”Förändring är den nya konstanten”
Företags förmåga att anpassa sig och ta vara på möjligheter kan vara livsavgörande. Men det är inte alla som är så förändringsbenägna, och det kan vara svårt att se vad som behöver justeras i den egna organisationen. En ny metod kan hjälpa dem på traven.
– Förändring är huvudtemat för min forskning. Förändring kan vara en aktiv handling, eller något som bara händer – och det kan vara förvirrande, säger Georgios Koutsopoulos, Institutionen för data- och systemvetenskap.
I sin avhandling utvecklar han en helt ny metod som han kallar KYKLOS. Det grekiska ordet kyklos innefattar de båda begreppen ”cirkel” och ”cykel”.
– KYKLOS hjälper organisationer att hantera förändring på ett mer strukturerat sätt.
– Omvärlden är så dynamisk i dag, organisationer behöver anpassa sig hela tiden. Det låter nästan som en slogan, men förändring är verkligen den nya konstanten.
Förmågor kan vara negativa
Koutsopoulos arbete utgår från forskningsämnet verksamhetsmodellering och innefattar en del begrepp som kan anses vara vaga. Organisationers förmågor är ett sådant begrepp.
– Förmågor ses oftast som något positivt, en tillgång för företaget. I min forskning visar jag att förmågor också kan vara negativa, säger han.
Det kan till exempel handla om att kunskap blir inaktuell och inte längre är relevant. Georgios Koutsopoulos exemplifierar med ett lärosäte som har förmågan att lära ut en viss typ av kunskap. Det kan vara positivt i många år, och till stor nytta för studenterna och samhället. Men om kunskapen skulle bli föråldrad – och lärarna ändå fortsatte att lära ut den – skulle lärosätets förmåga vändas till en nackdel. Studenterna skulle missa ny, värdefull kunskap, de skulle gå ut i arbetslivet och tillämpa saker som inte längre stämmer, och lärosätet skulle få dåligt rykte.
– Sådana saker vill man gärna identifiera i god tid, konstaterar Georgios Koutsopoulos.
Hur vet man att man behöver förändras?
När han började studera befintlig forskning inom området slogs han av flera brister.
– En sak som jag reagerade på var att man tog för givet att behovet av förändring var uppenbart. Modellerna tog avstamp i att organisationen skulle börja med att kommunicera och övertyga alla medarbetare om behovet. Men hur vet man att man behöver förändras? Jag tyckte att det saknades ett strukturerat sätt att ta reda på det.
En annan brist inom litteraturen var, enligt Koutsopoulos, att den hade ett slags ”före och efter-perspektiv”.
– Litteraturen jämförde organisationen innan en förändring med hur organisationen såg ut efter att förändringen var genomförd. Men vad händer där emellan, i övergången? Det var jag mest nyfiken på.
Att dynamiken finns med är mitt viktigaste bidrag
För att råda bot på bristerna utvecklade Georgios Koutsopoulos KYKLOS, en modelleringsmetod som kan tillämpas i alla typer av organisationer oavsett storlek, inriktning eller bransch.
– KYKLOS identifierar behov av förändring. Den fångar organisationens ”före” och ”efter”, men också hela den transition som förändringen innebär. Att dynamiken finns med är mitt viktigaste bidrag, säger Koutsopoulos.
Omvärlden påverkar
I arbetet med att ta fram verktyget gjorde Georgios Koutsopoulos fallstudier inom den offentliga sjukvården i Sverige, företag i den grekiska kultursektorn, och ett svenskt företag som säljer affärssystemslösningar och rådgivning till andra företag.
Som input för att fånga förändringsprocessen används både interna och externa faktorer. Organisationens mål, behov och de problem som man vill lösa är några viktiga pusselbitar. Från omvärlden hämtas ekonomiska, miljömässiga, juridiska och sociala faktorer som påverkar verksamheten.
– En organisation som vill använda min metod börjar med att bestämma vilken förmåga man vill arbeta med. Sedan ringar man in de kontextuella faktorer som påverkar.
I analysen framträder förmågorna i olika versioner, och det blir tydligt vilka resurser företag behöver för att realisera sina förmågor, förklarar Koutsopoulos. Ibland upptäcker man att en kritisk resurs saknas helt. Men ibland kan det räcka med att omfördela befintliga resurser för att lösa problemen.
