Vad händer om man inte städat klart till 31 mars?

Svar: Avseende tiden för städning så är den 31 mars ett förslag från vår sida för att ni ska ha bra förutsättningar för det fortsatta arbetet med konvertering. Inget kommer att hända om man inte hinner färdigt till den 31 mars förutom att institutionen/motsvarande troligen får mer arbete längre fram i processen.

Varför finns inte information om kostnadsbärare och interna projekt med i checklistan?

Svar: Avseende kostnadsbärare så kommer dimensionen inte finnas kvar i den nya redovisningsplanen och det är därför inte prioriterat att stänga kostnadsbärare som inte längre används. Men som det beskrivs i checklistan (s. 4) ska felaktiga kostnadsbärare på projekt eller aktivitet rättas.

Interna projekt är tänkt att hanteras i samband med konvertering till ny redovisningsplan (se checklistan s.4) men ni kan självklart välja att avsluta interna projekt som inte längre används eller är inaktuella. Information om projektavslut finns på medarbetarwebben.

Jag undrar hur det blir med kostnadsbärare, hur ska vi tänka när vi nu till exempel lägger upp nya bidragsprojekt?

Svar: Den nya redovisningsplanen gäller från och med 2022-01-01 och där finns dimensionen kostnadsbärare inte kvar. Eftersom redovisningsplanen inte börjar gälla förrän nästa år, ska kostnadsbärare användas tills vi går över till den nya redovisningsplanen, d.v.s. från och med 2022.

Får man behålla enheter, aktiviteter och projekt som man har behov av under 2021 men som man inte ska använda 2022?

Svar: Ni behöver inte stänga några enheter som ni aktivt använder och har behov av under 2021. Städningen avser endast de koddelar som ni inte använder och inte har ett behov av.

Ska jag flytta alla saldon utan projekt till projekt redan nu genom att lägga upp nya internprojekt?

Svar: Nej. Vi rekommenderar inte att ni skapar nya projekt för de saldon som idag saknar projekt. Att skapa nya projekt i år leder sannolikt till merarbete och är inte nödvändigt för den kommande konverteringen till ny redovisningsplan. I konverteringsarbetet kommer alla saldon utan projekt att identifieras och hanteras. Mer information om hur konverteringsarbetet ska gå till kommer att komma längre fram.

Kan institutionen själv avsluta koddelar som ska avslutas i systemet?

Svar: Institutionen kan inte avsluta koddelar (enhet, aktivitet, projekt m.m.) i systemet utan det är något som görs centralt på Ekonomiavdelningen. I checklistan (s. 14) beskrivs hur det går till samt i bilaga ”Hantering koddelar” (s. 16) vem som är ansvarig för respektive koddel på Ekonomiavdelningen. Kom ihåg att saldot i balansräkningen och utfallet i resultaträkningen måste vara noll för att en koddel ska stängas. Detta finns beskrivet i checklistan.

Ska vi utrangera alla anläggningar som har ett restvärde noll och är helt avskrivna?

Svar: Anläggningstillgångar ska endast utrangeras ur anläggningsregistret om tillgången inte finns fysiskt, oavsett om det finns ett restvärde eller inte.

Varför ska vi fokusera extra på anläggningar med anskaffningsdatum före 2010?

Svar: Det är för att säkerställa och innebär en extra kontroll inför överföring till nytt ekonomisystem, att de anläggningar som är anskaffade för mycket länge sedan, verkligen finns och är i bruk.

Vilken typ av underlag behöver ni ha till bokföringsorder som vi skickar in till er för ombokning?

Svar: Underlaget ska alltid vara från utsökning via Raindance.

Hur vet man om man är ensam om en gammal aktivitet, eller om den används av flera institutioner?

Svar: Man kan göra en utsökning i Raindance på aktiviteten för att se om det finns saldon på andra institutioner. Det gäller även för enheter.

Koddelarna Motpart och Finansiär, ska vi institutioner titta på dem?

Svar: Om ni upptäcker att motpart och/eller finansiär inte är korrekt, så ska det rättas.