Information till dig som är leverantör

Här kan du som leverantör läsa hur du gör för att skicka faktura till och e-handla med Stockholms universitet. Alla inköp ska faktureras elektroniskt. Universitetet använder Raindance från CGI som e-handelssystem (order/abonnemang och faktura), och systemet stödjer de standarder som rekommenderas av SFTI.

For information in English regarding invoices, payments and e-commerce, please go to Supplier Invoices.

E-handel

På Stockholms universitet vill vi effektivisera vår inköpsprocess genom att öka vår e-handel. Vi vill därför ansluta så många av våra leverantörer som möjligt till vårt e-handelssystem.

Innan Stockholms universitet ska börja e-handla med en ny leverantör eller på ett nytt avtal vill vi ha ett uppstartsmöte där vi tillsammans kommer överens om den tekniska uppsättningen, tidsplan samt hur uppdateringar ska ske.

För mer information: ehandel@su.se

Det finns flera sätt att börja e-handla med oss. Du väljer något av följande sätt som beskrivs närmare nedan:

• via integration
• via universitetets leverantörsportal
• via e-post.

E-handel via integration

Du integrerar ditt affärssystem med Stockholms universitets e-handelssystem CGI Raindance.

E-handel via universitetets leverantörsportal

Har du inte systemstöd för e-handel erbjuder Stockholms universitet en kostnadsfri anslutning till en leverantörsportal. Här kan du skapa din katalog och ta emot e-order från oss på ett enkelt sätt.
 

E-handel via e-post

E-postorder/e-postordersvar med en katalog i excelformat alternativt ett beställningsformulär kopplat till sig.

Stockholms universitet följer SFTI-standarden. När SFTI publicerar nya standarder och format ska Stockholms universitet ha stöd för dessa inom 6 månader från publikationsdatumet.

Här hittar du mer information om SFTI

Skicka e-faktura

Den 1 april 2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Lagen innebär att alla inköp, inklusive direktupphandlingar och oavsett värde, som görs genom offentlig upphandling och som påbörjas efter den 1 april 2019 ska faktureras med e-faktura.

En PDF-faktura eller skannad pappersfaktura räknas inte som en e-faktura. Leverantörer ska därför fakturera universitetets inköp med e-faktura.

För dig som leverantör har vi flera sätt att skicka e-fakturor på som beskrivs närmare nedan:
•    Via PEPPOL
•    Via universitetets leverantörsportal.

E-faktura via PEPPOL

I första hand vill vi att du skickar e-fakturor via PEPPOL-nätverk.
Uppgifter om Stockholms universitet:
PEPPOL-ID    0007:2021003062

Anslut till Peppol

E-faktura via universitetets leverantörsportal

Har du inte systemstöd för att skicka e-fakturor erbjuder Stockholms universitet en kostnadsfri anslutning till Raindance Leverantörsportal.

Här kan du skapa och skicka e-fakturor till oss på ett enkelt sätt.

E-posta: fakturaservice@su.se för att erhålla en inbjudan till portalen, ange till vilken mailadress vår inbjudan ska skickas.

Referenser till e-faktura

Saknas ordernummer, ska institutionens/avdelningens referensnummer anges. Denna består av totalt 6 siffror och inleds av institutionsnumret på 3 siffror följt av 3 nollor. Referensen anges i referensfältet ”Beställarreferens eller motsvarande”. Vid frågor kontakta beställaren på respektive institution.

Här kan du söka upp rätt institutionsnummer: 
Institutionslista

När du har fått Stockholms universitets ordernummer, SUyymmdd-xxx, ange detta i fältet ”Orderreferens, Ordernummer eller motsvarande”. Endast institutionens/avdelningens referensnummer eller ordernummer får anges i respektive fält.

Om du använder universitetets Leverantörsportal Raindance, ange institutionens/avdelningens referensnummer i fältet ”Kundens referensID” som i bilden nedan. Skriv inte några bokstäver utan endast siffrorna, dvs institutionsnumret plus tre nollor (totalt sex siffror).