Arkivansvarig har till uppgift att handlägga ärenden i arkivfrågor, t.ex. lämna förslag till gallring av handlingar och informera Arkivfunktionen om förändringar i arkivbildningen vid institutionen. Till ansvaret hör också att försäkra sig om att arkivläggning sker på föreskrivet sätt och att i samarbete med arkivvårdare upprätta en arkivbeskrivning. Arkivansvarig lämnar uppgift till arkivet@su.se om namn på institutionens arkivvårdare.

Arkivvårdare har till uppgift att ordna och förteckna arkiv i institutionens arkivförteckning, verkställa gallring av handlingar samt administrera leverans av handlingar till universitetets centralarkiv. Arkivvårdaren ska även informera om arkivering till alla berörda inom institutionen.

Övriga anställda har ansvar för att deras handlingar insamlas för arkivering.

Handläggningsordning för arkivorganisationen och arkivvården vid Stockholms universitet