Stockholms universitet

”Den digitala transformationen har bara börjat”

Skatteverket har lyckats väl med sin digitala transformation, ett annat framgångsrikt exempel är 1177 Vårdguiden. Men faktum är att de flesta försöken till digital transformation misslyckas – särskilt inom offentlig sektor. Organisationskulturen sätter ofta käppar i hjulet, menar Gideon Mekonnen Jonathan.

Porträttbild på Gideon Mekonnen Jonathan, Institutionen för data- och systemvetenskap (DSV) , SU.
Vägen till digital transformation är lång, och fallgroparna många. Särskilt inom offentlig sektor, visar Gideon Mekonnen Jonathan i sin avhandling. Foto: Åse Karlén.

För 25 år sedan byggde företaget Netflix på affärsidén att hyra ut dvd-filmer. Den fysiska skivan packades i kuvert och skickades per post till amerikanska filmälskare. I dag är Netflix ett multinationellt företag med en helt annan affärsmodell och räckvidd. Över hela världen finns Netflixkunder som konsumerar strömmade filmer och serier. Numera producerar företaget dessutom eget material.

– Netflix är ett tydligt exempel på ett företag som har lyckats med sin digitala transformation. De erbjuder helt nya kundvärden och har förändrat marknaden, säger Gideon Mekonnen Jonathan som nyligen har disputerat vid Institutionen för data- och systemvetenskap (DSV).

 

Majoriteten misslyckas

Men det är inte alla organisationer som är så lyckosamma. Han berättar att hela 70–80 procent av alla projekt som ska leda till digital transformation misslyckas. Högst misslyckandegrad har de projekt som sjösätts inom offentlig sektor.

– Folk gillar inte att höra att organisationer ofta misslyckas med digital transformation. Men siffran 70–80 procent betyder inte att projekten har misslyckats totalt. De nådde kanske inte målet, men de kan ha uppnått mycket under projektets gång, säger Gideon Mekonnen Jonathan.

Han konstaterar att villkoren för privata och offentliga organisationer ser olika ut, och det påverkar deras möjligheter att lyckas med digital transformation. Privata företag förväntas ta risker och agerar mot ett tydligt mål: Att maximera aktieägarnas vinst.

Offentliga organisationer verkar för samhällets bästa, ibland med vagt definierade målsättningar och en organisationskultur som inte är så förändringsinriktad. De måste förhålla sig till ett stramare regelverk, exempelvis kring integritet, säkerhet och upphandling.

Många intressenter är inkopplade vilket kan göra beslutsprocesserna långdragna – dessutom kan förutsättningarna förändras av politiska beslut. Chefer inom offentlig sektor har inte heller samma handlingsutrymme som chefer inom privat sektor. Det är till exempel inte säkert att de kan anställa de kompetenser som behövs för en digital transformation.

– Allt detta gör att offentliga organisationer ofta misslyckas med sin digitala transformation.

Tänk bara på hur enkelt det är att deklarera

Men det finns undantag. Gideon Mekonnen Jonathan lyfter fram Skatteverket som ett exempel på en svensk myndighet som har kommit långt.

– Skatteverket har förändrat sin organisation radikalt med hjälp av digitala verktyg. De har förenklat komplexa processer och erbjuder medborgarna nya tjänster.

– Myndigheten har infört elektronisk identifiering så att användarna kommer åt tjänsterna var de än befinner sig, ledtiderna har förkortats och skatteverkets uppgifter är även tillgängliga för andra myndigheter. Tänk bara på hur enkelt det är att deklarera numera!

Ett annat framgångsrikt exempel är den nationella e-hälsotjänsten 1177 Vårdguiden. Den som loggar in där hittar personlig information om valda vårdgivare. Det går att boka vårdbesök, förnya recept och kommunicera på ett säkert sätt med vårdpersonal.

