Beskrivning

Denna kommunikationspolicy anger målen för all kommunikation vid Stockholms universitet, hur universitetet kommunicerar samt ansvar och roller i kommunikationsarbetet.

Policyn riktar sig till alla medarbetare vid universitetet och gäller både intern och extern kommunikation.

Vidare innehåller policyn vägledande formuleringar av hur Stockholms universitet övergripande kan beskrivas vid kommunikation i olika sammanhang (profiltexter).

Kommunikationspolicyn har reviderats med utgångspunkt i ”Strategier för Stockholms universitet 2019–2022”.

Inledning

I högskolelagen finns en portalbestämmelse om att samverka med det omgivande samhället och informera om verksamheten.

"I högskolornas uppgift ska ingå att samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet samt verka för att forskningsresultat tillkomna vid högskolan kommer till nytta".

Högskolelagen (1992:1434, 2 § andra stycket)

Kommunikationspolicyn anger Stockholms universitets syn på vad som gäller för kommunikationsarbetet vid universitetet. I kommunikationspolicyn ingår även vägledande översiktliga beskrivningar av Stockholms universitet, av varierande längd, som utgångspunkt för kommunikation i olika sammanhang (profiltexter).

Kommunikationspolicyn riktar sig till samtliga medarbetare vid universitetet, med tonvikt på chefer på olika nivåer och kommunikatörer.

Kommunikationspolicyn är gemensam nämnare och utgångspunkt för allt kommunikationsarbete vid universitetet, både internt och externt. Effektiv kommunikation bidrar till att universitetet uppnår verksamhetsmålen. Informations- och kommunikationsaspekten ska beaktas vid handläggning och beslutsfattande.

Kommunikationspolicyn kompletteras av:

  • Regler för visuell identitet (med manual och anvisningar för informationens och kommunikationens grafiska och digitala utformning), dnr SU FV-1.1.2-3654-18
  • Riktlinjer för kommunikationsarbete vid Stockholms universitet

Kommunikationspolicyn revideras vart fjärde år i samband med att universitetet presenterar nya övergripande strategier med åtgärdsplan.

Strategier och kärnvärden

”Strategier för Stockholms universitet 2019–2022” är övergripande styrdokument för universitetets verksamhet. Kommunikationspolicyn kompletterar strategierna som verktyg i arbetet med information och kommunikation i hela organisationen. Av de övergripande fyraåriga strategierna framgår hur universitetet ser på kommunikationens roll.

”Forskning och utbildning bidrar till och befäster kunskap och kritiskt tänkande. Stockholms universitets kommunikation är därför en viktig aspekt på samverkan med det omgivande samhället och bidrar till att profilera universitetet. Kommunikationen ska uppmärksamma och föra ut forskningsresultat för att belysa ny kunskap och hur den kan komma till användning idag eller i framtiden. Det är också angeläget att i ännu högre grad kommunicera den helt avgörande betydelsen av den vetenskapliga metoden och hur forskning och utbildning bidrar till ett välinformerat beslutsfattande och en god samhällsutveckling. Aktiv kommunikation ska även ge en kontinuerlig inblick i hela universitetets verksamhet.” (Strategier för Stockholms universitet 2019–2022)

Stockholms universitets kärnvärden – kunskap, upplysning och sanningssökande – är utgångspunkt för strategierna och därmed även för kommunikationsarbetet.

”Stockholms universitet värnar de grundläggande akademiska värdena autonomi och akademisk frihet. Integritet och rättvisa ska känneteckna universitetets verksamhet inom såväl forskning och utbildning som myndighetsutövning och administration. Kunskap, upplysning och sanningssökande är ideal som präglar Stockholms universitet alltifrån grundandet 1878 som ett modernt lärosäte för huvudstaden i upplysningstidens anda, med målet att skapa ny kunskap, fostra till kritiskt tänkande och verka i samhällets tjänst.” (Strategier för Stockholms universitet 2019–2022)

Mål för kommunikationsarbetet

Övergripande mål för kommunikationen är att bidra till att universitetet uppfyller sina verksamhetsmål.

Kommunikationsarbetet vid Stockholms universitet ska bidra till ökad kunskap om universitetets verksamhet och bidra till hållbara och långsiktiga relationer – inom universitetet och med omvärlden, nationellt och internationellt.

Internt ska kommunikationen bidra till ett öppet och tillåtande arbetsklimat som uppmuntrar nya lösningar och en aktiv dialog mellan organisationens olika delar. Detta förstärker universitetets förutsättningar att bedriva högkvalitativ forskning och utbildning.

Externt ska kommunikationen bidra till att omvärldens kännedom om, och engagemang för, Stockholms universitet ökar och fördjupas. Offentlighetsprincipen, bland annat bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet, är en grundläggande princip som självklart måste följas också i kommunikationsarbetet.  

Kommunikation och förtroende

Kommunikationen från Stockholms universitet ska vara pålitlig oavsett mottagare. Detta är grundläggande för universitetet som myndighet och samhällsaktör med kärnuppdragen forskning och utbildning.

Stockholms universitets interna och externa kommunikation ska ha mottagarens behov och förutsättningar i fokus och vara:

  • sann och korrekt
  • tillgänglig och öppen
  • trovärdig
  • vårdad, enkel och begriplig

Rättsliga ramar

Flera regelverk utöver högskolelagen har bäring på universitetets kommunikationsarbete, här kan särskilt nämnas regeringsformen, tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen som innehåller bestämmelser om allas rätt till bland annat yttrandefrihet, informationsfrihet och tryckfrihet. I tryckfrihetsförordningen finns också en bestämmelse om rätten att ta del av allmänna handlingar, liksom närmare bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Högskoleförordningen anger att högskolan ska se till att den som avser att påbörja en utbildning har tillgång till den information om utbildningen som behövs.

