1   Inledning

2   Projektupplägg

  2.1 Avtal med externa motparter
  2.2 Besluts- och delegationsordning
  2.3 Prisma - elektronisk signatur
  2.4 EU-projekt

3   Interna projekt
  3.1 Intäkter från statsanslag
  3.2 Månadsbokslut interna projekt
  3.3 Projektavslut interna projekt

4   Externa projekt
  4.1 Hur skiljer man mellan bidrag och uppdrag?

5   Bidrag
  5.1 Regelverk bidrag
  5.2 Löpande projektredovisning bidrag
  5.3 Inbetalning av bidragsmedel
  5.4 Finansiärskoder
  5.5 Månadsbokslut bidrag
  5.6 Projektavslut bidrag

6   Avgifter
  6.1 Avgiftsintäkter - uppdrag, sponsring och §4
  6.2 Regelverk avgifter

7   Uppdrag
  7.1 Intäkter av uppdrag
  7.2 Månadsbokslut uppdrag
  7.3 Projektavslut uppdrag

8   Intäkter från Avgiftsförordningen §4

9   Projektuppföljning

10 Hur projektnummer kodas i Raindance
 

1 Inledning

Den här rutinbeskrivningen riktar sig till ekonomiadministrativ personal och ger en introduktion i hur projektredovisning fungerar vid Stockholms universitet. Projektredovisning används för att säkerställa en rättvisande löpande redovisning och för att tillgodose externa och interna intressenters behov av ekonomisk uppföljning och rapportering.

Ett projekt kan i redovisningstermer definieras som en avgränsad, tidsbegränsad händelse som har en given kostnadsram. Det ska vara en planerad aktivitet som är unik och som inte ingår i den ordinarie verksamheten. Det ska bygga på en godkänd projektplan, det ska finnas finansiering för projektet och det skapas en särskild och tillfällig organisation för att genomföra projektet.

Universitetet har behov av en bra projektstruktur för styrning, uppföljning och rapportering utifrån olika finansieringskällor och de regler som det medför. Externa bidragsmedel står för ca en tredjedel av universitetets årliga intäkter. Exempel på några av universitetets största externa forskningsfinansiärer är Vetenskapsrådet, Forte, Formas, EU och Wallenbergs stiftelser.

2 Projektupplägg

I ekonomisystemet Raindance registreras projektkoder utifrån den verksamhet som bedrivs (forskning eller utbildning) samt vilken sorts intäkter som finansierar projektet. De olika projekttyperna är knutna till  s.k. aktivitetskoder i redovisningen – anslagsaktivitet, bidragsaktivitet och uppdragsaktivitet.

Registrering av projektnummer i ekonomisystemet Raindance sköts centralt av Ekonomiavdelningen på universitetet. Beställning av projektupplägg sker via Serviceportalen.

För att erhålla ett nytt projektnummer krävs vissa underlag. I blanketten ”Beställning Nyupplägg” i serviceportalen finns vissa obligatoriska fält som rör exempelvis aktivitetskod, forskarnummer, finansiärskod, dispositionstid etc. Uppgifterna ska stämma överens med det bifogade avtalet.

Se även avsnitt 10 Hur projektnummer kodas i Raindance.

2.1 Avtal med externa motparter

Avtalen ska alltid vara kompletta, d.v.s. signerade av båda parter innan de bifogas i ärendet.
Samtliga avtal ska signeras av prefekt.

Övriga uppgifter som bör finnas med i avtalet är:

• Datum för beslut
• Dispositionstid
• Datum för slutredovisning
• Belopp
• Villkor för indirekta kostnader
• Uppgifter för rekvirering

Det är viktigt att avtalet är adresserat till universitetet. Universitetet förvaltar inte privata bidrag och stipendier.

2.2 Besluts- och delegationsordning

Enligt Besluts- och delegationsordningen 2020-08-27 gäller nedan för avtal avseende externa medel.

Dekanus ingår avtal för verksamheten inom respektive fakultet med följande begränsningar:

• Dekanus tecknar uppdragsavtal om utbildning/forskning upp till max 500 000 kronor.
• Dekanus tecknar bidragsavtal om utbildning/forskning upp till max 6 000 000 kronor.

Dekanerna äger rätt att delegera sin beslutanderätt vidare. Rörande övriga vidaredelegationer till bl.a. institutionsstyrelser och prefekter, se delegationsbeslut från respektive dekanus.

Bidragsavtal som överstiger 6 000 000 kronor samt uppdragsavtal som överstiger 500 000 kronor ska godkännas av rektor. Underlagen skickas till fakultetscontroller som förbereder ärendet för rektorsföredragning. Bifoga rektorsprotokoll i ärendet om fysisk signatur saknas.

