Det kan finnas behov av att komplettera med mer specifika dokument på institutionsnivå eller inom särskilda ämnesområden. Rekommendationerna utgår från den samlade målsättningen att skydda studenter, medarbetare och andra som påverkas av forskningen/studierna, värna god forskningssed, samt att upprätthålla universitetets trovärdighet och anseende inom forskning och utbildning. Under utlandsvistelser bör dessutom tillämpliga delar av Utrikesdepartementets (UD:s) etiska riktlinjer vid utlandstjänstgöring följas (1).

Riskbedömning

Riskfyllda områden

Underlag för riskbedömning

Regler, riktlinjer och etisk standard

Olämpliga arbetsuppgifter

Värdinstitution och externa finansiärer

Beredskapsplan vid krisläge

Försäkring

Akuta situationer

Checklista för studenter och medarbetare inför utlandsvistelse

 

Riskbedömning

Redan i samband med planeringen av projektet bör en bedömning göras av de risker som kan uppkomma i samband med forskningen/studierna. En adekvat kvalitets- och säkerhetsnivå bör säkerställas och resursåtgång och risker bör stå i rimlig proportion till det förväntade värdet av forskningen/studierna.

Riskbedömningen bör utgå från den samlade målsättningen att skydda studenter, medarbetare och andra som påverkas av forskningen/studierna, värna god forskningssed, samt att upprätthålla universitetets trovärdighet och anseende inom forskning- och utbildning. Exempel på centrala faktorer i denna bedömning är forskningens/studiernas innehåll, metod, säkerhetsläget i regionen och vid värdinstitutionen, värdinstitutionens arbetsmiljö och resurser, värdinstitutionens lämplighet i övrigt, relevanta kulturella aspekter, eventuella externa finansiärers lämplighet, samt att forskningen/studierna kan genomföras i enlighet med de regleringar och etiska riktlinjer som gäller i Sverige och i värdlandet.

Den institution eller motsvarande som ansvarar för forskningen/studierna i fråga ansvarar också för att risk- och säkerhetsnivån bedöms enligt ovan (inkl. etiska överväganden), i synnerhet när det gäller studenter på grundnivå och avancerad nivå, doktorander, samt postdoks och andra juniora forskare. Även mer erfarna forskare bör dock förankra sina egna bedömningar hos prefekt/motsvarande, i synnerhet när det gäller säkerhet, arbetsmiljö, samt efterlevnad av regleringar och etiska riktlinjer. När det gäller fältstudier som genomförs inom ramen för Sidas Minor Field Studies (MFS) stipendieprogram bedöms säkerhetsmässiga och etiska aspekter både på institutionsnivå samt av universitetets centrala bedömningskommitté (2). Även studentens/forskarens erfarenhet och kunskap avseende dessa faktorer bör beaktas i bedömningen.

Riskfyllda områden

Vistelser i särskilt riskfyllda områden, såsom krigs- och konfliktzoner, bör i normalfallet undvikas. Institutionen bör säkerställa att såväl studenter som medarbetare inför en utlandsvistelse informeras om UD:s reseinformation och dess relevans (3). UD avråder från resor till ett land, eller delar av ett land, när säkerhetssituationen bedöms som mycket farlig, oberäknelig eller snabbt föränderlig. I vissa fall kan en särskild riskbedömning vara påkallad, exempelvis om studenten/medarbetaren tillhör en grupp som riskerar att utsättas för våld eller trakasserier i det aktuella området eller om studenten/medarbetaren saknar svenskt medborgarskap. 

