Beskrivning

Projekt är en obligatorisk koddel på resultatkonton (konto 3-8) i den nya redovisningsplanen. Det innebär att såväl kärnverksamhet som stödverksamhet kommer att bokföras på projektnivå.

Projekt är en central dimension i den nya redovisningsplanen och knyts till dimensionen Kostnadsställe, Verksamhet och Finansiär. Det innebär att Kostnadsställe, Verksamhet och Finansiär registreras på varje projekt som läggs upp och kompletteras automatiskt (genom kodkomplettering) vid registrering på ett projekt, t.ex. vid kontering av en faktura.

Ett projekt kan bara knytas till ett kostnadsställe och en verksamhet, d.v.s. ett projekt kan inte tillhöra flera olika kostnadsställen eller verksamheter.

Projektredovisning är en specificering av verksamhetsdimensionen. Inom universitetet används projektredovisning för flera olika händelser. Karakteristiskt för projekt är att det är en händelse som sker under en begränsad tid, oftast med särskild finansiering. Eftersom Projekt är obligatoriskt i den nya redovisningsplanen, behövs projekt även läggas upp på anslagsfinansierad verksamhet och stödverksamhet som är av löpande karaktär. Projekt i kärnverksamheten fyller funktionen för kostnadsbärare i enlighet med SUHF-modellens definition av kostnadsbärare.

Olika typer av projekt

Arbete pågår under våren för att fastställa projekttyper, projektfält m.m. som ska sättas upp i det nya ekonomisystemet.

Alla projekt kommer att kopplas till en specifik projekttyp som styr vilka redovisningsprinciper som ska gälla. Olika redovisningsprinciper gäller för t.ex. anslagsfinansierade projekt och externmedelsfinansierade (externa) projekt.

Det finns tre huvudsakliga grupper av projekt:

  • externa projekt
  • anslagsfinansierade projekt
  • stödprojekt

Externa projekt (kärnverksamhet)

Externa projekt används alltid när ett projekt finansieras med externa medel (bidrag och uppdrag). För den externmedelsfinansierade verksamheten ställs i förordningar krav på att vi kan redovisa vilken finansiär som finansierat verksamheten.

Anslagsfinansierade projekt (kärnverksamhet)

Anslagsfinansierade projekt används för intern uppföljning då finansieringen är anslagsmedel. Projekt är obligatoriskt i resultaträkningen även för anslagsfinansierad verksamhet men det innebär inte att en institution/motsvarande behöver lägga upp flertalet olika anslagsfinansierade projekt. Det är behovet av uppföljning som styr hur många anslagsfinansierade projekt som behöver läggas upp.

En institution som tidigare enbart bokfört sina anslagsmedel på verksamhetsnivå (tidigare aktivitetsnivå) kanske inte har behov av mer än ett anslagsfinansierat projekt per verksamhetsgren utbildning (UGA) respektive forskning (FUF). Tänk på att ni inte behöver lägga upp ett unikt projekt för sådant som går att följa upp på andra sätt t.ex. via konto eller annan direkt eller indirekt koddel.

Anslagsfinansierade projekt motsvarar det som i dagsläget bokförs på internprojekt på anslagsaktivitet med kostnadsbärare för kärnverksamheten (d.v.s. ej kostnadsbärare 999999, stödverksamhet).

Stödprojekt (stödverksamhet)

Stödprojekt är projekt inom stödverksamheten. Eftersom projekt är en obliatorisk koddel ska all stödverksamhet registreras på stödprojekt i verksamhet 91 (stödverksamhet). 

Inom stödverksamhet kommer Ekonomiavdelningen att lägga upp ett antal obligatoriska projekt för fördelning av de gemensamma kostnaderna samt ett löpande stödprojekt per institution/motsvarande. I de flesta fall på institutionsnivå täcker troligen dessa projekt behovet men om institutionen/motsvarande önskar fler stödprojekt kan man lägga upp sådana. För vissa avdelningar inom förvaltningen behövs dock ett flertal stödprojekt då förvaltningens huvudsakliga verksamhet är stödverksamhet.