Enligt förvaltningslagen (2017:900) ska en myndighet se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla. Där finns också bestämmelser om kommunikation och motivering av beslut. Dessa bestämmelser behöver dock inte tillämpas i ärenden om antagning till eller betygssättning inom utbildningen (1 kap. 4 a § högskoleförordningen).

Andra regelverk som påverkar kommunikationsarbetet är EU:s dataskyddsförordning (Europaparlamentets och rådets förordning [EU] 2016/679) med kompletterande bestämmelser på nationell nivå som reglerar frågor om behandling av personuppgifter samt diskrimineringslagen (2008:567).

Vidare finns bestämmelser om bland annat svenska språket och om det allmännas ansvar för att den enskilde ges tillgång till språk i språklagen (2009:600). Språklagen ställer också krav på vårdad, enkel och begriplig text.

Meddelarfriheten

Alla anställda vid universitetet omfattas av de grundlagsskyddade bestämmelserna om yttrandefrihet och rätt att meddela och offentliggöra uppgifter i media (meddelarfrihet). Dessa fri- och rättigheter regleras i regeringsformen, tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen. Det finns dock bestämmelser om tystnadsplikt i tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen som inskränker rätten att meddela och offentliggöra vissa uppgifter.

Vidare är det förbjudet för till exempel överordnade och kolleger att efterforska vem som har meddelat uppgifter till media (efterforskningsförbud).

De grundlagsskyddade fri- och rättigheterna påverkas självklart inte av denna kommunikationspolicy.

Att föra universitetets talan

Angående att uttala sig i universitetets namn, på universitetets vägnar eller företräda universitet i media gäller följande:

Rätten att föra universitetets talan följer medarbetarens funktionella ansvar i organisationen. Vid frågor som berör den forskning som bedrivs vid universitetet ska frågan hänvisas till den eller de forskare som har sakkunskap i ämnet. Vid övriga frågor gäller, om inte annat överenskommits, nedanstående talesordning gentemot media:

  • Rektor och prorektor är talespersoner i universitetsövergripande frågor
  • Vicerektorerna är talespersoner för respektive vetenskapsområde
  • Universitetsdirektören och ställföreträdande universitetsdirektören är talespersoner i övergripande frågor som gäller verksamhetsstödet och avdelningscheferna är talespersoner i frågor som rör deras respektive ansvarsområden
  • Dekaner och prefekter eller motsvarande är talespersoner i fakultetens eller institutionens frågor
  • Kommunikationschefen är talesperson i överenskomna fall

Ansvar och roller i kommunikationsarbetet

Ansvaret för kommunikationen följer övrig ansvarsfördelning vid universitetet.

Chefer

Rektor har det övergripande ansvaret och respektive chef ansvarar inom sitt verksamhetsområde för att den externa och interna kommunikationen fungerar och följer universitetets styrdokument – strategier, policyer, planer och regler.

Medarbetare

Det är alla medarbetares ansvar att kommunicera professionellt och lösningsinriktat och på så vis bidra både till ett gott arbetsklimat och till goda relationer mellan universitetet och omvärlden. Medarbetarna har också en skyldighet att tillägna sig den information som behövs för att förstå verksamheten och utföra sitt arbete. Medarbetarna är dessutom skyldiga att skyndsamt besvara frågor om verksamheten och hantera frågor om utlämnande av allmänna handlingar.

Kommunikatörer

Kommunikatörer på alla nivåer i organisationen är ett operativt och strategiskt verksamhetsstöd till chefer och övriga medarbetare i frågor som rör kommunikation. Kommunikatörens roll är att bidra till att kommunikationen både internt och externt är effektiv och samordnad samt verka för att universitetets styrdokument och övergripande prioriteringar följs.

Sektionen för kommunikation

Sektionen för kommunikation är en specialistfunktion inom verksamhetsstödet med uppdrag att kommunicera Stockholms universitet som helhet och skapa förutsättningar för kärnverksamheten att kommunicera. I sektionen uppdrag ingår även kriskommunikation enligt universitetets övergripande krisplan. Sektionen leds av kommunikationschefen.

Stockholms universitet – beskrivande profiltexter

Nedan följer tre sammanfattande vägledande beskrivningar av Stockholms universitet. De är baserade på universitetets strategier och avsedda som utgångspunkt för olika kommunikationsbehov och kanaler.

Kort profiltext

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.

Mellanlång profiltext

I en föränderlig och globaliserad värld bidrar Stockholms universitet till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande grundat i kritiskt tänkande. Med ett stort antal studenter, ett brett utbildningsutbud i nära samspel med forskningen och en kombination av fri grundforskning och stark tillämpad forskning har Stockholms universitet en central samhällsuppgift – en uppgift som präglat verksamheten ända sedan Stockholms högskola bildades 1878. Stockholms universitet är en internationell akademisk miljö, vilket är en förutsättning för forskning och utbildning av hög kvalitet.

Lång profiltext

I en föränderlig och globaliserad värld bidrar Stockholms universitet till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande grundat i kritiskt tänkande. Med ett stort antal studenter, ett brett utbildningsutbud i nära samspel med forskningen och en kombination av fri grundforskning och stark tillämpad forskning har Stockholms universitet en central samhällsuppgift – en uppgift som präglat verksamheten ända sedan Stockholms högskola bildades 1878. Stockholms universitet är en internationell akademisk miljö, vilket är en förutsättning för forskning och utbildning av hög kvalitet. Som huvudstadsuniversitet lägger Stockholms universitet särskild vikt vid utbildningar som svarar mot samhällets och regionens behov. Samverkan gör universitetets kompetens och resultat tillgängliga och främjar utbildningens kvalitet och det livslånga lärandet.