Undantag rörande EU-projekt/internationella finansiärer

• Chefen för Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd äger rätt att, efter samråd med vicerektor, ingå avtal avseende projekt inom EU:s ramforskningsprogram och andra europeiska forskningsprogram för belopp upp till max 6 000 000 kronor.
• Chefen för Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd äger rätt att, efter samråd med vicerektor, ingå avtal avseende projekt med internationella forskningsfinansiärer för belopp upp till max 6 000 000 kronor.

2.3 Prisma – elektronisk signatur

Prisma är ett ansöknings- och ärendehanteringssystem som ägs av forskningsfinansiärerna Formas, Forte och Vetenskapsrådet. För projekt som godkänts via Prisma går det att ta fram ett dokument med prefektens elektroniska signatur. Dokumentet heter ”Signeringsinformation för Godkännande av villkor” alternativt ”Approval of terms Signing” på engelska. Dokumentet ska bifogas i ärendet.

2.4 EU-projekt

Underlagen skickas till Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd, som i sin tur beställer upplägg av projektnummer i serviceportalen.

3 Interna projekt

Interna projekt används i den verksamhet som finansieras i huvudsak av statsanslag. Aktivitetskoden som används är anslagsaktivitet för antingen grundutbildning eller forskning. Det kan till exempel handla om rektorsbeslut gällande specifika satsningar internt där det finns ett behov av att öronmärka anslagsmedel. Det är frivilligt att lägga upp interna projekt i ekonomisystemet och krävs inga särskilda avtal eller underlag för upplägg av projekt.

3.1 Intäkter från statsanslag

Statsanslagen betalas ut via Riksgäldskontoret till universitetet månadsvis i tolftedelar utifrån tilldelade medel i universitetets regleringsbrev. Fördelningen av anslagsmedlen inom universitetet sker efter ett årligt beslut av universitetsstyrelsen i samråd med rektor. Områdesnämnderna fördelar i sin tur vidare inom respektive område. Under året kan rektor och områdesnämnderna besluta att även fördela anslagsmedel till speciella ändamål.

Anslagsmedlen bokförs månatligen på institutionsnivå enligt respektive fakultets beslut och kan fördelas vidare på interna projekt enligt institutionens önskemål. I det senare fallet fyller institutionen i en anslagsfördelningsblankett och skickar till Ekonomiavdelningen för bokföring på intäktskonto 30***.

3.2 Månadsbokslut interna projekt

Institutionen konterar gemensamma kostnader för stödverksamhet uppdelade på anslagsfinansierad verksamhet (utbildning aktivitet 10*** och/eller forskning 30***) och anger kostnadsbärare 999999.

Stödverksamhetens kostnader på kostnadsbärare 999999 fördelas sedan till kärnverksamhetens projekt (interna samt externa) eller aktivitet vid månadsbokslut enligt institutionens omkostnadspåslag för utbildning respektive forskning.

Fördelningsbasen är direkt lön + lönekostnadspålägg (LKP) enligt följande konton:

• Konto 40-40899
• Konto 45000-4518
• Konto 45312 Särskild löneskatt löneväxling
• Konto 46316 Löneväxling

Verifikationstypen kallas FORDEL (Fördelning indirekta kostnader) och kostnaderna bokförs på konto 5809. Statsanslagen ska täcka både direkta och indirekta kostnader, det är därför inte möjligt att göra manuella avlyft av OH-kostnader på interna projekt som börjar på projektkod 4* samt 5* i ekonomisystemet.

3.3 Projektavslut interna projekt

Interna projekt följer samma redovisningsprinciper som för anslagsmedel. Det innebär att över-/underskott resultatförs i årsbokslutet. För att avsluta ett internt projekt görs en beställning i serviceportalen via blanketten ”Beställning – Avslut interna projekt”.

Vid avslut gör Ekonomiavdelningen en manuell omföring av den ingående balansen från projekt till institutionsnivå, på anslagsaktivitet utan projektnummer. Efter det avslutas projektnumret i Raindance. Myndighetskapitalet på konto 2070/2071 ligger sedan kvar på institutionen på anslagsaktivitet.

4 Externa projekt

Utöver de statsanslag som universitetet erhåller finansieras även verksamheten av externa intäkter, t.ex. bidrags- och uppdragsmedel (avgifter) från olika externa organisationer. Det finns förordningar och regler som ställer krav på universitetets redovisning av externa medel, t.ex. Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (2000:605) (FÅB) samt Avgiftsförordningen (1992:191), därav särredovisas den bidragsfinansierade verksamheten och den avgiftsfinansierade verksamheten.

4.1 Hur skiljer man mellan bidrag och uppdrag?

Det kan ibland vara svårt att avgöra hur intäkter som avser externa medel ska klassificeras. Exempel på kriterier som avgör om externa medel ska klassificeras som bidrag eller uppdrag är graden av motprestation och finansiärens eventuella särställning och inflytande i projektplaneringen, liksom syftet.

