processen genom att meddela enkätansvarig när kursslut närmar sig.

  1. Enkätansvarig skapar en kursvärdering som skickas till kursansvarig.
  2. Kursansvarig förhandsgranskar och kommenterar och skickar sedan tillbaks kursvärderingen till enkätansvarig.
  3. Vid angivet startdatum läggs kursvärderingen automatiskt in i Athena.
  4. Studenterna besvarar kursvärderingen.
  5. Ämnesstudierektor granskar svaren och meddelar enkätansvarig när det är klart.
  6. Enkätansvarig klarmarkerar svaren som skickas till kursansvarig.
  7. Kursansvarig färdigställer kursrapporten i Athena.
  8. Enkätansvarig skickar kursrapporten till webbredaktör för publicering på kurssidan.

Kursvärderingstjänsten - videoguider över processen samt demonstration av arbetsflödet

För VFU-kurser gäller:

  1. Enkätansvarig skickar ut kursvärderingen till studenterna via Survey&Report.
  2. Kursansvarig lärare sammanställer kursrapporten enligt särskild mall:
    Mall för kursrapport för VFU-kurs (259 Kb)

Med fusk avses att en student "med otillåtna hjälpmedel eller på annat sätt försöker vilseleda vid prov eller när en studieprestation annars ska bedömas". Den vanligaste formen av fusk är plagiat men det kan även handla om till exempel otillåtna anteckningar vid salsskrivning.

Vid misstanke om fusk är examinerande lärare skyldig att vända sig till ämnesstudierektor:

  1. Läraren och ämnesstudierektor sammanställer ett underlag som skickas till studierektor GN/AN.
  2. Studierektor GN/AN kallar till ett samtal med studenten, där även läraren deltar.

Plagiat är strängt förbjudet och kan leda till avstängning från universitetet och i värsta fall polisanmälan. Även texter som studenten själv skrivit tidigare räknas som plagiat, så kallat självplagiat. Information om plagiat ska förmedlas till studenterna muntligt, samt ingå i studiehandledningen för varje kurs.

Urkund är ett textjämförelseverktyg som kan användas av alla lärare och forskare för att hitta den simplaste formen av plagiat. Urkund kan dels användas som en fristående webbaserad tjänst, dels som ett integrerat verktyg i universitetets plattformar.

Logga in i Urkund

Riktlinjer för disciplinärenden vid Stockholms universitet

Stockholms universitets handbok: Att motverka plagiering

ISD:s information till studenter om plagiat och fusk

Efter avslutad rättning och betygssättning ska tentamensresultat snarast (inom tre veckor) dokumenteras i Ladok. All resultatrapportering görs av respektive lärare.

Observera att med Betygsdatum menas det datum då studenten avslutade kursen (tentadatum, inlämningsdatum för slutuppgift, sista seminariet eller inlämningsdatum för restuppgift). Betygsdatum är inte datum för rättning.

Logga in i Ladok

  • Du hittar alla dina kurser på din förstasida.
  • Du kan även söka fram en kurs med kurskod och en student med personnummer.
  • Du kan filtrera fram grupper uppe till höger i formuläret.
  • Om du behöver lägga in betyg på en omregistrerad student: Klicka i Visa från alla.
  • Om det inte hjälper: Sök fram studenten med personnummer.
  • Eventuellt behöver ansvarig utbildningsadministratör ge dig behörighet till kurstillfället, för att du ska kunna rapportera och attestera en omregistrerad student. Kontakta i så fall din utbildningsadministratör.
  • Om du inte kan attestera en kurs: Tilldela ärendet till kursens examinator för attestering. Detta gör du direkt i Ladok.

Ladokmaterial - Resultatrapportering

Kursansvarig lärare ska lämna ett tydligt bokningsunderlag till schemaläggaren:

  • senast 15 september inför vårterminen
  • senast 15 februari inför höstterminen
  1. Använd och följ instruktionerna i den här mallen:
    Underlag för lokalbokning - ISD (231 Kb)
  2.  Skicka ditt bokningsunderlag till lokalbokning@isd.su.se

På X: > Lokalbokning finns det förberedda underlag för flera kurser. Om du inte hittar din kurs där kan du kontakta schemaläggaren.

Ett kursschema kan kopieras från en termin till en annan och justeras i efterhand. Kontakta schemaläggaren om du vill kopiera den förra terminens schema.

Tips för utsökningar och visning av scheman i TimeEdit

 

Vem gör vad?

Arbetsmiljöombud

Tomas BrännmarkKatarina Rejman

Arkivvård

Zakaria Lemmouh

Athenaadministratör

Mary Zaia

Budget

Agneta Eiseborn

Diariet

Margareta Skoglund Ålin

DiVA

Margareta Skoglund Ålin

Ekonomihandläggning

Marja Vatalis

Felanmälan lokaler

Fastighetsavdelningen

IT-ärenden

Helpdesk / Alf Friberg

Kursdokument

Josefin Bloch

Kursvärderingar

Zakaria Lemmouh

Lokalbokning

Zakaria Lemmouh: lokalbokning@isd.su.se

Lönehandläggare

Personalavdelningen: christine.johnson@su.se

Materialinköp

Alf Friberg

Miljörepresentant

Stina Robén

Personalfrågor

Marjan Bastansiar

Personalmobilitet

Studentavdelningen

Projekt

Agneta Eiseborn

Schemaläggning

Zakaria Lemmouh: lokalbokning@isd.su.se

Service

Alf Friberg

Sjukanmälan

Marja Vatalis

Trycksaker

Hilda Bergmar

Webb

Hilda Bergmar
På denna sida