Hantera bemanning av beslutsorgan

Röstsedlar från interna val.

Får gallras när mandatperioden för vilken rösterna avser har löpt ut under förutsättning att rösträkningsprotokoll eller motsvarande bevaras.

Ge stöd till verksamheten

Videoupptagningar från interna möten.

Får gallras 2 år efter mötestillfället.

Avser till exempel personalmöten, arbetsgruppsmöten och konferenser.

Hantera antagning av studenter på grundnivå och avancerad nivå

Anmälningar med bilagor till utbildning på grundnivå och avancerad nivå.

Får gallras 2 år efter beslut om antagning, om anmälan har registrerats i antagnings- eller studieregister.

För antagen som inte har registrerats i studieregister, till exempel inresande, utländsk student, bör anmälan med bilagor bevaras.

Arbetsprover för utbildning som leder till konstnärlig examen, arkitektexamen eller motsvarande och som utgörs av allmänna handlingar.

Får återlämnas efter beslut om antagning.

Om den sökande inte begärt återlämnande får arbetsprover gallras 1 månad efter beslut om antagning.

Dokumentation av uppvisade arbetsprover får gallras 2 år efter beslut om antagning.

Förekomsten av uppvisade arbetsprover bör dokumenteras.

Arbetsprover som utgör föremål och som inte har bedömts vara allmänna handlingar kan förstöras eller återlämnas utan medgivande från Riksarkivet.

Dispens från förkunskapskrav på kurs*

Gallras 2 år efter beslut.

Handlingar rörande behörighet genom reell kompetens*

Gallras 2 år efter beslut.

Undantag från gallring:

Överklagande av beslut rörande reell kompetens bevaras.

Inkomna svarshäften, högskoleprovet.

Får gallras efter utgången av det kalenderhalvår som infaller 5 år efter provtillfället.

Inkomna svarshäften på papper får gallras tidigast 1 år efter provtillfället efter överföring till annat medium.

Regleringen av gallringen efter att svarshäftet har förts över till annat medium är ett undantag från 4 §.

RA-MS 2017:39 4 § Myndigheten får föra över handlingar som får gallras till elektroniska handlingar genom skanning under den tid de ska bevaras. Efter överföringen får de ursprungliga handlingarna gallras vid den tidpunkt som myndigheten själv fastställer. Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av denna författning i fråga om gallring efter skanning. *

Hantera antagning av studenter på forskarnivå

Anmälningar med bilagor till utbildning på forskarnivå.

Får gallras 2 år efter beslut om antagning, om anmälan har registrerats i antagnings- eller studieregister.

Stockholms universitet bör bevara anmälan och bilagor för antagen om bilagorna inte har arkiverats av universitetet tidigare. Stockholms universitet bör för antagen också bevara tryckta skrifter som saknar fullständiga bibliografiska referenser.*

Hantera studentärenden

Intyg om studier *

Får gallras 2 år efter intygets utfärdande.

Undantag från gallring:

Intyg som innehåller omdömen eller annan information som inte registrerats i antagnings- eller studieregister.

Avser till exempel intyg om att studenten studerar och därmed har rätt till studiemedel.

Handlingar rörande begäran om studieuppehåll*

Bevaras

Avser anmälan med bilagor och beslut angående studieuppehåll.

Inkomna eller upprättade handlingar i samband med anmälan inför den tidpunkt då studierna ska fortsätta efter ett studieuppehåll.

Får gallras 2 år efter det att anmälan har kommit in till Stockholms universitet om uppgifter om återtagandet av studier har registrerats i studieregister.*

Avser handlingar som kan tillkomma vid anmälan inför den tidpunkt då studierna ska fortsätta enligt 5 § Universitets- och högskolerådets föreskrifter (UHRFS 2013:3) om anstånd med studier för antagna samt studieuppehåll, till exempel studentens anmälan och Stockholms universitets beslut eller bekräftelsebrev.*

Anmälningar om studieavbrott.

Får gallras 2 år efter det att anmälan har kommit in till Stockholms universitet om uppgifter om studieavbrottet har registrerats i studieregister.*

Handlingar i ärenden om återupptagande av studier efter studieavbrott.

Får gallras 2 år efter det att beslut har fattats i ärendet om uppgifter om återtagandet av studier har registrerats i studieregister.

Handlingar rörande byte av studieort*

Får gallras 2 år efter det att beslut har fattats i ärendet om uppgifter om byte av studieort har registrerats i studieregister.