Underlag för riskbedömning

Ett underlag för riskbedömningen bör upprättas och dokumenteras vid institutionen. Detsamma gäller den slutliga bedömningen. Ansvaret för att en bedömning genomförs ligger hos prefekten. Underlagets form, omfattning och detaljnivå kan variera beroende på förutsättningarna i det aktuella fallet. I vissa fall kan det räcka med en kort sammanställning av grundläggande information om syfte, resplan samt kontaktuppgifter under resan, vilket kan motsvara den information som alltid uppges i samband med en resa utomlands. I andra fall  kan ett mer omfattande underlag behövas, exempelvis en projektplan eller mer ingående riskanalys. Det viktiga är att underlaget innehåller tillräckligt med information för en tillförlitlig riskbedömning. Underlaget kan komma att behöva uppdateras under vistelsens gång, i vilket fall en ny riskbedömning kan behöva göras. Om data ska samlas in eller behandlas bör en särskild datahanteringsplan upprättas, som en del av eller bilaga till underlaget (4).  

Om det mot bakgrund av riskbedömningen råder tveksamhet kring huruvida vistelsen/projektplanen kan genomföras på ett säkert och etiskt försvarbart sätt bör det övervägas om syftet med forskningen/studierna kan uppnås på något annat sätt. Ansvarig institution/motsvarande bör ge studenter tydlig information om hur avsaknad av eller avvikelser från godkänd projektplan kan komma att påverka bedömningen vid examination.

Regler, riktlinjer och etisk standard

Hänsyn måste tas till den reglering och de etiska riktlinjer som gäller i såväl Sverige och vid universitetet som i värdlandet och vid värdinstitutionen, och alla nödvändiga tillstånd måste erhållas (5). Exempelvis ska godkännande från Etikprövningsmyndigheten (6)  och ansvarig instans i värdlandet inhämtas i den mån det krävs (7), liksom tillstånd för eventuella djurförsök (8). Det ska också säkerställas att all behandling av personuppgifter sker i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR) (9) samt kompletterande nationell lagstiftning. Om forskningen/studierna innefattar användning av genetiska resurser, eller traditionell kunskap rörande dessa, ska det säkerställas att EU:s ABS-förordning om genomförande av Nagoyaprotokollet följs (10). 

I de fall värdlandets/värdinstitutionens reglering eller etiska riktlinjer tillåter företeelser som inte är tillåtna enligt reglering och riktlinjer som gäller i Sverige bör de senare användas som utgångspunkt i riskbedömningen. Exempelvis kan det inte anses tillräckligt att leva upp till värdlandets reglering avseende skydd för människor och djur i de fall den är otillräcklig enligt den svenska standarden. I sådana fall bör åtgärder vidtas för att säkerställa en adekvat skyddsnivå (11). Vid osäkerhet gällande forskningsetiska frågor bör universitetets medarbetare vända sig till etikstödsfunktionen vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd (12). 

Olämpliga arbetsuppgifter

Studenten/medarbetaren bör inte utföra arbetsuppgifter som bedöms innebära en allvarlig säkerhetsrisk eller som studenten/medarbetaren med hänsyn till kompetens och tillämplig reglering, exempelvis rörande arbetsmiljö, inte skulle ha fått utföra i Sverige. Studenten/medarbetaren bör tydligt informeras om rätten att avstå från sådana uppgifter och bör vid behov kunna hänvisa till ansvarig handledare/prefekt vid Stockholms universitet för stöd i detta avseende. Om en student på grund av sådana begränsningar inte kan uppnå syftet med sina studier bör institutionen bistå studenten i att finna alternativa lösningar.

Värdinstitution och externa finansiärer

Värdinstitutionen, eventuell extern finansiär liksom villkoren för värdskapet eller finansieringen bör granskas avseende eventuella etiska eller juridiska hinder och risk för att universitetets anseende eller forskningens självständighet påverkas negativt (13).  Vid bedömningen bör hänsyn tas till huruvida värdinstitutionen/finansiären bidrar till verksamhet som bidrar till kränkningar av mänskliga rättigheter eller som leder till skada för människor, djur, klimat eller kulturarv (14). 