– Den här digitala plattformen har gett oss bättre tillgång till hälso- och sjukvård, kortare väntetider och nya möjligheter för medborgare att ta kontroll över den egna hälsan. 1177.se är ett bra exempel på hur digital transformation skapar fördelar för människor.

 

3 viktiga begrepp

När vi beskriver den digitala utvecklingen blandar vi ofta ihop begreppen, menar Gideon Mekonnen Jonathan. Det är viktigt att skilja mellan digitisering, digitalisering och digital transformation.

1. Digitisering (eller digifiering) handlar om den tekniska processen att överföra analog information till en digital form, till exempel genom att scanna fotografier eller konvertera pappersblanketter till PDF. Det engelska begreppet ”digitisation” är mer spritt än det svenska.

2. Digitalisering handlar om att utveckla, effektivisera och automatisera organisationers processer med hjälp av digitala verktyg. Det räcker inte med att skicka ut fakturor som PDF, om företaget ska tjäna på förändringen krävs också en digitaliserad fakturahantering.

3. Digital transformation är den mest genomgripande processen. Den innefattar både digifiering och digitalisering och förändrar radikalt hur organisationer skapar värde för sina kunder och användare.

Via litteraturstudier och empiriska studier i två olika miljöer – en svensk kommun och en etiopisk motsvarighet – har Gideon Mekonnen Jonathan identifierat en rad faktorer som påverkar den digitala transformationen inom offentlig sektor. Det handlar både om interna faktorer som rör organisationens struktur, kultur och agilitet, och om externa faktorer i organisationens omvärld. Ledarskapet har stor betydelse.

– Det gäller att odla en kultur där risktagande uppmuntras, och där kommunikationen är öppen och transparent.

– Hur flexibla är medarbetarna? Kan de arbeta med ny, digital teknik? Sådant spelar också in, säger Gideon Mekonnen Jonathan.

Hierarkiska organisationer kan hämma förändringsbenägenheten, men det är oftast inget stort problem i Sverige.

– Däremot kan man behöva se över graden av centralisering och formalisering. Behöver medarbetarna lägga mycket tid på administration? Tillåts de samarbeta och bygga nätverk över avdelningsgränser?

 

Skolplattformen – ett misslyckat exempel

2018 upphandlade Stockholms stad en gemensam digital plattform för stadens samtliga förskolor, grundskolor, gymnasieskolor, vuxenutbildningar och särskolor. Syftet var att samla planeringar, bedömningar, elevdokumentation, frånvaroregistrering, schema och elevregister på samma plats. Valet föll på Skolplattformen. Projektet har mött mycket kritik, både för att plattformen inte fungerade och för att notan växte.

– Skolplattformen var ett försök till digital transformation, men försöket föll inte så väl ut. Jag tror att man missade att engagera viktiga intressenter i utvecklingen av plattformen, säger Gideon Mekonnen Jonathan.

Våren 2023 gick Stockholms stad ut med ett pressmeddelande: Ett avtal har skrivits med Infomentor för att skapa en helt ny lärplattform för grundskolan. I ett uttalande betonar stadens IT- och digitaliseringchef två viktiga skillnader i den nya upphandlingen: 1. Man kommer att skapa en plattform per skolform i stället för att samla alla skolformer i samma plattform, och 2. I utvecklingsarbetet används intern kompetens i stället för externa managementkonsulter.

– Många av Skolplattformens problem hade kunnat undvikas, det finns mycket forskningsbaserad kunskap om digital transformation att dra lärdom av. Men det är bra att man nu undersöker vad som gick fel, så att andra myndigheter kan lära av fallet Skolplattformen, konstaterar Gideon Mekonnen Jonathan.

En annan viktig aspekt är att ha en fungerande extern kommunikation, exempelvis med IT-leverantörer och andra myndigheter. Det finns många omvärldsfaktorer som påverkar genomförandet.

– I ett globalt perspektiv har Sverige kommit långt och här finns ett politiskt stöd för att driva digital transformation. Skatteverkets utveckling kan sägas illustrera landets ambition.

