När du öppnar ett vanligt Word-dokument är det med en standardmall med givna format. Med uppsatsmallen är det samma sak, men den har egna format. Just nu finns ingen uppsatsmall, men det kommer troligtvis en mall under hösten 2022 (från universitetet).

Oavsett om du utgår från standardmallen i Word eller uppsatsmallen från universitetet, bör du använda formaten, och du behöver välja dem aktivt. Dvs. istället för att sitta och ändra ett stycke som har formatet Normal, Times 11 pt till 18 pt för att det ska se ut som en rubrik, så väljer du det färdiga formatet Rubrik 1, och för under- och mellanrubriker väljer du Rubrik 2, Rubrik 3 osv.

Ändringar

Om du av någon anledning behöver ändra alla Rubrik 1 till röd färg t.ex., eller ändra från typgrad 11 pt till 18 pt, ska du inte behöva sitta och ändra rubrik för rubrik, utan ändrar själva formatet. Då uppdateras alla rubriker samtidigt och blir röda, eller 18 pt osv.

Innhållsförteckning

När man gör en innehållsförteckning ställer man in vilka format den hämtar: Rubrik 1, Rubrik 2, Bilagor osv. (I uppsatsmallen finns redan en innehållsförteckning.) Om all text heter Normal men vissa delar ser ut som rubriker trots att de egentligen inte är det, kommer de inte med i innehållsförteckningen. (Väljer du att Normal ska synas i innehållsförteckningen, ja då kommer ALL text med ...) Du bör använda automatisk innehållsförteckning, och inte sitta och skriva den manuellt själv, för att kunna uppdatera enkelt.

Oftast uppdateras innehållsförteckningen automatiskt när du stänger och nästa gång öppnar dokumentet. Du kan lätt själv uppdatera medan du skriver eller om det inte har uppdaterats när du öppnar dokumentet nästa gång (det hakar upp sig ibland):

• ställ markören i innehållsförteckningen (som blir grå, då det är ett "fält") oxh högerklicka > Uppdatera > Uppdatera hela tabellen (om du har lagt till/tagit bort/ändrat rubriker. "Tabell" är inte att förväxla med rutnätet tabell för faktauppställningar.)
• ELLER Uppdatera endast sidnummer (om rubriker är desamma, men de har förskjutits över sidorna p.g.a. mer brödtext. Brödtext = den löpande texten du skriver.).

Tillgänglighet för synskadade

De olika formaten (Rubrik 1, Rubrik 2 osv.) har dold HTML-kodning. När man sparar sitt Word-dokument som pdf blir t.ex. rubrikerna HTML-kodade (Header 1 osv.). En person med synnedsättning eller blindhet använder skärmläsare (screen reader) för att få skärmens text omvandlad till tal (talsyntes) eller utskriven som blindskrift (braille). Skärmläsaren hämtar HTML-kodningen – därför är det viktigt att använda rätt format i sitt dokument.

Med skärmläsare kan man välja att få endast rubriker upplästa, endast länkar eller endast ALT-texter i bilder för att lättare skaffa sig en överblick över innehållet och inte behöva höra/läsa all brödtext. Jämför det med hur en person med fungerande syn ögnar igenom/"skannar av" en text på skärmen eller i en papperstidning t.ex. och snabbt läser rubrikerna (då dessa syns tydligt rent visuellt) eller letar länkar eller bara läser bildtexterna.

Det är också bra att tillgänglighetsanpassa pdf:er, se nästa rubrik.

Pdf-dokument är bra

Att pdf:a är alltid bra, t.ex. om du ska ladda upp uppsatsen i DiVA. (Likadant är det bra att på en webbsida, blogg osv. använda rätt format för tillgänglighetens skull.) Om du laddar upp ett Word-dokument kan din formatering och layout bli konstig och fel hos någon annnan p.g.a. att ni har olika inställningar. En pdf "fixerar" din formatering och layout.

