A selection from Stockholm University publication database

• What helps managers being fair? Predicting managers’ self-reported justice enactment during pay setting using the ability-motivation-opportunity framework

  2022. Constanze Eib (et al.). International Journal of Human Resource Management 33 (10), 2138-2169

  Article

  Building on the Ability-Motivation-Opportunity framework, we investigate managers’ ability, motivation, and opportunity as predictors of managers’ self-reported justice enactment during pay setting. Data from 168 managers from a large industrial company in Sweden were analyzed with hierarchical multiple regression analyses to predict the four dimensions of enacted justice (distributive, procedural, informational, interpersonal). Ability indicators contributed to all justice enactment dimensions, with self-efficacy in one’s role as pay-setting manager being positively related to all justice enactment dimensions. Motivation indicators contributed to three justice enactment dimensions (not informational), with managers’ outcome expectations of pay setting being positively related to distributive justice enactment. Opportunity indicators contributed to three justice enactment dimensions (not interpersonal), where social support in the pay-setting process predicted these justice enactment dimensions. Demographics and personality variables only explained additional variance in interpersonal justice enactment. The paper sheds light on the managers’ side of justice in pay setting, and highlights the relevance of resources to equip managers with ability, motivation, and opportunities in order to perceive that they can be fair during pay setting.

  Read more about What helps managers being fair? Predicting managers’ self-reported justice enactment during pay setting using the ability-motivation-opportunity framework

• Just What I See? Implications of Congruence Between Supervisors’ and Employees’ Perceptions of Pay Justice for Employees’ Work-Related Attitudes and Behaviors

  2020. Sofia Malmrud (et al.). Frontiers in Psychology 11

  Article

  Perceiving a pay system as just has been suggested to be a precondition for individualized pay to have a motivating effect for employees. Supervisors’ enacted justice is central for understanding the effects that pay setting can have on employee attitudes and behavior. Yet, enacted justice has received little research attention, in regard to both organizational justice and pay-related topics. This study examines the effects of employees’ perceived pay justice and supervisors’ enacted justice, as well as the degree of congruence, on employees’ work-related attitudes and behaviors. Questionnaire data from employees (N = 566) matched with data from their pay-setting supervisors (N = 208), employed in a Swedish manufacturing company, were analyzed. Results of polynomial regression with response surface analysis show that employees’ perceptions of pay justice were important for their work-related attitudes and behaviors and that supervisor–employee congruence regarding pay justice was positively related to employees’ attitudes and behavior, particularly when the ratings concerned high levels of justice. The results not only highlight the importance of developing a pay system that is perceived as just by employees but also emphasize the importance of reaching a congruence between supervisors’ and employees’ perceptions of high fairness, as this has positive implications for employees’ attitudes and behaviors.

  Read more about Just What I See? Implications of Congruence Between Supervisors’ and Employees’ Perceptions of Pay Justice for Employees’ Work-Related Attitudes and Behaviors

• Employees' experiences of pay-related justice and supervisors' enacted justice

  2019. Magnus Sverke (et al.). Abstract Book of the 19th European Association of Work and Organizational Psychology Congress, 1633-1633

  Conference

  Purpose: Individualized pay-setting, where pay raises are based on job performance, are used in many organizations. Research suggests that employees’ justice perceptions are important for pay to have beneficial outcomes. It can also be expected that the level of agreement between employee and supervisor regarding the fairness of the pay-setting process may have similar positive effects. The aim of this study was to investigate how congruence in pay justice perceptions between supervisor and employee relates to employees’ work-related attitudes and behaviour.

  Methodology: An online questionnaire was administered to all white-collar employees (N=744) and their pay-setting supervisors (N=188) of an industrial enterprise in Sweden, which had recently implemented a more individualized pay-setting system. The matched data was analysed using polynomial regression analysis.

  Results: Preliminary results of the polynomial regression analyses show that employee experiences of pay-related justice related to more positive work-related attitudes, a lower inclination to leave the organization, and better job performance. The preliminary findings also indicate a tendency for more favourable outcomes among employees who experienced higher fairness congruence with their supervisor.