Det bör finnas tydlig dokumentation av överenskommelser och vilka villkor som gäller och så långt det är möjligt bör avtal alltid upprättas med värdinstitution, finansiärer och andra eventuella samarbetspartners. Stockholms universitet är återhållsamt med generella beslut om forskningsfinansiärers lämplighet, men har tidigare beslutat att forskning finansierad med medel från tobaksindustrin inte ska förekomma vid universitetet (dnr SU 50-0217-03). 

Beredskapsplan vid krisläge

Varje institution/motsvarande bör ha en generell beredskapsplan med tydliga rutiner för hantering av situationer som kan uppstå i samband med utlandsvistelser. Beredskapsplanen ska ses som ett komplement till universitetets centrala krishanteringsplan (15). Det bör tydligt framgå av beredskapsplanen vilket försäkringsskydd som finns samt vem vid Stockholms universitet som har ansvar för att hantera olika typer av säkerhetsproblem som kan uppkomma. Det bör finnas fullständig och aktuell information om kontaktvägar till medarbetare/student samt ansvarig person eller lämplig företrädare vid värdinstitutionen. I vissa fall kan det finnas behov av särskilda beredskapsplaner för specifika projekt eller typer av projekt.

Studenter/medarbetare samt de som ansvarar för forskningen/studierna vid Stockholms universitet bör vara väl insatta i befintliga rutiner. Om vistelsen måste avbrytas bör institutionen/motsvarande vid behov erbjuda stöd, exempelvis i form av samtal och vägledning för hur eventuella uteblivna studiepoäng kan tas igen. Studenter kan erbjudas hälsorelaterat stöd av Studenthälsan och medarbetare kan vända sig till Feelgood Företagshälsovård AB.

Försäkring

Medarbetare omfattas av en särskild tjänstereseförsäkring genom Kammarkollegiet. Vid utlandsresor i tjänsten ska resenären ha ett försäkringsintyg (Swedish State Business Travel Insurance Certificate). För information om försäkringsvillkor för tjänstereseförsäkring och reseförsäkring hänvisas till Kammarkollegiet (16). 

Studenter som studerar utomlands via utbytesavtal, Sidas MFS-fältstudieprogram eller Erasmus praktik, omfattas av en särskild försäkring genom Kammarkollegiet (Swedish State’s Insurance during Education Abroad, Student UT) (17). När det gäller studenter som inte omfattas av denna, bör institutionen säkerställa att studenten får lämpligt försäkringsskydd under utlandsvistelsen, exempelvis genom att institutionen tecknar en försäkring via Kammarkollegiet. Studenten ska ha ett försäkringsintyg med sig under utlandsvistelsen.

Akuta situationer

Vid behov av omedelbar assistans med anledning av akuta händelser som personskador, olyckor eller förändrat säkerhetsläge kontaktas Falck Global Assistance: https://www.falck.com/about-us/contact-us. Här erbjuds hjälp till medarbetare/studenter som täcks av Kammarkollegiets försäkring.  

Stockholms universitet har en tjänsteman i beredskap som kan nås dygnet runt. I första hand vänder sig studenten/medarbetaren till sin kontaktperson vid universitet. Kontaktpersonen kan vid behov kontakta universitetets tjänsteman i beredskap som ansvarar för att avgöra om det som inträffat är att betrakta som en kris eller en extraordinär händelse. Om incidenten så kräver har tjänsteman i beredskap möjlighet att larma universitetets centrala krisledning. Grundprincipen är att UD:s råd ska följas, men krisledningen har möjlighet att vid behov samverka med ansvariga myndigheter. 

Utresande medarbetare och studenter rekommenderas att anmäla sig till svenska ambassadens ”svensklista” i det land dit de reser för att på så sätt informera den svenska ambassaden om sin närvaro och hur man kan bli kontaktad om exempelvis säkerhetsläget i värdlandet skulle ändras. Svenska ambassaden kan alltid kontaktas om det uppstår någon akut situation när man är på plats. Notera att andra procedurer kan vara tillämpliga för studenter/medarbetare som saknar svenskt personnummer. 