Det ska alltid finnas ett avtal som reglerar villkoren mellan Stockholms universitet och finansiären, och det är redan i samband med avtals- eller kontraktsskrivning som det är viktigt att en korrekt bedömning görs om åtagandet är att betrakta som bidrag eller uppdrag.

Beroende på klassificering behandlas och värderas intäkten på olika sätt när det gäller ansökan, redovisning och moms. Ett bidrag ska t.ex. alltid rekvireras, medan ett uppdrag alltid faktureras. Ett bidrag är inte föremål för moms, medan ett uppdrag i huvudsak alltid är momspliktigt. Ett bidrag redovisas enligt kontantprincipen, d.v.s. intäktsförs när det erhålls, medan ett uppdrag som faktureras utgör grund för en fordran på uppdragsgivaren och intäktsförs i samband med att fakturan upprättas.

Ett uppdrag innebär att universitetet utför ett arbete som leder till leverans av en vara eller en tjänst till en uppdragsgivare, som denne har omedelbar nytta av. Uppdrag kan t.ex. vara att utföra mätningar med krav på leverans av mätresultat eller att genomföra utbildning för ett företags anställda.

För bidragsmedel utför universitetet ett arbete efter en viss angiven inriktning men utan krav på leverans. En forskarrapport är inte att anse som en leverans.

5 Bidrag

Ett bidrag är av frivillig karaktär där det inte förekommer särskilda krav på motprestationer från finansiären.

Kännetecknande för ett bidrag är att:

• Beloppet betalas ut efter ett ansökningsförfarande
• Beloppet fastställs innan arbetet är utfört
• Bidraget rekvireras och betalas ofta ut i förskott
• Bidragsmedel som inte har förbrukats inom projektets tidsram kan innebära återbetalningsskyldighet

På universitetet finns två sorters bidragsprojekt: bidragsforskning och bidragsutbildning. För att kunna kontera på aktivitetskoden för bidrag krävs ett projektnummer i ekonomisystemet. Begäran om projektupplägg görs via serviceportalen.

5.1 Regelverk bidrag

Den ekonomiadministrativa hanteringen av bidrag regleras bland annat av Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (även kallad FÅB) 4 kap 1§. I föreskrifterna samt de allmänna råden framgår hur intäkter av bidrag samt hur lämnade bidrag (transfereringar) ska redovisas.

Enligt föreskrifterna till FÅB, 4 kap 2§ får upplupna bidragsintäkter endast redovisas i det fall ett skriftligt avtal föreligger. I universitetets kontoplan redovisas upplupna bidragsintäkter på konto 16311-16327 (Fordran bidrag).

Oförbrukade bidrag ska redovisa erhållna bidragsinkomster som periodiseras för att täcka framtida kostnader. Om bidragsmedlen inte har förbrukats inom projektets löptid föreligger risk för återbetalning till finansiären. Universitetet följer Ekonomistyrningsverkets rekommendationer avseende redovisning vid projektavslut där oförbrukade bidrag får behållas respektive inte får behållas. I universitetets kontoplan redovisas oförbrukade bidrag på konto 2501-25123  (Skulder bidrag).

I Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring 21§ finns föreskrifter om rapportering till statsredovisningen, där bland annat intäkter av bidrag och lämnade bidrag till andra statliga myndigheter ska rapporteras och stämmas av (även kallad motpartsavstämning). I universitetets kontoplan redovisas intäktsförda bidrag på konto 36**1 och lämnade bidrag i kontoklass 7***.

5.1.1 SUHF-modellen

Universitetet tillämpar en nationell redovisningsmodell för indirekta kostnader i externfinansierad verksamhet enligt Sveriges universitet- och högskoleförbund (SUHF).
I projektkalkylen visas de totala indirekta kostnaderna och finansiären beslutar om bidrag med ett visst belopp eller en viss andel av de totala kostnaderna.

Vid ansökan om bidrag måste institutionen ta ställning till om och i vilken omfattning det finns andra medel (t.ex. anslag) för att samfinansiera delar av ett projekt som det söks externa medel för.

5.1.2 Samfinansiering

Huvudregeln är att alla bidrag ska vara fullt finansierade, antingen av finansiären eller genom samfinansiering. Samfinansiering (medfinansiering) innebär att institutionen bidrar till finansieringen av ett externfinansierat projekt med egna medel, främst anslagsmedel.

Beslut om samfinansiering bör tas i samband med att prefekten godkänner villkoren i avtalet. Vanliga skäl till samfinansiering är att finansiären vill att universitetet är med och delar de direkta kostnaderna för att visa sitt långsiktiga engagemang och ansvarstagande, alternativt att de indirekta kostnaderna är högre än finansiären accepterar.

Enligt rektors ”Beslut om riktlinjer för samfinansiering vid universitetet” ska prefekten i ett tidigt skede informera dekanus vid berörd fakultet om det föreligger risk för att behöva neka bidragsmedel p.g.a. att det inte finns ekonomiskt utrymme för samfinansiering. Samfinansieringskravet får i sig inte hindra enskilda forskare att ansöka om bidragsmedel.