  Limitations: The cross-sectional design does not allow for causal inferences. The study needs replication among other occupational groups, in other sectors, and in different countries.

  Implications: The results highlight the importance of a transparent pay-setting process, which is perceived as fair by both supervisors and employees.

  Originality/Value: While supervisors’ enacted justice has been highlighted in research on organizational justice, there is a lack of research on the congruence between supervisors and employees regarding pay-related justice perceptions.

  Read more about Employees' experiences of pay-related justice and supervisors' enacted justice

• Pay justice attention! A systematic literature review of antecedents and consquences of pay justice

  2019. Helena Falkenberg (et al.). Abstract Book of the 19th European Association of Work and Organizational Psychology Congress, 1149-1149

  Conference

  Purpose: Employee perceptions of pay as fair have been suggested to be important for motivation and performance. This circumstance, together with an increase in pay-systems where annual pay raises in part are based on employees’ performance, has directed attention to the justice of pay. The aim of this systematic literature review was to describe research focusing on (1) what contributes to perceptions of pay justice and (2) the potential consequences of pay justice.

  Methodology: Literature search in large databases were performed. Major search terms were “pay justice” and” pay-related justice”, supplemented with searches of concepts that emerged as important such as “performance evaluation” and “feedback”. Priority was given to studies published in the year 2000 and later.

  Results: In terms of predictors, performance assessments, knowledge of pay-setting criteria, feedback, performance appraisal and the supervisor´s ability to fulfil the requirements as pay-setters, were important for employee perceptions of pay justice. Consequences of pay justice were less studied but a positive relation with pay satisfaction was reported.

  Limitations: The literature search was done on pay justice specifically. This means that studies focusing on organizational justice were generally not included, even if such studies could include pay.

  Research/Practical Implications: The results provide insights regarding how different aspects of the pay-setting process relate to pay justice and indicate that less is known about the consequences of pay justice.

  Originality/Value: Although several reviews and meta-analyses concerning organizational justice in general exists, to our knowledge, this is the first review focusing on pay justice specifically.

  Read more about Pay justice attention! A systematic literature review of antecedents and consquences of pay justice

• Anställdas syn på lön, motivation och prestation

  2018. Helena Falkenberg (et al.).

  Report

  Lönesättningen i privat sektor sker med olika grad av koppling till den individuellaprestationen. Vissa avtal ger inget eller endast begränsat utrymme för verksamhets- ochindividnära lönesättning. I andra avtal ges stort utrymme, som i varierande gradanvänds av företagen för att koppla samman lön och arbetsresultat. Generellt setthar tjänstemännens avtal betydligt större utrymme för verksamhets- och individnäralönesättning än de avtal som LO-förbunden träffar.

  Syftet med den här rapporten är att undersöka hur anställda i privat sektor, såväl tjänstemän som arbetare, upplever lönesättningen samt att bidra till ökad kunskap om lönens och lönesättningens betydelse för motivation och prestation i arbetet. Någon motsvarande studie av lönesättningen inom privat sektor har inte tidigare gjorts i Sverige. I rapporten beskrivs de anställdas erfarenheter av och uppfattningarom hur deras lön sätts. Här undersöks också hur lön och lönesättning hänger sammanmed motivation och prestation i arbetet. Även andra faktorer – såsom legitimitet ilönesättningen (det vill säga upplevelsen av om lönen sätts på ett sätt som upplevsrättvist), arbetsklimat och personlighet – undersöks i relation till motivation ochprestation.Rapportens resultat baseras på en enkätundersökning som genomfördesår 2016 bland ett nationellt representativt urval av anställda i åldern 20–65 år som arbetade inom fem sektorer: bygg och installation, handel och besöksnäring, industri, service och tjänster samt transport.