För att skapa tillgängliga pdf:er krävs Adobe Pro.

Skapa tillgängliga pdf-filer (Adobe)

Under fliken Start finns en ruta snabbmeny Format. Den kan upplevas som oöverskådlig om det finns många format att använda. Klicka då vid den lilla pilen i nedre högra hörnet till höger om "Format" i snabbmenyn och du får fram en meny/formatlista. (Längst ned i den menyn finns länken Alternativ > där du kan välja vilka format du vill ska visas.)

Fliken Start > Format (pilen i nedre högra hörnet) > formatmenyn

När du skriver eller kopierar in text (egna anteckningar från egna dokument eller citerar andra författare från e-text/webbsidor osv.) måste du aktivt välja format så att det blir rätt, t.ex. Rubrik 1. (Se nedan om problem som kan uppstå eller hur du gör om du redan har skrivit uppsatsen i "vanligt Word-dokument".)

Format för brödtext efter rubrik

Oftast (allmänt i mallar) är det inställt att det automatiskt blir rätt text för brödtexten när man trycker Enter efter rubrikformat. Brödtexten kan heta olika saker: Brödtext, Normal, Normal text, Standard osv.

Efterföljande format för brödtext

Dessa ovan nämnda stycken (Brödtext osv.) har i sin tur oftast inställt vilket stycke som ska följa på det förra stycket, och det kan variera om de har inbyggd blankrad (luft före eller efter) eller indrag. De kan heta: Brödtext, Normal, Normal indrag, Standard, Standard med indrag, Standard med luft osv. På det formatet följer samma format igen (om det är inställt på det).

Alla andra format

Alla "udda" format som Citat, Exempel, Bild-/Tabell-/Figurrubrik måste du aktivt välja, och när du efter dem ska fortsätta med din brödtext måste du aktivt välja t.ex. Normal. (Ibland finns egna format för Punkt-/Streck-/Nummerlistor istället för att man klickar på ikonerna för dessa listor under fliken Start.)

När du kopierar text från andra dokument/internettexter kan dold kod följa med som gör att texten inte accepterar formatet du väljer. Då kan du "tvätta texten" i (PC) programmet Anteckningar:

1. Markera och kopiera text (ctrl C), eller klipp ut text (ctrl X).
2. Klistra in (ctrl V) i Anteckningar.
3. Markera allt (ctrl A) i Anteckningar.
4. Klipp ut (ctrl X) i Anteckningar och markera i ditt dokument lite mer yta än den text du vill byta ut (eller  mer än den yta där du klippte ut text). Ibland behöver man ta med – och därmed radera – punkten sist i stycket ovanför och första bokstaven i nästa stycke).
5. Klistra in (ctrl V) – och skriv in punkten sist i stycket ovanför och första bokstaven i nästa stycke på nytt, om du var tvungen att radera dem.
6. Därefter väljer du det format stycket ska ha.

Om det fortfarande inte fungerar får du manuellt markera stycket och manuellt ställa in på rätt typsnitt, typgrad (storlek) och radavstånd (kolla de andra styckena med rätt format: högerklicka > Stycke > Radavstånd [oftast Enkelt eller motsvarande Minst 13 pt, om brödtexten är 11 pt]).

Ibland fungerar inte det heller. Då får du helt enkelt

1. ställa markören sist i stycket ovanför med rätt format
2. trycka enter för nytt stycke
3. och skriva in texten manuellt.
4. Tryck enter för ytterligare nytt stycke
5. och radera sedan med delete tills du är framme vid nästa stycke.

Då har förhoppningsvis konstig dold kod raderats.

Just nu finns ingen uppsatsmall, men det kommer troligtvis en under hösten 2022 (från universitetet).