I ekonomisystemet debiteras inte indirekta kostnader på bidragsprojekt per automatik. Institutionen får själv välja hur stor del av de indirekta kostnaderna som debiteras projektet (utifrån finansiärens villkor) och mellanskillnaden debiteras anslagsaktivitet varje månadsbokslut.

Om institutionen ska samfinansiera direkta kostnader finns två alternativa upplägg:

1. Lägga upp ett internt projekt som löper parallellt med bidragsprojektet och delar samma kostnadsbärare för att öronmärka institutionens kostnader.
2. Bokföra samtliga direkta kostnader på bidragsprojektet och löpande skjuta till anslagsintäkter. Institutionen skickar då en bokföringsorder till Ekonomiavdelningen via Serviceportalen där konto 3710 bokförs i kredit på bidragsprojektet och debet på anslagsaktivitet.

5.1.3 Anläggningstillgångar

Inköp av anläggningstillgångar som hör till externa projekt konteras med institution, enhet, aktivitet, kostnadsbärare och projektnummer. Avskrivningar bokförs varje månad på den verksamhet och det projekt där tillgången är konterad.

Om en anläggningstillgång ska användas i annan verksamhet/projekt eller aktivitet innan tillgångens ekonomiska livslängd är slut kan en omföring göras i anläggningsregistret till ett annat projekt. För att flytta anläggningen görs en beställning via Serviceportalen.

Ska projektet som tar över anläggningstillgången stå för resterande avskrivningar behöver inga åtgärder vidtas. Om däremot det ursprungliga projektet ska stå för de kommande avskrivningarna måste medel till detta föras till för att täcka kommande kostnader.

Omföring av en anläggningstillgång mellan två olika projekt kommer att ske på kontot för ackumulerade anläggningstillgångar även om anläggningstillgången är anskaffad under innevarande år. D.v.s. för en arbetsmaskin omförs värdet mellan två projekt på konto 1210. Detta innebär att det totala saldot på konto 1210 är oförändrat.

5.1.4 Transfereringar

Med transfereringar avses utbetalningar av bidragsmedel till olika mottagare. Bidragen kännetecknas av att myndigheten inte erhåller någon egentlig motprestation av bidragsmottagaren. För universitetets del kan det t.ex. avse när SU är medelsförvaltare och koordinator för ett projekt som innefattar samarbeten med andra högskolor.

För att utbetalningen ska få bokföras som en transferering måste minst ett av nedan krav vara uppfyllda:

• Samarbetspartnern är medsökande och nämns i ansökan, avtal eller liknande
• Samarbetspartnern är inte utbytbar utan att konsultera finansiären

I de fall ett bidrag skall förmedlas vidare bokförs detta i kontoklass 7 (transfereringsavsnittet). Om det istället rör sig om en konsulttjänst som SU köper in av en annan högskola ska det bokföras som en driftskostnad (leverantörsskuld).

Relaterade länkar

Gå till "Lathund Avslut externa projekt" på sidan Lathundar och mallar
Gå till projektbudgetmallen på sidan Lathundar och mallar
Läs mer i ESV:s handledning "Erhållna bidrag och donationer"

5.2 Löpande projektredovisning bidrag

Nedan beskrivs vilka åtgärder som ska göras löpande under bidragsprojektets livslängd och vem som är ansvarig.

5.3 Inbetalning av bidragsmedel

Inbetalning av bidragsmedlen sker i vissa fall av finansiären utan anmodan, när kontraktet/avtalet är underskrivet. Ibland kräver finansiären att bidraget rekvireras. I de fall medlen ska rekvireras gör institutionen detta. Ibland måste medlen rekvireras i flera omgångar och i dessa fall åligger det institutionen att tillse att rekvirering sker.

Inbetalningarna kan inkomma som delbetalningar eller med hela summan på en gång. Det är viktigt att kontinuerligt gå igenom alla bidragsprojekt och se till att samtliga medel har rekvirerats och inbetalats. Ett underskott på ett bidragsprojekt kan bero på att finansiären inte har betalat in och bör därför utredas (underskottet kan också bero på att högre kostnader än vad som täcks av kontraktsbeloppet har belastat projekt och det kan då bli aktuellt med ytterligare samfinansiering).

Intäkter av bidragsmedel är ej momspliktig verksamhet och ska inte belastas med moms.

5.4 Finansiärskoder

Finansiärskoderna är grupperade efter typen av finansiär enligt nedanstående schema:

Vid kontering/bokföring av bidrag anges även en särskild motpartskod om finansiären är en statlig myndighet. För övriga finansiärer (utomstatliga) används en samlad motpartskod, 7999.