– Samtidigt har den digitala transformationen bara börjat! Det finns mycket kvar att göra inom offentlig sektor.

 

Stor samhällsnytta

Digg, myndigheten för digital förvaltning, samlar öppna data från olika svenska myndigheter, berättar Jonathan. Medborgare, företag och forskare kan analysera och använda dataseten för att fatta bättre beslut, forska och skapa innovation.

– Öppna data kan ligga till grund för samarbeten, transparens och ekonomisk tillväxt, och vara ett stöd för digital transformation, säger Gideon Mekonnen Jonathan.

Han är optimistisk och ser egentligen ingen bortre gräns för möjligheterna.

– Digital transformation är per definition något positivt, i det långa loppet innebär den stora fördelar för samhället. I ett kortare perspektiv finns förstås också utmaningar, digital transformation kan vara både svårt och dyrt.

Det går att använda tekniken på bättre sätt

På sikt kommer den digitala transformationen göra oss mer sammankopplade, effektiva och innovativa, menar Jonathan. Och organisationer som anammar digital transformation, samtidigt som de anpassar sig till förändrade ekonomiska och teknologiska förhållanden, kommer att vara väl rustade för framtiden.

– Inom offentlig sektor tror jag att organisationskulturen kommer att förändras på många håll. Det går att använda tekniken på bättre sätt, och därigenom generera större värden för medborgarna.

Han räknar upp en rad förändringar som vi kan förvänta oss de närmaste åren som en följd av digital transformation: Ökat medborgarinflytande i beslut. Smidigare tjänster via webbportaler och appar. Mer datadrivet beslutsfattande hos myndigheter. Fler innovationer som en följd av samarbeten mellan privat och offentlig sektor. Smartare städer och infrastrukturer.

– Automatisering kan göra den statliga styrningen mer agil, och den offentliga administrationen mer strömlinjeformad.

 

Stor produktion med internationella inslag

Alla resultat från Gideon Mekonnen Jonathans studier presenteras i hans doktorsavhandling som är en sammanläggning av sex artiklar. Som relaterat material listar han ytterligare 16 artiklar. Samtliga artiklar är publicerade 2018–2022.

– Jag har haft förmånen att resa mycket under min doktorandtid, inom Europa men också till USA, Kanada och Australien. En tredjedel av artiklarna har jag skrivit tillsammans med kollegor på andra universitet runtom i världen.

– Som doktorand på DSV får man samarbeta med forskare utanför den egna forskargruppen, det har varit mycket givande. Jag är också glad över att ha fått delta i Forskarskolan MIT. Det har inneburit att jag har gått kurser och träffat tongivande forskare på många olika svenska universitet, säger Gideon Mekonnen Jonathan.

 

Mer om avhandlingen

Gideon Mekonnen Jonathan försvarade framgångsrikt sin doktorsavhandling ”Information Technology Alignment in Public Organisations: Towards Successful Digital Transformation” 11 maj 2023.

Disputationen ägde rum på Institutionen för data- och systemvetenskap (DSV) vid Stockholms universitet.

Huvudhandledare är Lazar Rusu, DSV, och handledare är Erik Perjons, DSV.

Opponent vid disputationen var Björn Johansson, Linköpings universitet. Betygsnämnden bestod av Christina Keller, Lunds universitet, Darek Haftor, Uppsala universitet, Teresa Cerratto Pargman, DSV och Fredrik Nordin, Företagsekonomiska institutionen vid Stockholms universitet. Ordförande under disputationen var Hercules Dalianis, DSV.

Avhandlingen kan laddas ner från Diva

Avhandlingsarbetet har fått finansiering från Forskarskolan management och IT (MIT), ett samarbete mellan 11 svenska lärosäten.
Läs mer om forskarskolan

Kontakta Gideon Mekonnen Jonathan

Läs mer om DSVs forskning

Text: Åse Karlén