Checklista för studenter och medarbetare inför utlandsvistelse

  • Projektplan/underlag för riskbedömning: Har en projektplan eller annat lämpligt underlag för riskbedömningen upprättats och dokumenterats? Har  underlaget godkänts av handledaren och/eller förankrats hos prefekt eller motsvarande? Kan vistelsen/projektet genomföras på ett tillräckligt säkert sätt (jfr nästa punkt)? 
  • Resplan: Har resplanen stämts av med ansvariga vid institutionen?
  • Säkerhetsmässig och etisk riskbedömning: Har en rimlig kvalitets- och säkerhetsnivå säkerställts? Står resursåtgång och risker i proportion till det förväntade värdet av forskningen/studierna? Utgår riskbedömningen från den samlade målsättningen att skydda studenter, medarbetare och andra som påverkas av forskningen/studierna, värna god forskningssed, samt upprätthålla universitetets trovärdighet och anseende inom  forskning och utbildning?
  • Ansvarig handledare/prefekt: Framgår tydligt av projektplanen eller underlaget vilken institution eller motsvarande samt vilken handledare/prefekt som ansvarar för forskningen/studierna och därmed också för att bedöma risk- och säkerhetsnivån inför utresan samt under utlandsvistelsen? Framgår tydligt vilken handledare/prefekt som ska kontaktas i händelse av problem som kan uppstå under utlandsvistelsen?
  • Avtal med värdinstitution och finansiärer: Har villkoren för värdskapet eller finansieringen granskats för att a) säkerställa att det inte finns några etiska eller juridiska hinder samt att b) universitetets anseende eller forskningens självständighet inte riskerar att påverkas negativt? Har avtal upprättats med värdinstitutionen, finansiärer och andra eventuella samarbetspartners?
  • Granskning av etiska regler och riktlinjer: Har hänsyn tagits till den reglering och de etiska riktlinjer som gäller i såväl Sverige och vid universitetet som i värdlandet och vid värdinstitutionen? Har nödvändiga tillstånd erhållits? Kan det säkerställas att behandling av personuppgifter sker i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR) samt kompletterande nationell lagstiftning? Har EU:s ABS-förordning om genomförande av Nagoyaprotokollet tagits i beaktande?
  • Datahanteringsplan: Har en särskild datahanteringsplan upprättats som en del eller bilaga till projektplanen/underlaget?
  • Strategi i händelse av olämpliga arbetsuppgifter: Framgår det av projektplanen eller informationsunderlaget att vistelsen inte omfattar arbetsuppgifter som bedöms innebära en allvarlig säkerhetsrisk eller som studenten/medarbetaren inte skulle ha fått utföra i Sverige? Har studenten/medarbetaren en strategi för att hänvisa till ansvarig handledare/prefekt vid Stockholms universitet för stöd i händelse av olämpliga arbetsuppgifter?
  • Beredskapsplan vid krisläge: Finns en beredskapsplan vid institutionen med tydliga rutiner för hantering av situationer som kan uppstå i samband med utlandsvistelser? Vem har ansvar för att hantera olika typer av säkerhetsproblem som kan uppkomma? Finns fullständig och aktuell information om kontaktvägar till medarbetare/student samt ansvarig person eller lämplig företrädare vid värdinstitutionen?
  • Försäkring: Har institutionen/relevant avdelning utfärdat ett försäkringsintyg som intygar att resenären är försäkrad under utlandsvistelsen? Står det klart att UD inte avråder från resor på ett sätt som kan påverka försäkringens giltighet? 