Dessa uppgifter används för att kunna ge de statistiska uppgifter och för att stämma av de belopp SU erhållit från andra statliga myndigheter (s.k. motpartsavstämning) som krävs av universitetet.

5.5 Månadsbokslut bidrag

5.5.1 Intäktsavräkning

Inbetalningar till bidragsprojekt bokförs av Ekonomiavdelningen på ett balanskonto som börjar på 25** (Erhållet förskott). Varje finansiärsgrupp är knutet till ett eget 25-konto och alla myndigheter har en unik motpartskod.

Förskottet räknas som en skuld till finansiären ända tills prestationen är utförd. När prestationen är utförd ska medlen inte längre betraktas som ett förskott utan bokföras som en intäkt.

För att det inte ska bli ojämn resultatpåverkan över projektets löptid använder sig universitetet av en intäktsavräkning, d.v.s. allteftersom löpande kostnader bokförs på projektet så minskar skulden på konto 25*** (Erhållna förskott- avräkning)  och motsvarande belopp bokförs varje månad som en intäkt på ett 36**-konto (Erhållna bidrag). Resultatmässigt är bidragsprojekt därmed noll under tiden projektet är pågående.

Genom denna hantering påverkas inte universitetets ekonomiska resultat förrän det går att avgöra om projektet har ett underskott eller överskott, d.v.s. i samband med att projektet slutredovisas i redovisningen.

5.5.2 Intäktsomräkning

När en inbetalning bokförs genererar det en bokning på konto 36**1 (K) och 36**2 (D) – intäktsförda bidragsmedel. Konto 36**1 är kopplat till S-kod S3511 och stäms av mot andra myndigheters transaktioner i motpartsavstämningen. Kontot är även kopplat till vissa rapporter i Beslutsstödverktyget IVS, t.ex. Projektrapport EIPR03 där saldot visas i fältet ”Inbetalt belopp”.

5.5.3 Indirekta kostnader

Varje månadsbokslut sker ett påslag av indirekta kostnader på aktivitets- och projektnivå utifrån de procentsatser för utbildning (UGA) och forskning (FUF) som institutionen årligen beräknar.

Kostnaden krediteras konto 5807 (utdebiterade indirekta kostnader), kostnadsbärare 999999 i en klumpsumma för utbildning respektive forskning och debiteras konto 5809 (indirekta kostnader enligt institutionernas påslag) på samtliga kostnadsbärare knutna till aktivitetskoden för utbildning respektive forskning. Verifikationstypen kallas FORDEL (Fördelning indirekta kostnader).

Fördelningsbasen är direkt lön + lönekostnadspålägg (LKP) enligt följande konton:

• Konto 40-40899
• Konto 45000-4518
• Konto 45312 Särskild löneskatt löneväxling
• Konto 46316 Löneväxling

Då vissa finansiärer inte accepterar indirekta kostnader på bidrag sker en motbokning av hela beloppet på konto 5808 (omföring indirekta kostnader på bidrag) på projektet i samband med detta påslag. Kostnaden samfinansieras istället via konto 3709 (medfinansiering av indirekta kostnader) från anslagsaktivitet till bidragsaktivitet.

Det går att bokföra indirekta kostnader manuellt på projektet via konto 5800 (avlyft omkostnadspålägg SU gemensamma kostnader), i de fall finansiären enligt kontrakt godkänner det. Det går även att lägga in ett automatiserat påslag i procent vid upplägg av projekt. Fördelningsbasen är då totala kostnader i projektet.

5.5.4 Periodiseringar

I samband med varje månadsavstämning periodiserar Ekonomiavdelningen projekten i enlighet med de statuskoder som har angetts på projektet:

• status 1 = balanseras
• status 2 = resultatredovisas
• status 9 = avslutat

För pågående bidragsprojekt med status 1 innebär det ett av två alternativ:

• Om inbetalningarna överstiger kostnaderna föreligger en skuld till finansiären som motsvarar de inbetalda medlen som ej är förbrukade i projektet. Skulden betraktas som ett oförbrukat bidrag på konto 25**.
• Om kostnaderna överstiger inbetalningarna föreligger en fordran på finansiären som innebär att mer medel har förbrukats än inbetalats. I dessa fall görs en omföring av saldot från 25-konton till tillgångssidan 163**.

5.5.5 Avskrivningar av anläggningstillgångar

Vid universitetet används planmässig avskrivning och avskrivningar görs varje månad under tillgångens ekonomiska livslängd. Avskrivningarna beräknas på antalet dagar i respektive månad. Först vid definitivsättning börjar avskrivningarna (periodiseringen av kostnaderna) att rulla. Innan dess påverkas inte resultatet för universitetet.

För att verifikationerna som genereras av definitivsättning ska hamna i rätt period, måste överföringsdatum ändras i POR vid definitivsättningen av anläggningen i Raindance. Exempelvis en anläggningstillgång med anskaffningsdatum 2019-12-15 överförs 2020-01-04. Överföringsdatum ändras då till 2020-01-04.