Avser till exempel

• Ansökan och beslut om byte av studieort.

Handlingar rörande byte av kurs*

Får gallras när uppgifter om byte av kurs har registrerats i studieregister.

Avser till exempel

• Ansökan och beslut om byte av kurs.

Handlingar rörande extra examinations- eller provtillfälle*

Bevarande

Avser till exempel

• Ansökan och beslut om extra examinations- eller provtillfälle

Handlingar rörande Tillgodoräknanden*

Bevarande

Avser rätten att pröva tidigare utbildning eller yrkesverksamhet för tillgodoräknande enligt högskoleförordningen. Samt rätten att få utbildning utanför högskoleområdet och kunskaper och färdigheter förvärvade i yrkesverksamhet prövade.

Se även: Underlag för kontroll och verifiering av uppgifter i studieregister.

Begäran om omprövning eller rättelse av betygsbeslut*

Bevarande

Handlingar rörande klagomål*

Bevarande

Undantag från bevarande:

Klagomål som inte föranleder åtgärd gallras 6 månader efter det att ärendet inkommit till Stockholms universitet.

Hantera disciplin- och avskiljandeärenden rörande studenter*

Bevarande

Undantag från bevarande:

Misstanke om fusk och plagiat som inte leder till vidare åtgärder gallras 2 år efter att beslut tagits om att inga åtgärder ska vidtas.

Avser till exempel

• Anmälan
• Beslut
• Yttranden

Ansvarsförbindelser för studenter*

Får gallras 2 år efter det att förbindelsen upphört att gälla.

Avser till exempel ansvarsförbindelser angående studenters användning av universitets IT-stöd.

Information om etik vid verksamhetsförlagd utbildning/praktik*

Får gallras vid terminens slut efter genomförd praktik.

Undantag från gallring:

Studenter vars praktik ej godkänts av praktikplatsen.

Avser till exempel:

- Information om riktlinjer för etik och etiskt förhållningssätt för dokumentation i

Förskollärarutbildningen.

Hantera särskilt pedagogiskt stöd

Adress- och kontaktuppgifter av tillfällig betydelse.

Får gallras 2 år efter det att ärendet avslutades, under förutsättning att de inte behövs för återsökning av andra handlingar.

Kopior av handlingar och uppgifter som bevaras.

Får gallras 2 år efter det att ärendet avslutades.

Tjänsteanteckningar av tillfällig betydelse.

Får gallras 2 år efter det att ärendet avslutades under förutsättning att de inte tillför ärendet sakuppgift.

Uppgifter med systeminformation av tillfällig betydelse.

Får gallras 2 år efter det att ärendet avslutades.

Uppgifter om automatgenererade mailaviseringar.

Får gallras 2 år efter det att ärendet har avslutades.

Uppgifter i loggar tillhörande arkivpaket.

Får gallras 2 år efter det att ärenden om en student har överförts till bevarande.

Intyg på studentens beviljade stödåtgärder*

Får gallras när den inte längre behövs för verksamheten, dock senast 6 månader efter beslutet om stödåtgärder upphört att gälla.

Hantera bidrag

Handlingar i ärenden om utbildningsbidrag.

Får gallras 10 år efter det att beslut har fattats i ärendet.

Handlingar i ärenden som inte har beviljats får gallras 2 år efter beslut.

Undantag från gallring:

Dokumentation av vilka som sökt och beviljats bidrag ska bevaras.

Förordningen (1995:938) om utbildningsbidrag för doktorander har upphört att gälla från och med den 1 juli 2017. Enligt övergångsbestämmelserna gäller de äldre föreskrifterna fortfarande för den som har beviljats utbildningsbidrag för doktorander, dock längst till utgången av juni 2020.

Handlingar i ärenden om tilldelning av internt utlysta medel och stipendium.

Får gallras 10 år efter det att beslut har fattats i ärendet.

Handlingar i ärenden som inte har beviljats får gallras 2 år efter beslut.

Undantag från gallring:

Dokumentation av vilka som har sökt och beviljats bidrag ska bevaras.

Bestämmelsen omfattar även ansökan från anställda vid universitet och högskolor.

Bestämmelsen avser dock inte registrerad stiftelse.

Enligt 6 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, bör ansökan och beslut om beviljade medel i forskningsprojekt undantas från gallring.

