Process och roll

Stockholms universitet eftersträvar att effektivisera vår inköpsprocess genom att öka vår e-handel. E-handel bidrar till en rad fördelar både för köpare och säljare, exempelvis att digitalisera och automatisera hantering av affärsdokumenten. E-handel möjliggör även en förbättrad styrning av offentliga inköp mot befintliga upphandlade avtal. SU vill därför ansluta så många av våra leverantörer som möjligt till vårt e-handelssystem och göra så många beställningar som möjligt via vårt e-handelssystem.

E-handelsprocess på SU 

  • Ansluta upphandlade avtal, leverantörer och produkter till e-handelssystem
  • Skapa e-beställning med förattest och skicka e-order till leverantörer via e-handelssystem
  • Godkänna leverans i e-handelssystem
  • Ta emot e-faktura med fakturamatchning i e-handelssystem

Roller för e-handel på din institution

Det är upp till  varje institution att bestämma vilka som blir behöriga beställare. Konto och beställarbehörighet i e-handelsportalen kan beställas via Serviceportalen för alla som är anställda vid SU.

Två olika flöden med olika roller används på SU idag;

  • 2steg: Beställare skapar beställning med kontering och attest > Utanordnare utanordnar och signerar
  • 3steg: Beställare skapar beställning > Ekonom konterar och attesterar > Utanordnare utanordnar och signerar

Support och utbildning

För dig som  är prefekt eller administrativ chef/motsvarande, kontakta Inköps- och upphandlingssektionen på Ekonomiavdelningen via Serviceportalen. Vi vill gärna diskutera lämplig process och roll för din institution tillsammans på ett möte.
För dig som  är beställare, anmäl dig till Grundutbildning i e-handelsportalen för att öva på e-handelsportalen.
För dig som vill få/ändra beställarbehörighet i e-handelsportalen, kontakta Ekonomiavdelningen via Serviceportalen.

Formella krav

E-handel och elektroniska inköpsprocesser inom den offentliga sektorn är ett prioriterat område både inom EU och i Sverige. Det finns både lagar och förordningar som reglerar området. SU följer SFTI (Single Face To Industry) standarder för e-handel för att underlätta en effektiv e-handel och en enklare leverantörsanslutning.


Förordningar och föreskrifter

  • Förordning myndigheters elektroniska informationsutbyte (riksdagen.se)
  • Ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet
  • Föreskrift om registrering i PEPPOL  som är nätverk för elektronisk handel och fakturahantering (peppol.eu)
  • Rekommenderade standarder (sfti.se

Status e-handel på SU

2013 fattade SU beslut om att införa e-handel genom att avropa och implementera ett e-handelssystem och 2014 lanserades e-handelsportalen. Sedan 2018 har vi följt upp andel e-handel avseende ett antal olika indikatorer, vilka vi rapporterar till
Myndigheten för digital förvaltning | DIGG.  
Idag har vi ca 50 anslutna avtal till vårt e-handelssystem och vi skickar ca 800 e-order varje månad (statistik uppdaterad dec 2020 av Inköps- och upphandlingssektionen).

  • Uppföljning av myndigheternas e-handel (digg.se)