Avskrivningstiderna anpassas till tillgångarnas ekonomiska livslängd. Livslängd avser den tidsperiod som en investering är lönsam och är i drift för det ändamål den ursprungligen anskaffats.

Anläggningstillgångarna kommer att finnas kvar i anläggningsregistret till dess att de utrangeras (t.ex. skrotas) eller säljs.

Relaterade länkar

Projektredovisning konteringsexempel (20 Kb)
Gå till lista över institutionernas procentpåslag UGA/FUF på sidan Lathundar och mallar.

5.6 Projektavslut bidrag

När bidragsprojektets dispositionstid har löpt ut får projektet inte längre periodiseras då det inte längre finns en skuld/fordran till finansiären. Utgångspunkten i bidragsverksamheten är att den inte ska generera något över- eller underskott, d.v.s. att intäkter och kostnader är lika stora när ett bidragsprojekt avslutas.

Om det ändå förekommer ett överskott och det inte finns något återbetalningskrav från finansiären skall projektet resultatredovisas. Om det istället förekommer ett underskott ska det antingen samfinansieras av anslagsmedel, eller täckas upp av tidigare balanserat överskott inom bidragsverksamheten. Projektet får då status 2 vilket innebär att överskottet/underskottet resultatförs vid årsbokslut och resultatet förs sedan över till balanserat kapital, konto 2071.

Vid avslut gör Ekonomiavdelningen en manuell omföring av den ingående balansen från projekt- till institutionsnivå, på bidragsaktivitet utan projektnummer. Efter det avslutas projektnumret i Raindance. Myndighetskapitalet på konto 2070/2071 ligger sedan kvar på institutionen, på bidragsaktivitet.

Det finns möjlighet för institutionen att öronmärka myndighetskapitalet med hjälp av kostnadsbärare så att överskott och underskott från olika bidragsfinansierade verksamheter kan balansera ut varandra på aktivitetsnivå.

Gå till "Lathund Avslut externa projekt" på sidan Lathundar och mallar.

6 Avgifter

Med avgifter avses ersättningar som ska täcka kostnader för en direkt motprestation.
För avgiftsverksamheten gäller särskilda regler, både Avgiftsförordningen och regleringsbrevet har föreskrifter om detta. Ekonomistyrningsverket ska dessutom varje år ha en särskild redovisning från universitetet, ett så kallat samrådsförfarande. Denna redovisning görs av Ekonomiavdelningen.

Exempel på intäkter från universitetets avgiftsfinansierade verksamhet är uppdragsutbildning och uppdragsforskning, studieavgifter, konsulttjänster, högskoleprovet, resurssamordning, konferenser, lokaler etc.

Externa projekt läggs enbart upp för uppdragsforskning och uppdragsutbildning. Övriga intäkter av avgifter bokförs direkt på anslagsaktivitet alternativt interna projekt.

6.1 Avgiftsintäkter - uppdrag, sponsring och §4

Avgiftsintäkter avser både intäkter av uppdrag, intäkter från sponsring samt intäkter enligt §4 Avgiftsförordningen. Nedan illustreras i bild skillnaden mellan dessa.

Översikt avgiftsintäkter (107 Kb)

6.2 Regelverk avgifter

Avgiftsförordning (1992:191) innehåller generella bestämmelser om regler för att få ta betalt för en vara eller tjänst samt bestämma storleken på avgiften och rätten att disponera intäkterna, t.ex.:

• 3 § En myndighet får ta ut avgifter för varor och tjänster som den tillhandahåller bara om det följer av en lag eller förordning eller av ett särskilt beslut av regeringen.
• 5 § Om inte regeringen har föreskrivit något annat, ska avgifter beräknas så att de helt täcker verksamhetens kostnader (full kostnadstäckning).
• 25 § En myndighet får disponera avgiftsinkomster endast efter ett särskilt bemyndigande.
• Myndigheten får disponera sådana avgiftsinkomster som avses i 4 § och 15 §.
• Universitet och högskolor medges undantag från 25 a § andra och tredje styckena i Avgiftsförordningen om disposition av inkomster från avgiftsbelagd verksamhet.
• Uppgår det ackumulerade överskottet till mer än 10 procent av den avgiftsbelagda verksamhetens omsättning under räkenskapsåret ska myndigheten i årsredovisningen redovisa hur överskottet ska disponeras.
• Har det uppkommit ett underskott i en avgiftsbelagd verksamhet som inte täcks av ett balanserat överskott från tidigare räkenskapsår ska myndigheten i årsredovisningen lämna ett förslag till regeringen om hur underskottet ska täckas.

7 Uppdrag

Uppdrag är en del av den avgiftsfinansierade verksamheten på universitetet. Ett uppdrag kan definieras som ett affärsmässigt kontrakt där betalning sker med krav på motprestation.

