Varje institution vid Stockholms universitet är egen arkivbildare och har ansvar för sitt eget arkiv. Prefekten är arkivansvarig vid institutionen medan en särskilt utsedd arkivvårdare har till uppgift att ta hand om den fortlöpande arkiveringen vid institutionen.

Varje arkivbildare inom Stockholms universitet, det vill säga universitetsförvaltningen och samtliga institutioner/motsvarande, ska upprätta en arkivredovisning. Arkivredovisningen består dels av en arkivbeskrivning dels av en arkivförteckning.

Fotografier delas upp i digitala fotografier och analoga fotografier. Till detta kommer digitala bilder eller digitala påsiktsbilder, skapade utifrån digitala bildfiler. Denna vägledning gäller för analoga fotografier, det vill säga för fotografier i pappersform, och är upprättad av universitetets arkivfunktion. Stockholms universitets rekommendationer för hantering av fotografier baseras på Riksarkivets vägledning för ”Hantering av fotografiskt material” version 1.0 (2020-07-07).

Följande information riktar sig till institutioner (motsvarande) och andra administrativa enheter på Stockholms universitet och har som syfte att föreslå rekommendationer för hur delade mappstrukturer kan användas som så kallat digitalt närarkiv. Se även bifogad pdf om elektronisk arkivering för personal- och rehabiliteringsärenden längst ner på denna sida.

Centrala arkivfunktionen har tagit fram en prioriteringslista för institutionernas arbete med arkivvård.

Det finns en klassificeringsstruktur för allmänna handlingar som ska användas vid diarieföring vid förvaltningen och institutioner (motsv) vid Stockholms universitet.

En dokumenthanteringsplan kan vara till hjälp för alla medarbetare på Stockholms universitet, och särskilt för dig som är arkivvårdare. Dokumenthanteringsplanen kan beskrivas som en presentation av hur verksamhetens handlingar ska hanteras, oavsett format, om de ska registreras i något IT-system, om handlingen/handlingstypen ska arkiveras och bevaras eller om den under vissa förutsättningar får gallras. Dokumenthanteringsplanen är ett levande dokument som uppdateras kontinuerligt.