Stödprojekt motsvarar det som i dagsläget bokförs på internprojekt på anslagsaktivitet med kostnadsbärare för stödverksamheten (d.v.s. med kostnadsbärare 999999, stödverksamhet).

Information om projekt

När man lägger upp ett projekt i det nya ekonomisystemet finns möjlighet att registrera mer information än vad som är möjligt i det nuvarande ekonomisystemet. Några exempel är behov av samfinansiering, vem som är projektledare som t.ex. kan användas för utsökning av samtliga projekt kopplat till en forskare/projektledare, information om kontrakt/avtal och om projektet ska kopplas ihop med ett eller flera andra projekt.

Vissa informationsfält kommer att vara obligatoriska vid projektupplägg medan andra är frivilliga.

Uppföljning av flera projekt

Utifrån den översyn som genomfördes 2018-2019 identifierades behov att tvärgående kunna följa upp olika projekt eller ämnen för att få en samlad bild. I det nya ekonomisystemet kommer det finnas flera sätt att följa upp projekt genom t.ex. projektgrupper.

Det går inte att bokföra eller beslutsattestera på projektgruppen utan en projektgrupp avser enbart möjlighet till samlad uppföljning av flera projekt. Det går endast att koppla ett projekt till en projektgrupp.

Projektgrupp med huvudprojekt

Ett behov att koppla ihop flera projekt är då universitetet har beviljats bidragsmedel från en finansiär där det finns en huvudsökande institution och andra medsökande institutioner. Detta har vi valt att kalla för ”Projektgrupp med huvudprojekt” och avser projekt som kopplas samman mellan olika institutioner (ej inom institutionen).

Projektgrupp utan huvudprojekt

Ett annat behov att koppla ihop projekt är att kunna följa upp t.ex. forskning om ett särskilt forskningsområde eller ämneskurser/-områden oberoende av finansiering. Detta kallar vi för ”Projektgrupp utan huvudprojekt”. Detta kan finnas både inom en institution och mellan institutioner. Det innebär att flera projekt inom ett eller flera kostnadsställen och verksamheter kan kopplas ihop till en projektgrupp. Detta till skillnad mot ett projekt som endast kan kopplas till ett kostnadsställe och en verksamhet.

Bilden nedan visar olika behov att koppla ihop projekt.

"Projektgrupp - inget huvudprojekt" beskriver uppföljningsbehov av flera projekt (A, B och C) där det inte finns något huvudprojekt. Exempelvis behov att koppla ihop ämnen/kurser som bedrivs inom en institution och/eller på olika institutioner.

"Projektgrupp - med huvudprojekt" beskriver uppföljningsbehov av flera projekt (A, B och C) där det finns ett huvudprojekt. Exempelvis bidragsfinansierad forskning där A är huvudsökande och B och C är medsökande.

Andra grupperingar av projekt

”Särskilda satsningar” som avser behov av uppföljning av medel som samordnas inom universitetet binds inte ihop genom projektgrupperna som beskrivits ovan. Dessa kodas vid projektupplägget med en särskild "flagga". Det avser t.ex. medel för Utländska lärares vidareutbildning (ULV) och Vidareutbildning av lärare (VAL).

Projektkodens struktur

Projektkoderna kommer att bestå av 8 positioner och inleds med koden för verksamheten som projektet är kopplat till, t.ex. 10****** för anslagsfinansierad utbildning och 31****** för bidragsfinansierad forskning. De följande sex positionerna är löpnummer. Undantag för löpnummer är vissa projekt inom stödverksamheten.

Beroende på vilken projekttyp som används gäller olika redovisningsprinciper.

Tabell för projektkodens och verksamhetskodens struktur

Projektkod Verksamhetskod Verksamhet
10****** 10 Anslagsfinansierad utbildning
11****** 11 Beställd utbildning
12****** 12 Uppdragsutbildning
13****** 13 Särskilda medel
14****** 14 Bidragsfinansierad utbildning
15****** 15 Studieavgifter
30****** 30 Anslagsfinansierad forskning
31****** 31 Bidragsfinansierad forskning
32****** 32 Uppdragsforskning
33****** 33 Anslagsfinansierad forskarutbildning
91****** 91 Stödverksamhet