Kännetecknande för ett uppdrag är att:

• Uppdraget initieras av beställaren, t.ex. en myndighet eller ett företag
• Beställaren äger slutresultatet
• Betalning sker mot faktura, i regel efter att kostnader har upparbetats
• Finansiären står för projektets totala kostnad, d.v.s. både direkta och indirekta kostnader

På universitetet finns två sorters uppdragsprojekt: uppdragsforskning och uppdragsutbildning. För att kunna bokföra på aktivitetskoden för uppdrag krävs ett projektnummer i ekonomisystemet. Begäran om projektupplägg görs via Serviceportalen.

7.1 Intäkter av uppdrag

Enligt avgiftsförordningen och regleringsbrevet måste universitetet ha full kostnadstäckning för sin uppdragsverksamhet. Därför är det mycket viktigt att en kalkyl görs för uppdraget. Kalkyleringen för uppdrag är likadan som vid bidragsansökan.

Observera att uppdragsverksamhet inte får samfinansieras med övriga medel.

När institutionen har fullgjort sitt avtal eller enligt avtalet har rätt att fakturera kunden ska detta göras skyndsamt. Uppdragsverksamhet är momspliktig verksamhet och beloppet som faktureras uppdragsgivaren ska vara inklusive 25 % moms. OBS! Detta gäller ej för statliga uppdragsgivare då staten betraktas som ett enda skattesubjekt i momshänseende.

Intäkter av uppdrag ingår i den del av avgiftsverksamheten som måste särredovisas i årsbokslutet vilket innebär att den måste särskiljas i redovisningen från andra medel. Uppdragsverksamheten har egna aktivitetskoder och egna intäktskonton i ekonomisystemet.

Vid upprättande av kundfaktura i ekonomisystemet bokförs en uppdragsintäkt och en kundfordran.

Intäkter för uppdragsforskning bokförs på konto 3111 för utomstatliga finansiärer och 3112 för inomstatliga finansiärer.

Intäkter för uppdragsutbildning bokförs på konto 3101 för utomstatliga finansiärer och 3102 för inomstatliga finansiärer.

7.2 Månadsbokslut uppdrag

7.2.1 Indirekta kostnader

Till skillnad från bidrag får ingen samfinansiering ske av indirekta kostnader på uppdrag. Uppdragsgivaren ska stå för både de direkta och indirekta kostnaderna enligt avtal. Det är därför inte möjligt att göra manuella avlyft av OH-kostnader på uppdragsprojekt som börjar på projektkod 2* eller 3* i ekonomisystemet. När en lönekostnad bokförs på ett uppdragsprojekt genererar det ett påslag av indirekta kostnader som bokförs månadsvis på konto 5809.

Fördelningsbasen är direkt lön + lönekostnadspålägg (LKP) enligt följande konton:

• Konto 40-40899
• Konto 45000-4518
• Konto 45312 Särskild löneskatt löneväxling
• Konto 46316 Löneväxling

7.2.2 Periodiseringar

Pågående uppdragsprojekt med status 1 periodiseras i ekonomisystemet varje månad enligt nedan:

• Om inbetalningarna överstiger kostnaderna föreligger en skuld till finansiären som motsvarar de inbetalda medlen som ej är förbrukade i projektet. Skulden betraktas som en förutbetald intäkt på konto 2774-2775.
• Om kostnaderna överstiger inbetalningarna föreligger en fordran på finansiären som innebär att mer medel har förbrukats än inbetalats. Fordran betraktas som en upplupen intäkt på tillgångssidan 1676-1677.

Resultatmässigt är ett uppdragsprojekt = noll under den tid som projektet pågår.

7.3 Projektavslut uppdrag

När uppdraget enligt avtal är slutfört får uppdragsprojekt inte längre periodiseras då det inte längre finns en skuld/fordran till uppdragsgivaren.

Utgångspunkten i uppdragsverksamheten är att den inte ska generera något över- eller underskott; upparbetade kostnader faktureras och uppdragsgivaren står för både de direkta och indirekta kostnaderna (s.k. full kostnadstäckning). Om det förekommer ett överskott på grund av att universitetet inte har levererat tjänsten enligt kontrakt ska en kreditfaktura ställas ut till uppdragsgivaren. Vid underskott ska en ny faktura ställas ut i dialog med uppdragsgivaren då full kostnadstäckning gäller.

Om projektet trots allt har ett mindre saldo när projektet är slutlevererat ska överskottet/underskottet resultatföras vid årsbokslut för att projektet ska kunna avslutas i ekonomisystemet. Projektet får då status 2 och resultatet förs sedan över till balanserat kapital, konto 2071.

Vid avslut gör Ekonomiavdelningen en manuell omföring av den ingående balansen från projekt- till institutionsnivå, d.v.s. på uppdragsaktivitet utan projektnummer. Efter det avslutas projektnumret i Raindance. Myndighetskapitalet på konto 2070/2071 ligger sedan kvar på institutionen, på uppdragsaktivitet.