– Vi kan ta matlagning som ett exempel. Jag har förmågan att laga mat, och jag har ett recept på risotto. Men de ingredienser jag har hemma stämmer inte exakt överens med receptlistan. Jag kan behöva gå och köpa en speciell sorts ris. Däremot kan jag ersätta receptets bordssalt med det Himalayasalt som jag råkar ha hemma.
– Om ett företags kunder inte är nöjda med den service som erbjuds, kan man använda KYKLOS för att analysera företagets resurser och förmågor. Kanske går det att lösa problemet genom att omstrukturera kundtjänsten och omfördela resurser. Då behöver företaget inte göra några extra investeringar, säger Georgios Koutsopoulos.
Tvärdisciplinära projekt
Han har en fast anställning på Institutionen för data- och systemvetenskap (DSV) sedan en tid tillbaka och konstaterar själv att han är forskare ut i fingerspetsarna. Att just data- och systemvetenskap skulle bli hans kall var inte självklart. Tonårens skolår ägnades åt naturvetenskap, på universitetet pluggade han först filosofi och vetenskapshistoria. Men sedan började han läsa ett masterprogram på DSV på distans, gjorde bra ifrån sig och uppmuntrades av sin handledare att söka till forskarutbildningen.
– Jag antar att jag alltid har varit intresserad av vetenskap och kunskap, i alla dess former och kombinationer. Filosofin bär jag alltid med mig. Jag är nog en väldigt tvärdisciplinär person helt enkelt, skrattar Georgios Koutsopoulos.
I ett nytt projekt samarbetar han med kollegor på Imperial College London och National Technical University Athens. Det handlar om bioinformatik och robotar inom sjukvården.
– Jag har många idéer – för många kanske. Om jag hade obegränsat med tid skulle jag arbeta på hundra olika artiklar samtidigt!
Det bästa med att forska inom verksamhetsmodellering är att metoderna kan appliceras överallt, anser Koutsopoulos.
– Som forskare är vi bra på att strukturera upp saker, vi kan bringa ordning i kaos. När jag börjar prata om modellering blir jag väldigt exalterad – och ofta ganska teknisk. Det kan nästan inte klassas som jobb för mig, det är snarare ett nöje, säger Georgios Koutsopoulos.
Mer om Georgios forskning
Georgios Koutsopoulos la fram sin avhandling på Institutionen för data- och systemvetenskap (DSV) vid Stockholms universitet 21 mars 2024.
Doktorsavhandlingen har titeln ”KYKLOS – A modeling method and tool for managing changing capabilities in organizations”.
Avhandlingen är en sammanläggning av 9 vetenskapliga artiklar, med ytterligare 13 artiklar listade som relaterad forskning.
Se projektsidan för avhandlingsprojektet
Läs mer och ladda ner avhandlingen från Diva
Opponent vid disputationen var Jolita Ralyté från University of Geneva i Schweiz.
Huvudhandledare är Janis Stirna, DSV, och handledare är Martin Henkel, DSV.
Mer om forskningsämnet
Georgios Koutsopoulos forskar inom Affärsprocesser och verksamhetsmodellering, ett ämne som är inordnat under data- och systemvetenskap. Forskningsämnet undersöker bland annat hur IT-system och affärssystem fungerar tillsammans inom organisationer av olika slag.
Genom verksamhetsmodellering kan man upptäcka och analysera organisatoriska problem, utveckla strategier, göra sociotekniska system mer samspelta, hantera risker, öka innovationsgraden, och ta fram och analysera verksamhetskrav för informationssystem.
– Vi som forskar om modellering brukar skämtsamt säga att ”Alla modeller är felaktiga, men vissa är användbara”. Med det menar vi att modeller alltid saknar information. Om vi skulle ta med all information i en modell för att göra den perfekt skulle det inte längre vara en modell. Då skulle det vara verkligheten, säger Georgios Koutsopoulos.
Text: Åse Karlén
Senast uppdaterad: 25 mars 2024
Sidansvarig: Institutionen för data- och systemvetenskap, DSV