  Undersökningen visar att färre än hälften hade haft lönesamtal under det senaste året. Av de som hade haft lönesamtal var det ungefär en tredjedel som inte hade förstått hur chefen hade bedömt deras arbetsinsats. Ungefär 40 procent av samtliga svarande angavatt de inte kände till vilka kriterier deras lön baseras på. Av de som kände till lönekriteriernavar det cirka två tredjedelar som ansåg att lönekriterierna följdes. Resultatenvisar att det fanns en stor variation mellan sektorerna när det gäller erfarenheter avoch uppfattningar om hur lönesättningen går till.

  De flesta ansåg att det fanns skillnader i arbetsprestation mellan anställda med likvärdigaarbetsuppgifter och att skillnader i prestation borde ge skillnad i lön. Närmare60 procent trodde att individuell lönesättning kunde gynna den egna löneutvecklingen.En sådan positiv förväntan var vanligare bland personer med högre lön och bland män.Däremot var det omkring 40 procent som ansåg att löneskillnader mellan anställdamed likvärdig befattning kunde påverka verksamheten i en negativ riktning, medanomkring 40 procent ansåg att sådana skillnader var bra för verksamheten och20 procent inte hade någon åsikt i frågan.

  Anställda som upplevde att den egna lönen i stor eller ganska stor utsträckning varbaserad på deras arbetsutförande var mer nöjda med sin lön än de som inte upplevdeatt lönen var kopplad till prestation. Kvinnor hade en lägre lönetillfredsställelse änmän och rapporterade även generellt något lägre upplevd grad av jämställdhet i lönesättningenän män, oavsett sektor. Graden av legitimitet i lönesättningen (mätt med fyra dimensioner av lönerättvisa) var överlag måttlig till god, men varierade mellan sektorerna. Nivåerna i upplevd rättvisa i lönesättningen var generellt sett högre bland anställda som tyckte att lönekriterierna följdes, som hade haft lönesamtal, som förstodhur chefen hade bedömt deras arbetsinsats och som fick högre grad av återkopplingpå hur de utförde sitt arbete. Chefer rapporterade en högre grad av lönerättvisa jämfört med anställda utan chefsansvar.

  Undersökningen visar att lönen som sådan tycks ha viss betydelse för arbetsmotivationoch arbetsprestation. När hänsyn togs till andra faktorer visade sig olika upplevelser avhur lönesättningen går till, såsom förtroende för chefens bedömning och upplevelser avrättvisa, vara viktigare än lönen i sig. Arbetsklimat, i termer av sådant som autonomii arbetet och tydliga mål, var det område som hade störst betydelse för både motivationoch prestation. Personlighet hade betydelse för arbetsprestationen, men var inte särskiltbetydelsefullt för arbetsmotivationen.

  Undersökningen visar att det finns behov av att arbeta med hur lönesättningen gårtill inom privat sektor om avsikten är att använda lönesättningen för att motivera ochöka de anställdas prestation i arbetet. Även om lönenivån som sådan har viss betydelseför de anställdas arbetsmotivation och arbetsprestation, har upplevelser av hur lönesättningen genomförs, legitimitet i lönesättningen och arbetsklimatet större betydelse. Chefer kan beskrivas som bärare av lönesystemet och har ett ansvar för att skapatransparens avseende hur lönekriterier används och hur anställdas arbetsutförande bedöms, liksom för att forma de anställdas arbetsklimat.

  Sammanfattningsvis visar undersökningen att när lönesättningen fungerar på ett sätt som de anställda upplever som legitimt finns det förutsättningar för att lön och lönesättning kan bidra till ökad motivation och prestation – och därmed även till verksamhetens utveckling. Resultaten antyder att det är viktigt att integrera lönesättningen med andra åtgärder – såsom att främja arbetsklimatet – för att förbättraverksamheten. Lön och lönesättning utgör ett verktyg bland flera i utvecklingen avmedarbetare och företag.