Läs mer i "Lathund Avslut externa projekt" på sidan Lathundar och mallar.

8 Intäkter från Avgiftsförordningen §4

Utöver avgifter som en myndighet tar ut enligt lag, förordning eller annat beslut av regeringen, kan en myndighet ta ut avgifter enligt Avgiftsförordningen 4§. Det kan exempelvis handla om deltagaravgifter för konferenser, mindre konsultuppdrag eller övriga tjänster. Universitetet får ta betalt så länge verksamheten är av tillfällig natur eller av mindre omfattning (med mindre omfattning avses att intäkterna inte varaktigt överstiger 5 % av universitetets totala kostnader). Avgifterna beräknas upp till full kostnadstäckning vilket innebär att avgiften inte behöver täcka samtliga kostnader.

Intäkterna bokförs i kontoklass 33 och på anslagsaktivitet i ekonomisystemet. För deltagaravgifter till konferenser ska ett särskilt internprojekt läggas upp.

Läs mer i ESV:s handledning "Att ta betalt med §4 Avgiftsförordningen"

9 Projektuppföljning

Den löpande uppföljningen av projektens intäkter och kostnader sker på institutionen. Det är viktigt att det finns fungerande rutiner för den ekonomiska uppföljningen på institutionen, t.ex. att rekvirering och fakturering sker enligt avtal, att löpande kontrollera att kostnaderna är korrekt allokerade och korrekt bokförda samt när ekonomisk återrapportering och avslut av projekt ska ske. Varje finansiär har egna rutiner och blanketter/system för återrapportering. För bidragsprojekt är det viktigt att säkerställa att eventuell samfinansiering bokförs löpande enligt projektets budgetkalkyl.

I beslutsstödverktyget IVS finns ett antal projektrapporter som kan vara till hjälp i uppföljningen, t.ex. Felkonteringar (EIRR08) samt Projektlista detaljerad (EIPR01). I Raindance Classic används rapporten FINR17 för projektuppföljning, samt Beslutsstöd --> Analysfunktion sökväg KBPIEA. Det går även att ta ut listor ur huvudboken för specifikationer på kontonivå via Beslutsstöd --> Analyslista sökväg KBPIEA.

I samband med tertialboksluten ska institutionen gå igenom och kommentera projekt som har en fordran eller skuld som överstiger 500 000 kronor, samt gamla projekt vars dispositionstid har löpt ut men som inte är avslutade i ekonomisystemet. Syftet är att kvalitetssäkra att balanskontona uppvisar ett korrekt saldo och det åligger institutionen att kontrollera följande:

Vid skuld > 500 000 kr

• Föreligger risk för återbetalning till finansiären?
• Har samtliga kostnader bokförts på projektet enligt tidsplan?
• Har omföringar skett till eventuella underprojekt?

Vid fordran > 500 000 kr
Uppvisar projektet en felaktig fordran p.g.a.

• felaktigt bokförda kostnader/intäkter?
• att samfinansiering saknas (för bidragsprojekt)?
• att omföring av projektmedel saknas från huvudprojekt?
• projektet borde vara resultatfört och avslutat?

Gamla projekt

• Varför är projektet ej avslutat?
• Är dispositionstiden fel, d.v.s. ska projektet förlängas?

Om bidragsprojekt av olika skäl inte kunnat fullföljas enligt plan och behöver förlängas måste projektledaren ansöka om detta hos finansiären. Finansiärerna har ofta särskilda blanketter för detta syfte som ska skickas in och godkännas. Först när finansiären har beviljat en förlängning kan institutionen göra en ”Beställning - förlängning externa projekt” i Serviceportalen där beslutet från finansiären bifogas i ärendet. För uppdragsprojekt kan istället ett tilläggsavtal behövas om universitetet inte har levererat tjänsten i tid enligt avtal.

Som stöd i arbetet skickar Ekonomiavdelningen ut listor till institutionerna på relevanta projekt.

10 Hur projektnummer kodas i Raindance

Projektnumret inleds med en siffra som beskriver projekttypen, i ovan exempel bidragsfinansierad forskning. Följande 4 siffror är forskarens unika nummer. Projektnumret avslutas med ett löpnummer, i ovan exempel är det forskarens första bidragsprojekt.

Kopplingar aktivitetskod och projekttyp

Aktivitetskoden beskriver verksamheten och vilken sorts intäkter som finansierar projektet, t.ex. om det rör sig om bidragsforskning, uppdragsforskning eller fakultetsfinansierad forskning.

Aktiviteten består av 5 siffror. Första siffran beskriver verksamheten, andra siffran beskriver finansieringen och tredje siffran visar vilken fakultet som avses. De två sista siffrorna är vanligtvis 00.