Från 2019 ändrade Justitiekanslern (JK) rutinerna för hur de vill att universitet och högskolor ska redovisa öppna ärenden från föregående år i ärendeförteckningen (W3D3). Numera ska endast visa typer av ärenden redovisas, och för dessa ärenden ska kryssrutan ”JK-balans” markeras i W3D3, så att de kommer med listan. Det är därför viktigt att registratorerna på institutionerna (motsvarande) regelbundet gör dessa markeringar i systemet för de specifika ärendena som det finns redovisningskrav på.
Fram till 2019 drog institutionerna ut sina egna listor men från 2020 förändrade vi rutinerna inom Stockholms universitet för hur vi samlade in informationen internt. Även formatet på listan förändrades. Detta för att öka kvaliteten på listan som skickades till JK, för att följa de nya riktlinjer som JK instruerat om, samt för att förenkla hanteringen för institutionerna. Institutionerna behöver således inte längre dra ut sina egna listor ur ärendehanteringssystemet (W3D3), dock behöver varje institution årligen återkoppla på sina ärenden på den centralt framtagna listan. I början av året tar centrala registraturfunktionen ut listor över ärenden som ska redovisas för JK. Om det vid din institution (motsv.) finns öppna ärenden i diariet från tiden före den 1 juli föregående år får din prefekt en e-post med en excel-lista över de ärenden som behöver redogöras för. Får din institution eller förvaltningsavdelning ingen lista skickad från centrala registraturfunktionen har institutionen inga ärenden som behöver redovisas. Om en institution (motsvarande) eller förvaltningsavdelning hanterar ärenden som behöver redovisas för JK men ärendena inte finns inlagda i W3D3 är det institutionens/förvaltningsavdelningens eget ansvar att sammanställa informationen i korrekt format i ett excelark och skicka till registraturfunktionen inom angiven sammanställningstid så att även de ärenden rapporteras in till JK.
Senast den 17 februari varje år behöver institutionen (motsv.) och förvaltningsavdelningarna återlämna den genomgångna listan med tillagda kommentarer. Observera att det är samma lista som ska returneras och i samma format, men med manuellt tillagd information som JK kräver för vår redovisning. Därefter sammanställer centrala registraturen alla listor, för såväl förvaltningsavdelningar som institutioner, och skickar till JK innan angiven tidsaspekt.
Listan innehåller information om:
- Registreringsdatum
- Diarienummer
- Motpart, när information finns registrerad, annars behöver det kompletteras
- Ärendemening
- Handläggare, när informationen finns registrerad
Det finns även två kolumner som institutionen (motsvarande)/förvaltningsavdelningen behöver fylla i:
- Senaste åtgärd och datum för denna
- Kommentar om anledning till att ärendet fortfarande är öppet
Process:
- Prefekten/avdelningschefen får en lista över öppna ärenden i W3D3 registrerade före 1 juli året innan som behöver redogöras för.
- Handläggaren för ärendet ska skriva en kort kommentar om anledningen till att ärendet måste vara öppet, samt datum för den senaste åtgärden i handläggningen av ärendet. Saknas information om motpart, behöver information om detta även kompletteras med i listan (komplettera även gärna samtidigt i W3D3). Med motpart menas ingivare/anmälare.
- När listan är kompletterad med kommentarer för varje öppet ärende ska den senast den 17 februari skickas till: jklista@su.se
- Registraturfunktionen sammanställer alla institutioners (motsvarande) listor och skickar till Justitiekanslern.
Enhetliga kommentarer:
Om ärendet borde varit avslutat, det vill säga markerat med ”ad acta” i W3D3, men det har missats på grund av handhavandefel (exempelvis att registratorn har markerat i statusraden att ärendet är avslutat men glömt att kryssa för ”ad acta”), stäng då ärendet och skriv följande kommentar i excelfilen: ”Ärendet var slutbehandlat, nu korrekt stängt i diariet.”
Om ni under denna process kompletterar med saknade handlingar så att ärendet kan avslutas, markera med ”ad acta” i W3D3 och skriv följande kommentar i excelfilen: ”Ärendet kompletterat och ärendet slutbehandlat.”
Eftersom det är en stor andel listor som ska sammanställas förenklar det om vi kan använda oss av enhetliga kommentarer för liknande information.
