Ansvarig enhet: Stockholms universitetsbibliotek

Kontaktperson: arkivet@su.se

Regler om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter

Detta dokument vänder sig till samtliga delar av Stockholm universitets organisation. 
Dokumentet anger regler om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheten vid Stockholms universitet (SU). Reglerna i detta beslut gäller inte om det finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag eller förordning. Gallring av handlingar i SU forskningsverksamhet, räkenskapsinformation, löne-och personaladministrativa handlingar, handlingar vid upphandling, pappershandlingar efter skanning och säkerhetshandlingar regleras i SU tillämpningsbeslut om gallring av sådana handlingar.

Inledning

Syftet med detta styrdokument är att beskriva hur här definierade handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter ska hanteras vid Stockholms universitet. Riksarkivet har rätt att föreskriva hur andra statliga myndigheter ska hantera sina allmänna handlingar. I vissa föreskrifter finna det krav på att den enskilda myndigheten ska dokumentera hur föreskriften ska tillämpas på myndighetens allmänna handlingar.

Allmänna handlingar får gallras men bara om det kvarvarande beståndet tillgodoser de ändamål som anges i arkivlagen (1990:782) och gallringen har stöd i författningar. Vissa handlingar ska bevaras.

Utifrån vad som anges i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd-och kärnverksamheter (RA-FS 2021:6) och Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter (RA-FS 2022:1) har Stockholms universitet tagit fram detta regeldokument och beslutat att det gäller vid Stockholms universitet. 

Reglerna ersätter de tidigare dokumenten Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet (dnr SU FV 2.6.2-3133-14) och Regler om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EU-samarbetet (dnr SU FV 2.6.2-3128-14).

Centrala arkiv- och registraturfunktionen vid Stockholms universitetsbibliotek ansvarar för att aktualitetsgranska regelverket gällande allmänna handlingar och vid behov uppdatera tillämpningsbesluten vid Stockholms universitet.

Avgränsning

Detta dokument kompletterar och förtydligar Riksarkivets föreskrifter om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter. I föreskrifterna framgår att reglerna inte gäller om det finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag eller förordning.

Gallring av handlingar i universitetets forskningsverksamhet, räkenskapsinformation, löne-och personaladministrativa handlingar, handlingar vid upphandling, pappershandlingar efter skanning och säkerhetshandlingar regleras i SU tillämpningsbeslut om gallring av sådana handlingar.
Med allmänna handlingar som är av uppenbart ringa betydelse för verksamheten avses handlingar som varken behöver registreras eller hållas ordnade (5 kap. 1 § fjärde stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)).

Reglerna i detta beslut får inte tillämpas på allmänna handlingar som är styrande för Stockholms universitet verksamheter eller som dokumenterar Stockholms universitets kärnverksamheter utöver vad som anges i bilagan.

Gallring

Gallringen får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. 

För allmänna handlingar som får gallras när de inte behövs för verksamheten ska fristen eller tidpunkten för gallring fastställas så att inte handlingarna gallras innan: 

• föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, 
• tidsfrist för revision och preskription har gått ut, eller 
• betydelse för styrkande av rättigheter och skyldigheter.

Allmänna handlingar eller uppgift i allmänna handlingar av ringa betydelse som innehåller personuppgifter ska alltid gallras så fort det är möjligt enligt den gallringsfrist som anges i detta beslut.

Tillämpning

Detta dokument vänder sig till samtliga delar av Stockholm universitets organisation. 
Stockholms universitet är en arkivbildare och alla institutioner, centrumbildningar under fakultet och förvaltningsavdelningar är följaktligen delarkivbildare med ansvar för sin del av den gemensamma arkivbildningen. Ansvaret för dokumenthantering och arkivvård ligger hos ledningen på respektive organisation. Handläggningsordning för arkiv- och registraturorganisation förtydligar ansvarsfördelningen ytterligare.

Reglerna får tillämpas på handlingar som har inkommit eller upprättats efter den 31 december 2009.

* = När en handlingstyp/rad eller anmärkning i tabellen markeras med en asterisk efter sig så förtydligar det att denna handling eller anmärkning inte omnämns specifikt i Riksarkivets ursprungliga föreskrift utan att den har lagts till för att förtydliga för Stockholms universitet. Riksarkivet tar fram generella föreskrifter och allmänna råd för myndigheter, som sedan fattar ett lokalt beslut hur föreskrifterna ska tillämpas vid myndigheten, och som för Stockholms universitet utgörs av detta dokument. Det ges ofta utrymme från Riksarkivet att förtydliga, och i vissa fall även anpassa, vissa beslut för den särskilda myndigheten.

(Se tabell i pdf.)