Enklast är att kopiera all text och klistra in den i uppsatsmallen. Alla befintliga format i ditt originaldokument följer med, så det gäller att hålla koll på vilka format som gäller för uppsatsmallen. Sedan får du gå igenom hela texten rubrik för rubrik, stycke för stycke och välja rätt format. Förslagsvis är du systematisk och tar först alla Rubrik 1, börjar om och tar alla rubrik 2, därefter alla citat osv. Då undviker du att missa något.

Det går att markera flera stycken samtidigt och välja t.ex. Normal indrag. Det räcker att markören står någonstans i ett stycke, du behöver inte markera exakt hela stycket. Ibland försvinner eventuella kursiveringar och fetstil, ibland inte, så du får testa vad som fungerar bäst.

Bilder och figurer du infogar kan du behöva beskära eller förstora/förminska. Kanske vill du placera bilder bredvid varandra. Se pdf:

Bilder i Word – förstora, förminska och beskära (453 Kb)

Tabeller kan du skapa, använda och formatera på olika sätt:

• Fliken Infoga > Tabell > markera antal rutor.
  ELLER
• Fliken Infoga > Tabell > Infoga tabell och skriv in antal rader/kolumner. När du sedan står med markören i tabellen dyker extra flikar upp längst upp till höger, Design och Layout, där du kan formatera tabellen.
  ELLER
• Fliken Infoga > Tabell > Excel-kalkylblad, där du kan utnyttja Excels alla funktioner.

Fördelen med tabell

Fördelen med tabeller istället för att tabba texten (knuffa texten åt höger med Tab-tangenten) i kolumner, är att du efteråt kan markera och redigera en kolumn eller rad i taget vid behov. Om du har tabbat går det att markera och redigera en rad i taget, men inte kolumn (då allt i raden markeras åt höger tills den når nästa rad i aktuell kolumn).

Utnyttja tabell utan att det syns

Du kan även utnyttja en tabell för uppställningar som inte ska se ut som en tabell. Du kan dela respektive sammanfoga celler och därigenom skapa snygga trappuppställningar och redigera respektive steg i trappan olika vid behov. Genom att avmarkera linjerna syns inte rutnätet/att det är en tabell:

• Markera hela tabellen > fliken Design > Kantlinjer > Ingen kantlinje.

Stödlinjer på skärmen

För att visa stödlinjer på skärmen (som inte syns i pdf eller vid utskrift):

• Markera hela tabellen > fliken Layout > markera (och avmarkera) med Visa stödlinjer.

Ibland kan linerja se ut som att de försvinner i pdf:en (på skärmen), eller att linjerna ser olika tjocka ut. Testa att förstora dokumentet så brukar det rätta till sig.

Utnyttja tabellformatet med hjälp av stödlinjer. Word (196 Kb)

Skapa Tabell- och Figur-/Bildrubrik (bra om du vill använda korsreferenser)

Detta är en bra funktion för att i din brödtext kunna korsreferera (se rubrik nedan) till tabeller osv. Tabellrubrik infogas ovanför tabellen, figur-/bildrubrik infogas nedanför figuren/bilden. En bra funktion om du vill kunna referera (korsreferens) till tabell- och figur-/bildnummer (eller sida) är att använda en automatisk funktion i Word för att namnge tabell/figur/bild, s.k. Beskrivning. (Detta är alltså inte en funktion inlagd specifikt i en viss mall, utan en allmän Word-funktion.)

1. Placera markören ovanför tabellen eller nedanför figuren/bilden.
2. Fliken Referenser > Infoga beskrivning.
3. I rutan Beskrivning > Alternativ > Etikett: välj Tabell e.d. och klicka på OK och det blir automatisk numrering. Nu ska det stå Tabell [nr] e.d. där markören stod och texten använder formatmallen Beskrivning (vilket är nödvändigt för att korsreferenser ska fungera). Den behöver nu eventuellt bytas till rätt format för rätt utseende:

• Om du har format för Tabellrubrik eller Figurrubrik, använd dem. Eller ändra utseende i formatet Beskrivning (fliken Start > fönstret – se rubrik Hitta formaten, ovan – med alla format: Beskrivning > högerklicka > Ändra).
• Om du behöver byta plats på två tabeller + tabellrubriker, eller radera en tabell + tabellrubrik eller lägga till en tabell bland de andra tabellerna + tabellrubrik, markerar du sen all text (ctrl A) och klickar på tangent F9 (pc). Då uppdateras alla "fält" dvs. tabellrubrikerna och de får rätt nummerordning. (Ev. korsreferenser uppdateras också.)