Avser stipendier från Stockholms universitets stipendiestiftelser. Kan sökas av studenter och forskare. *

Handlingar i ärenden rörande nationellt utlysta stipendium samt stipendium för internationella samarbeten och utbildning.*

Får gallras 10 år efter det att beslut har fattats i ärendet.

Handlingar i ärenden som inte har beviljats får gallras 2 år efter beslut.

Undantag från gallring:

Dokumentation av vilka som har sökt och beviljats bidrag ska bevaras.

Avser till exempel

• Erasmusstipendium för studier eller praktik
• Skriva uppsats via Erasmus+
• MFS-stipendium
• Ingenjören C M Lericis stipendium
• Stiftelsen Gustaf Björklunds minne

Utbildning i detta sammanhang är enligt praxis såväl grundutbildning som doktorandutbildning.

Planera och administrera utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå *

Handlingar rörande gemensamma utbildningsinsatser*

Bevaras

Avser till exempel

• Avtal och överenskommelser mellan lärosäten om gemensamma utbildningar

Utbildningsvärderingar och utvärderingar av forskning – underlag*

Gallras 2 år efter sammanställd rapport.

Undantag från gallring:

Utbildningsvärderingar och utvärderingar av forskning - rapporter ska bevaras.

Avser handlingar rörande statistik och analys angående antagning av studenter, t.ex. antagnings- och planeringstal.

Handlingar rörande planering av utbud av kurser och program*

Bevaras

Avser till exempel

• Anhållan/förslag till beslut om inrättande av program/kurs
• Anhållan/förslag till beslut om förändring av program/kurs
• Anhållan/förslag om avvecklande av program/kurs
• Beslut om kursansvarig
• Utbildningskatalog/kurskatalog eller annan redovisning av utbildningsutbud
• Beslut, fastställa betygskriterier,
• Beslut, fastställa kurslitteratur/litteraturlista.

Kursplan och Utbildningsplan*

Bevaras

Beskrivning av studiegång*

Bevaras

Beskriver i vilken ordning studenten ska läsa olika ämnen.

Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå samt forskarnivå*

Handlingar rörande information om undervisningen*

Bevaras

Avser till exempel:

• Välkomstbrev
• Kursbeskrivningar/kursanvisningar
• Litteraturlista
• Betygskriterier
• Scheman som ingår i kursbeskrivning (se även Uppgifter i system för Schemahantering)

Videoupptagningar från undervisningstillfällen

Får gallras 2 år efter avslutat kurstillfälle.

Undantag från gallring:

Videoupptagningar från undervisningstillfällen ska bevaras genom typurval.

Avser till exempel videoupptagningar från föreläsningar.

* Institutionen ska basera sitt typurval på följande kriterier:

- videoupptagningar från undervisningstillfällen inom ämnesområden som är unika i sitt slag eller

- rönt stor uppmärksamhet hos allmänheten

- eller bedöms ha ett särskilt värde ur ett utbildningshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt perspektiv.

Ett särskilt beaktande ska tas till föreläsningar från mer ”traditionella ämnen” och undervisningsformer. Detta för att kunna återge det rutinmässiga undervisningsarbetet vid lärosätet.*

Undervisningsmaterial*

Bevaras

Avser till exempel:

• Övningsuppgifter
• Laborationsanvisningar
• Föreläsningsunderlag t.ex. presentationer i Powerpoint
• Filmer som SU har producerat
• Kompendier/artiklar/böcker eller annan av SU egenproducerad litteratur.

Skriftliga provsvar.

Får återlämnas till studenten efter betygsättningen om betyget har registrerats i studieregister.

Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättningen.

Undantag från gallring:

Ett exemplar av provformuläret ska bevaras.

Om en student begär omprövning av betyget bör provsvaret bevaras i 2 år efter att prövningen har slutbehandlats.

* Enligt Rektorsbeslut (SU FV-1-1-2-3363-20) ska skriftliga provsvar (examinationsuppgifter) behållas i 2 år. Om originalet lämnas ut till studenten ska kopian sparas i 2 år från betygssättning.

Inskannade pappersoriginal får gallras efter det att resultatet av skanningen kvalitetsgranskats.

Med provformulär avses de frågor eller uppgifter som studenten ska besvara eller utföra vid en examination. Även rättningsmall och lösningsförslag ska bevaras.*

Digitala provsvar *

Får återlämnas till studenten efter betygsättningen om betyget har registrerats i studieregister.

Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättningen.

Undantag från gallring:

Ett exemplar av provformuläret ska bevaras.

Om en student begär omprövning av betyget bör provsvaret bevaras i 2 år efter att prövningen har slutbehandlats.

Enligt Rektorsbeslut (SU FV-1-1-2-3363-20) ska skriftliga provsvar (examinationsuppgifter) behållas i två. Om originalet lämnas ut till studenten ska kopian sparas i två år från betygssättning.

Med provformulär avses de frågor eller uppgifter som studenten ska besvara eller utföra vid en examination. Även rättningsmall och lösningsförslag ska bevaras.

Videoupptagningar från examinationer.

Får gallras 2 år efter examinationen.

Avser till exempel videoupptagningar från seminarier med examinerande moment.

Om en student begär omprövning av betyget bör provsvaret bevaras i 2 år efter att prövningen har slutbehandlats.

Handledarrapporter med bilagor från verksamhetsförlagd utbildning.

Får gallras 2 år efter avslutad delkurs eller utbildning.

Undantag från gallring:

Stockholms universitet ska bevara rapporter om de har legat till grund för betygsättningen och betyget inte har registrerats i studieregister.*

Handledarrapporter sparas efter avslutad delkurs och gallras 2 år efter avslutad utbildning. *  

Studenternas rapporter med bilagor från praktik eller verksamhetsförlagd utbildning.

Får återlämnas till studenten efter avslutad delkurs eller utbildningen om betyget har registrerats i studieregister.

Rapporter och bilagor som inte har återlämnats får gallras 2 år efter det att betyget har registrerats i studieregister.

Med bilagor avses utlåtanden från arbetsplatser och annan dokumentation som bildar underlag till rapporten.

Studenternas rapporter med bilagor från praktik eller verksamhetsförlagd utbildning bevaras per program efter rullande schema. Vid ett bevarande bevaras samtliga VFU-rapporter som skrivs av studenten under utbildningen.*

Handlingar rörande två- eller trepartssamtal*

Får gallras 2 år efter avslutad utbildning om betyget har registrerats i studieregister.

Avser studentens självvärdering och dokumentation.

Etikdeklaration i samband med examensarbete*

Bevaras

Avser handling i vilken studenten deklarerar om de i samband med examensarbetet kommer att hantera känsliga personuppgifter.

Uppsatser för 60 högskolepoäng eller motsvarande nivå.

Får gallras 5 år efter betygsdatum om betyget har registrerats i studieregister.

För uppsatser på kurser där 60 högskolepoäng utgör den högsta nivån ska Stockholms universitet ta särskild ställning till ett eventuellt bevarande av uppsatserna.*

Uppsatser för 60 högskolepoäng som av verksamheten bedöms ha ett bestående värde ska bevaras digitalt. *

Examensarbeten/uppsatser/självständiga arbeten för 90 högskolepoäng, motsvarande nivå eller högre*

Bevaras

Register över examensarbeten/uppsatser/självständiga arbeten*

Bevaras

Opponentlista (examensarbeten/uppsatser/självständiga arbeten)*

Får gallras 2 år efter genomfört moment.

Kursvärderingar.

Får gallras 2 år efter att en sammanställning har upprättats.

Undantag från gallring:

Sammanställningen ska bevaras.

Gallringen avser studenternas enkätsvar. Sammanställningen av enkätsvaren ska bevaras.

Kursrapporten innehållande analys av kursvärdering och planering av eventuella åtgärder ska bevaras.*

Ansökningar med bilagor om examensbevis eller kursbevis.

Får gallras 2 år efter att examensbeviset eller kursbeviset har utfärdats eller beslut om avslag har fattats.

En förutsättning för gallringen i de fall där examensbevis eller kursbevis har utfärdats är att uppgifter om beviset har registrerats i studieregister.

Undantag från gallring:

Examensbevis och kursbevis ska bevaras.

Avser ansökan om utfärdande av examen på grund- och avancerad nivå samt forskarnivå. *

Handlingar rörande överklagan av avslag på ansökan om examensbevis eller kursbevis*

Bevaras

Avser avslag på ansökan om utfärdande av examen på grund- och avancerad nivå samt forskarnivå.

Avser till exempel

• Överklagan av avslag
• Överklagandenämndens beslut

Underlag för kontroll och verifiering av uppgifter i studieregister.