  Read more about Anställdas syn på lön, motivation och prestation

• Lön, motivation och prestation

  2017. Johnny Hellgren (et al.).

  Report

  Företags- och medarbetarnära lönebildning blir allt vanligare. Den utvecklingen baseras på antaganden om att lön och löneutveckling bidrar till ökad motivation och goda arbetsprestationer, och att den gör det lättare för arbetsgivare att rekrytera och behålla attraktiva medarbetare. En tydligare uttalad koppling mellan anställdas arbetsutförande och lön antas alltså  bidra till att verksamheten utvecklas. Samtidigt är lön en av flera olika faktorer som kan bidra till ökad motivation hos medarbetare och det finns andra faktorer än lön som kan ha större betydelse för motivationen. En förutsättning för att lön ska fungera som en motivationsfaktor är att lönesättningen upplevs som legitim och rättvis. Men för att nå dit behövs det kunskap om de psykologiska mekanismerna som ligger bakom upplevelser av legitimitet, liksom om hur lön och lönesättning hänger samman med motivation och prestation i arbetet.

  Read more about Lön, motivation och prestation

• Challenges for pay-setting managers

  2019. Sofia Malmrud (et al.). Abstract Book of the 19th European Association of Work and Organizational Psychology Congress, 1281-1282

  Conference

  Purpose: In organizations using individualized pay setting, where pay raises are based on job performance and the quality of work, managers have a central role as they execute the organizations’ pay systems. The present study aims at increasing the understanding of pay-setting managers’ beliefs and perspectives on their role in connection to pay setting.

  Design/Methodology: The study is based on seven focus group interviews with pay-setting supervisors from four different companies in the Swedish private sector. In the past few years, all four companies have implemented new pay-systems with a greater focus on employee performance. The semi-structured focus group interviews were analyzed with an inductive thematic analysis.

  Results: Data analysis is ongoing. A preliminary thematic analysis revealed several tentative themes. These concern difficulties in assessing employee performance and in ensuring that employees fully understand the pay setting process (especially the performance assessments), the importance of regular constructive feedback, need for guidance and support, and lack of resources to reward high performing individuals.

  Limitations: While focus groups with managers from four organizations provide a wealth of perspectives, individual interviews may have allowed for more in-depth insights. The results also need replication using questionnaire data to examine how wide-spread various experiences are.

  Implications: This study contributes to a better understanding of the challenges that pay-setting supervisors perceive. This knowledge could be used by organizations to facilitate the pay-setting process for managers.

  Originality: This is one of few studies focusing on pay-setting managers, who are the ones executing organizations’ pay setting systems.

  Read more about Challenges for pay-setting managers

• Lön, motivation och prestation

  2017. Johnny Hellgren (et al.).

  Report

  Individuell lönesättning, med en tydligare uttalad koppling mellan anställdas arbetsutförande och lön, har blivit ett allt vanligare inslag i verksamheter. Ett grundläggande antagande som ligger bakom denna utveckling är att lön och löneutveckling är motiverande för individen och därmed bidrar till bra arbetsprestationer och god verksamhetsutveckling. Ett annat grundantagande är att lön och lönesystem kan dra till sig individer som är attraktiva för organisationen samt att lönesystemet ger organisationen möjligheter att premiera och därmed behålla de individer som bidrar till verksamheten.

  Read more about Lön, motivation och prestation

• Pay no attention to my gender

  2017. Sofia Malmrud (et al.).

  Conference

  While it is well established that women have lower pay than men, it is not known if women and men perceive the justice of a pay setting process differently or if perceptions of justice differ depending on the gender of the supervisor. The aim of this study was to investigate differences between women and men employees, who have a woman or man as pay-setting supervisor, in perceived pay-related justice as well as actual pay level and pay raise (in relative and absolute levels). Questionnaire data were collected from 841 employees in a Swedish private sector company that has implemented a new pay-for-performance system. 2 (employee’s gender) * 2 (supervisor’s gender) MANOVAs indicate that women experienced higher levels of perceived pay justice than men. There was no gender difference in relative pay increase, whereas men, on average, had a higher pay-level and absolute pay increase than women. On average, men pay-setting supervisors gave a higher pay-increase than women pay-setting supervisors. There only significant interaction effects was for pay level. The data derives from one company that has worked hard to implement a new pay-setting system. The study needs replication in other organizational contexts as well as in nationally representable samples. Implementing pay-for-performance systems has the potential to create a more gender equal pay-setting process. This is one of few studies investigating gender equity in pay-related justice and the potential effects of the pay-setting supervisors’ gender in a performance-based pay-system.