Korsreferens innebär att du kan referera kors och tvärs i dokumentet. Du kan korsreferera i brödtexten ("se Tabell 1") men även i tabeller eller bildtexter t.ex. Du kan korsreferera till t.ex. tabeller, figurer, kapitelrubriker, numrerade element osv. Du kan välja om referensen ska göras till t.ex. rubrik eller sida (i avhandlingar brukar det vara till rubrikens nummer, dvs. kapitel eller avsnitt).

Observera att om du använder s.k. samlingsdokument måste du jobba i själva samlingsdokumentet (alla kapitel samtidigt) när du korsrefererar mellan kapitel – annars finns det inget att korsreferera till s.a.s. När du korsrefererat klart kan du gå till enskilt dokument/kapitel och jobba vidare.

Samlingsdokument

Samlingsdokument är ett sätt att dela upp ett långt och texttungt dokument (t.ex. en bok) i flera dokument (oftast kapitlen), men där dokumenten är länkade till varandra så man lätt kan koppla ihop dem till ett dokument igen. Man sitter alltså inte och klipper ut text manuellt och klistrar in i egna dokument och sen klipper ihop allt manuellt igen, utan det hela sköts via länkar. (Sök på nätet för instruktion.)

Korsreferens till rubrik

Om du t.ex. ska referera till ett kapitel skriver du först ut ordet ”kapitel” (inom parentes ”kap.”).

1. Stå med markören i brödtexten där korsreferensen ska vara.
2. Välj fliken Referenser > Korsreferens.
3. Vid Referenstyp väljer du Rubrik, och vid Referera till väljer du Rubriknummer (eller rubriktext eller sida). Se till att Inkludera ovan/nedan inte är förvalt! Om du låter Infoga som hyperlänk vara markerad kan läsaren online klicka på referensen och automatiskt hamna på rubriken du refererar till.
4. Vid Till rubrik väljer du aktuell rubrik i rutan. (I brödtexten kommer det stå t.ex. Kapitel 1. Kapitelsiffran kommer online att vara gråmarkerad = länkat s.k. fält.)

Korsreferera till tabell/figur/bild

1. Stå med markören i brödtexten där korsreferensen ska vara.
2. Välj Referenser > Korsreferens.
3. Vid Referenstyp väljer du Tabell eller Figur eller Bild, och vid Referera till väljer du Endast etikett och nummer. Se till att Inkludera ovan/nedan inte är förvalt! Om du låter Infoga som hyperlänk vara markerad kan läsaren online klicka på referensen och automatiskt hamna på rubriken du refererar till.
4. Vid Till beskrivning väljer du aktuell figur (e.d.) i rutan. (I brödtexten kommer det stå t.ex. Figur 1. Figursiffran kommer online att vara gråmarkerad = länkat s.k. fält.)

Bokmärke: Referens till specifik sida där rubrik e.d. inte finns att referera till

Om du vill referera till sidnummer där viss brödtext står kan du göra det också, men då måste först texten markeras som bokmärke:

1. Markera den text du vill kunna referera till.
2. Välj Infoga > Bokmärke > ge bokmärket ett namn.
3. För att använda bokmärket vid korsreferens, gör som för rubrik, tabell osv. (se ovan).

Studie och språkverkstaden ger hjälp med själva skrivandet av uppsats (om du studerar vid Stockholms universitet).

Studie- och språkverkstaden