Får gallras vid den tidpunkt som Stockholms universitet har fastställt.

Vid fastställandet av tidpunkten är det viktigt att uppmärksamma att handlingarna inte får gallras innan

- föreskriven redovisning, bearbetning eller kontroll har slutförts,

- tidsfrist för revision och preskription har gått ut, och

- betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört.*

Handlingar i ärenden enligt högskoleförordningen (1993:100) omfattas inte av gallringsmedgivandet, till exempel handlingar i ärenden om tillgodoräknande av studier.

*Som underlag vid ärenden om tillgodoräknanden avses både studier och yrkesverksamhet.

Betygsunderlag t.o.m. HT 2017 ska bevaras. Betygsunderlag fr.o.m. VT 2018 eller vid den tidpunkt som institutionen införde attestering av betyg i studieregister (Ladok) kan gallras.

Noteringar om avslutade moment på kurs t.o.m. HT 2017 ska bevaras.

Noteringar om avslutade moment på kurs fr.o.m. VT 2018 eller vid den tidpunkt som institutionen började använda noteringsfunktionen i Ladok kan gallras.

Närvarolistor vid obligatorisk närvaro t.o.m. HT 2017 ska bevaras. Närvarolistor fr.o.m. VT 2018 eller vid den tidpunkt som institutionen införde attestering av betyg i studieregister (Ladok) kan gallras.

Arkivlistor helkurs och moment/prov (s.k. Ladoklistor) bevaras. Avser hanteringen t.o.m. HT 2017 och införandet av nya Ladok.

Arkivlista för registreringsverifikat får gallras efter 10 år. Avser hanteringen t.o.m. HT 2017 och införandet av nya Ladok.

Intyg för forskarstuderande om närvaro på seminarier och konferenser där närvaron är betygsgrundande gallras när uppgifterna är införda i studieregister. *

Uppgifter i system för Schemahantering.

Får gallras 5 år efter kursstart.

*Avser scheman med uppgifter om lokal, ämne för undervisning, tidpunkt samt bokare, ur elektroniska verksamhetssystem för schemahantering.

Scheman som ingår i kursbeskrivning och som innehåller information om undervisning och undervisningsformer ska bevaras.*

Handlingar rörande individuell studiegång*

Bevaras

Avser till exempel:

• Individuell studiegång/plan för Masterstudenter

Handlingar rörande individuell studieplan för forskarstudenter*

Bevaras

Handlingar rörande handledning av student*

Bevaras

Avser till exempel:

• Beslut och avtal om handledare
• Ansökan och beslut om byte av handledare

Handlingar rörande examinator*

Bevaras

Avser till exempel:

• Beslut om examinator
• Ansökan och beslut om byte av examinator

Handlingar rörande licentiatseminarier*

Bevaras

Avser till exempel:

• Ansökan och anmälan
• Beslut
• Protokoll fört vid seminarium
• Licentiatavhandlingar/uppsatser (inkl. spikblad)

Handlingar rörande disputationer*

Bevaras

Avser till exempel:

• Anmälan och beslut om disputation
• Beslut rörande tillsättning av betygsnämnd/opponent
• Betygsnämndens protokoll (Disputationsprotokoll)
• Doktorsavhandling (inkl. spikblad)

Jävsdeklaration i samband med disputation*

Gallras 5 år efter genomförd disputation.

Listor upprättade vid examination*

Får gallras 2 år efter examinationstillfället.

Bevaras om handlingen ingår i ärende som föranlett åtgärd*

Avser till exempel:

• Opponentlista (uppsatser)
• Tentamensanmälningslista
• Kvittenslista vid utlämnande av rättad tentamen
• Tentamensförbindningslista (tentamen på annan ort)
• Paus- och toalistor vid examination
• Placeringslista vid examination

Handlingar rörande extra examinations- eller provtillfälle*

Bevaras

Avser till exempel:

• Ansökan och beslut om extra examinations- eller provtillfälle

Samverka

Videoupptagningar från möten med externa aktörer.

Får gallras 2 år efter mötestillfället.

Undantag från gallring:

Stockholms universitet ska bevara videoupptagningar som bedöms ha ett värde för forskningen eller som har rönt stor uppmärksamhet.*

Avser till exempel videoupptagningar från konferenser, seminarier, nätverksträffar som sker med externa aktörer.