  Read more about Pay no attention to my gender

• Chefens kön och medarbetarens lön

  2017. Sofia Malmrud (et al.).

  Conference

  Den svenska lönebildningen har de senaste decennierna kommit att bli allt mer lokal och tillämpningen av individuella prestationsbaserade lönesystem ökar stadigt. Det grundläggande antagandet bland arbetsmarknadens parter är att löneökningar som baseras på arbetsutförande leder till ökad motivation och prestation hos de anställda. Evidensen gällande hur väl individuella och prestationsbaserade lönesystem lever upp till sitt grundantagande är tvetydig, men en förutsättning för att dessa lönesystem skall verka motiverande och prestationshöjande antas vara att lönesättningen upplevs som rättvis. Det är i de flesta fall den närmaste chefen som gör bedömningen av prestationen, vilket skulle kunna innebära att könsstereotyper får en inverkan vid prestationsbedömningen, och därmed löneökningen, för de anställda. Kunskapen är begränsad om vilken betydelse könet på den lönesättande chefen har för såväl anställdas upplevelser av lönesättningen som för löneutfallet. Kvinnor har generellt en lägre lön än män, även efter justering för individ- och arbetsrelaterade faktorer. Tidigare forskning har visat att skillnaden mellan kvinnor och mäns lön är större än skillnaden mellan kvinnor och mäns när det gäller bedömningar av deras arbetsprestation. De få studier som har undersökt anställdas upplevelser av rättvisa i lönesättningen indikerar att kvinnor upplever lönesättningen som mer rättvis än män. Denna studie syftar till att undersöka hur individuell och prestationsbaserad lönesättning upplevs av anställda på ett företag som 2014 introducerade ett nytt lönesystem. Genom att jämföra kvinnor och män, som har en kvinna respektive man som lönesättande chef, undersöks skillnader mellan dessa fyra grupper när det gäller (1) lönenivå och löneökning (i absolut och relativ nivå), (2) upplevelser av lönesättningen och erfarenheter av lönesystemet samt (3) bedömningar av upplevd rättvisa i lönesättningen. Resultatet indikerar att män generellt hade en högre lön och fick en högre lönehöjning i absolut nivå än kvinnor. Resultaten visar att män som var lönesättande chefer generellt gav en högre lön, både i absolut och relativ nivå, jämfört med kvinnor som var lönesättande chefer. Dessutom antyder resultatet att kvinnor som var lönesättande chefer tenderade att ge en högre lön till män. Trots detta rapporterade kvinnor generellt högre grad av upplevd rättvisa i lönesättningsprocessen, särskilt i upplevelser av tillgång tilll information samt hur proceduren för lönesättningen gått till, det fanns inga skillnader mellan grupperna när det gällde upplevelsen av distributiv rättvisa (fördelning av lömnemedel) eller mellanmänsklig rättvisa (hur man behandlats av lönesättande chef). Sammantaget bidrar denna studie till en ökad förståelse av hur lönesättningen upplevs av kvinnor och män utifrån om de har en kvinna eller man som lönesättande chef. Medan det är ett välkänt faktum att kvinnor tenderar att ha lägre lön än män, reser denna studie också en mängd nya frågor, exepelvis varför kvinnliga chefer tenderar att ge högre lön till medarbetare som är män snarare än kvinnor och varför kvinnor trots lägre lönenivåer och lönepåslag tycks uppleva lönesättningen som mer rättvis. Genom att diskutera möjligheter till hur könsstereotyper kan inverka i lönesättningen bidrar studien med insikter i vilken utsträckning såväl den lönesättandechefens som den anställdes kön har betydelse för anställdas löneutfall och upplevelse av lönesättningen. 

  Read more about Chefens kön och medarbetarens lön

Show all publications by Sofia Malmrud at Stockholm University