Fotnoter

1. Etiska riktlinjer vid utlandsvistelse, UD: https://www.utbyten.se/globalassets/2.-program/linnaeus-palme/etiska-riktlinjer-vid-utlandstjanstgoring-utrikesdepartementet.pdf

2. I enlighet med Universitets- och högskolerådets MFS allmänna villkor: https://www.utbyten.se/program/minor-field-studies/ 

3. Huruvida en resa är icke nödvändig får bedömas från fall till fall. Bedömningen bör förankras med ansvarig prefekt. Reserekommendationer och avrådan, UD: https://www.regeringen.se/uds-reseinformation/

4. Stockholms universitet, Datahanteringsplan: https://www.su.se/medarbetare/råd-stöd/forskning/forskningsdata/datahanteringsplan

5. Viktiga dokument i sammanhanget är Allaea Code of Conduct: https://www.allea.org/wp-content/uploads/2015/07/Code_Conduct_ResearchIntegrity.pdf
samt Vetenskapsrådets skrift God forskningssed: https://www.vr.se/analys/rapporter/vara-rapporter/2017-08-29-god-forskningssed.html
En del information om de riktlinjer och regleringar som gäller i Sverige finns på webbplatsen CODEX: http://www.codex.vr.se/index.shtml

6. https://etikprovningsmyndigheten.se/

7. https://www.su.se/medarbetare/r%C3%A5d-st%C3%B6d/forskning/etik-i-forskningen/etikpr%C3%B6vning-1.324574 

8. https://www.djurforsok.info/lagar-regler/

9. Stockholms universitet och GDPR: https://www.su.se/medarbetare/organisation-styrning/juridik/personuppgifter

10. Nagoyaprotokollet och ABS-förordningen: https://www.naturvardsverket.se/Om-Naturvardsverket/Publikationer/ISBN/8800/978-91-620-8800-2/

11. Global code of conduct for research in resource-poor settings, se särskilt artikel 14, 17, 18 och 23:  https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/hi/coc_research-resource-poor-settings_en.pdf

12. Stockholms universitet, Etik i forskningen: https://www.su.se/medarbetare/r%C3%A5d-st%C3%B6d/forskning/etik-i-forskningen

13. Viss vägledning angående detta finns i Vetenskapsrådets skrift God forskningssed (t.ex. avsnitt 5): https://www.vr.se/download/18.2412c5311624176023d25b05/1555332112063/God-forskningssed_VR_2017.pdf

14. Jfr European Code of Conduct for Research Integrity (s. 4): https://www.allea.org/wp-content/uploads/2017/05/ALLEA-European-Code-of-Conduct-for-Research-Integrity-2017.pdf

15. https://www.su.se/medarbetare/r%C3%A5d-st%C3%B6d/s%C3%A4kerhet-krishantering/krisplan-f%C3%B6r-stockholms-universitet-1.2920

16. Stockholms universitet, Försäkring vid resor: https://www.su.se/medarbetare/anst%C3%A4lld/anst%C3%A4llningsvillkor/f%C3%B6rs%C3%A4kringar#f%C3%B6rs%C3%A4kring%20vid%20resor

17. Kammarkollegiet har aviserat ändrade försäkringsvillkor i Student UT från och med 2021-07-01.Försäkringen gäller inte i länder dit UD avråder från alla resor. Om UD avråder från alla resor till ett specifikt område i ett land, gäller inte försäkringen i den delen av landet. Om den försäkrade personen redan påbörjat sin resa gäller försäkringen i 30 dagar från det att avrådan utfärdats, så att personen har möjlighet att lämna landet. Försäkringen gäller fortsatt i länder och områden där UD avråder från icke nödvändiga resor. Kammarkollegiets försäkring för utresande utbytesstudenter (Student UT): https://www.kammarkollegiet.se/vara-tjanster/forsakring-och-riskhantering/hitta-forsakringsprodukt/personforsakringar/studier/utresande-utbytesstudenter-student-uthttps://www.kammarkollegiet.se/vara-tjanster/forsakring-och-riskhantering/hitta-forsakringsprodukt/personforsakringar/studier/utresande-utbytesstudenter-student-ut