Vad ska jag tänka på innan jag bokar min resa?

Först och främst ska du fylla i en reseblankett och skicka den till inköpsfunktionen. Blanketten hittar du på Sveflers internwebb under rubriken Blanketter och mallar:

Blanketter och mallar (Internt)

Blanketten ska godkännas och signeras av din närmaste chef (en digital signatur räcker). 

Därefter bokar du själv din resa. Det gör du genom att logga in på Amex GBT:s onlinebokningsverktyg med ditt SU-konto.

Boka resa (Medarbetarwebben)

Bokar du i stället resan via Amex GBT:s kundtjänst läggs det på en serviceavgift för varje bokad tjänst. Tänk på att de tar ut en extra serviceavgift om du kontaktar dem via chatt eller telefon utanför kontorstider. Prislista för bokning via kundtjänsten hittar du på sidan Boka resa på Medarbetarwebben.

Det är viktigt att du uppdaterar din profil med nödvändig information så som telefonnummer, födelsedatum och passuppgifter innan du bokar din första resa. Kontrollera även att ditt namn i profilen överensstämmer med ditt pass. Samtliga mellannamn och efternamn ska alltså stå med i den ordning som de står i passet. Förnamn kan du fylla i och ändra själv men skulle du behöva ändra ditt efternamn måste du kontakta en av institutionens profiladministratörer (Cecilia Törnqvist Råberger eller Lena Eriksson).

Glöm inte att fylla i syftet med resan du ska boka, detta görs i det sista bokningssteget. Där ska du också fylla i vilket projektnummer resekostnaden ska dras från. 

Är min resa försäkrad?

Ja, resor som bokas via vår leverantör Amex GBT betalas via vårt resekonto och täcks då automatiskt av ett försäkringsskydd via Moderna försäkringar. I försäkringen ingår bland annat avbeställningsskydd och ersättning vid förseningar eller om bagaget skulle komma bort. Mer information om försäkringen hittar du på medarbetarwebben:

Försäkringar (Medarbetarwebben)

Ska du åka utomlands på tjänsteresa är du också försäkrad via Kammarkollegiet. Vill du ha ett intyg (fysiskt eller digitalt) kan du kontakta inkop.svefler@su.se innan avresa så hjälper vi dig.

Hur ska jag tänka kring SU:s resepolicy när jag bokar min resa? 

Så här kan du minimera din klimatpåverkan när du reser:

• Är resan nödvändig? Utvärdera behovet av en resa i tjänsten eller som utgör en del av undervisningen.
• Finns det digitala alternativ? Resor ska så långt som möjligt ersättas med digitala mötesformer. Det är inte tillåtet att flyga till ett möte eller en aktivitet som pågår mindre än en arbetsdag om digital medverkan kan erbjudas. 
• Finns det markbundna alternativ?  Transportmedel som genererar lägst utsläpp av växthusgaser ska prioriteras – exempelvis tåg framför flyg.
• Undvik flygresor under 700 kilometer. Om inte särskilda skäl finns ska annat färdmedel än flyg användas för resor som är kortare än 700 kilometer. 
• I första hand kollektivtrafik. Vid lokala resor i Sverige eller utomlands ska i första hand kollektivtrafik nyttjas, i andra hand taxi (med miljöbil) eller annan markbunden trafik med lägre koldioxidutsläpp. 

Vill du läsa mer? Universitetets resepolicy finns i sin helhet på Medarbetarwebben:

Policy för möten och resor (Medarbetarwebben)

Vad ska jag välja för typ av biljett?

Under pandemin hade institutionen som praxis att vi alltid skulle boka en återbetalningsbar biljett. I dagsläget är det upp till dig som resenär att välja biljettyp utifrån pris, om resan ligger nära i tiden eller inte och så vidare. Generellt är de återbetalningsbara biljetterna mycket dyrare att boka. 

När du valt en avgång med tåg (eller flyg) klickar du på ”ändra pris/klass” för att byta biljettyp. Där kan du alltså ändra om du vill att biljetten ska vara återbetalningsbar eller inte, samt om du till exempel vill åka i en lugn tågvagn. Kolla även om priskategorin ”Su-pris” finns att välja då det ofta är ett billigare alternativ.

Kan jag boka Arlanda Express och kollektivtrafik via Amex GBT?

Ja, det går bra att köpa enkelbiljetter till Arlanda Express och kollektivtrafik runt om i Sverige. Du behöver välja ett datum och en specifik avgångstid för biljetten men den är i regel giltig hela dagen det valda datumet. Periodbiljetter går tyvärr inte att köpa via resebyrån. 

Ingår en incheckad väska i min flygbiljett?

När du valt vilken avgång du ska flyga med kan du se vilka olika biljettyper som finns tillgängliga att boka och om det ingår något bagage. Vissa flygbolag inkluderar en kabinväska medan andra endast godkänner en liten handväska eller ryggsäck som handbagage. Det framgår inte så tydligt i onlinebokningsverktyget vilken typ av väska som åsyftas. Det säkraste sättet att få reda på det är därför att gå in på hemsidan för det flygbolag du tänkt åka med och söka på vad de har för regler när det kommer till bagage i de olika priskategorierna.

Ska jag välja biljettalternativet ”Bio fuel” när jag bokar min flygbiljett?

Nej, det biljettalternativet ska inte bokas.

Vilket hotell ska jag välja?

När du söker på hotell i staden du ska övernatta i kommer det upp en lista över upphandlade hotell som är godkända att boka. Det finns ett rankningssystem på dessa i form av hjärtan. Ett hotell kan maximalt ha tre hjärtan och det betyder att det är rankat i topp utifrån SU:s parametrar. Vi ska hålla oss till att boka de hotell som har bäst ranking i den mån det går. Alla hotell som finns upplagda online är däremot okej att boka. 

Är hotellet av-/ombokningsbart?

Hotellrum är generellt avbokningsbara fram till kl. 14:00 på ankomstdagen. 

Vad är en E-voucher?

När du bokar ett hotell så skickas det automatiskt en e-voucher till hotellet som fungerar som betalning. Du som resenär ska alltså inte betala någonting när du checkar in på hotellet. Däremot kan det vara bra att ta med ett kreditkort ändå, eftersom vissa hotell utomlands kräver att man registrerar ett betalkort vid incheckning. 

Kan jag boka taxi via Amex GBT?

I nuläget går det inte att beställa taxi själv via onlinebokningsverktyget, det är en funktion som ska komma senare under 2024. Det går däremot bra att mejla, chatta med eller ringa Amex GBT Traveler Care för att boka taxi (tänk på att Amex GBT tar ut en extra serviceavgift om du kontaktar dem via chatt eller telefon utanför kontorstider). Taxiresan måste vara i anslutning till en annan resa med exempelvis flyg eller tåg. Det går alltså inte att boka en enskild taxiresa via resebyrån. Övriga taxiresor måste bokas direkt via taxibolagen (OBS! Använd ej Uber, Bolt eller liknande). Ersättning för taxiresan begärs via kvitto i Primula.

Information om hur du kontaktar Amex GBT hittar du på sidan Boka resa > Boka din resa > Traveler Care (personlig service):

Boka resa (Medarbetarwebben)