Medarbetarwebben

Stockholms universitets medarbetarwebbplats

Skriv ut

Sjuk, dag 15–90

Läs mer om vad som händer och vad du som chef behöver göra när din medarbetare är sjukskriven mellan 15 och 90 dagar, oavsett om sjukskrivningen är på del- eller heltid.

Nedan finns en lista över innehållet på sidan – klicka på rubrikerna för att läsa mer.

Bedöm rätten till sjukfrånvaro

Kontakta din rådgivare – senast dag 20

Plan för återgång i arbete – senast dag 30

Åtgärder i Planen för återgång i arbete

Exempel på åtgärder

Bedöm rätten till sjukfrånvaro

Från och med dag 15 i sjukskrivningsperioden betalar Försäkringskassan ersättning i form av sjukpenning till din medarbetare. Medarbetaren behöver ändå inkomma med ett läkarintyg till dig som chef, bland annat för att du ska kunna bedöma rätten till sjukfrånvaro. Observera att även om Försäkringskassan inte beviljar sjukpenning kan medarbetaren fortfarande ha rätt att vara frånvarande från arbetet på grund av sjukdom.

Håll kontakten

Fortsätt att hålla kontakten med medarbetaren med hjälp av de regelbundna avstämningar som ni tidigare kommit överens om. Fokus bör vara att bedöma när medarbetaren är redo att påbörja den arbetslivsinriktade rehabiliteringen. Läs mer i kontaktsamtal (guide). Kom ihåg att dokumentera dina kontakter med medarbetaren, bedömningar och beslut. Använd gärna mallen för minnesanteckningar.

Kontakta din rådgivare – senast dag 20

Hör av dig till din rådgivare på Personalavdelningen senast dag 20 i medarbetarens sjukskrivningsperiod. Då kan du i ett tidigt skede få hjälp och stöd med att hantera ärendet.

Diarieför ärendet – dag 30

När medarbetarens sjukskrivningsperiod går över dag 30 ska du som chef begära ett diarienummer. Ärenden som skapas i Förvaltningen diarieförs centralt, ärenden som skapas på institutionerna diarieförs lokalt. Ärendet ges en ärendemening: Rehabiliteringsärende; sekretessbelagt. Ärendet i diariet följer Stockholms universitets rutiner för hantering av ärenden med sekretess och ska inte innehålla några handlingar. Det ska finnas en hänvisning i diariet att handlingarna förvaras i rehabiliteringsakten på institutionen/motsvarande. Uppdatera diariet om det sker en ändring i var handlingarna förvaras; exempelvis om medarbetaren slutar eller byter arbetsplats. Läs mer i Rutinen för dokumentation i rehabiliteringsärenden.

Plan för återgång i arbete – senast dag 30

Senast dag 30 i sjukskrivningsperioden ska du tillsammans med din medarbetare upprätta en Plan för återgång i arbete, oavsett om sjukskrivningen är på hel- eller deltid. Använd Stockholms universitets mall plan för återgång i arbete. Om du och din medarbetare ska planera för deltidsarbete, använd även mallen kartläggning av arbetsuppgifter, planering av deltidsarbete.

Om du bedömer att det inte är aktuellt med några arbetslivsinriktade åtgärder vid detta tillfälle, ska Planen för återgång i arbete ändå upprättas. Markera i planen att inga åtgärder vidtas och motivera varför.

Medarbetarens motivation att komma tillbaka i arbetet är högst i början av sjukskrivningsperioden och det är därför betydelsefullt att komma igång med ett aktivt rehabiliteringsarbete inom de tre första månaderna.

Håll Planen för återgång i arbete levande och aktuell genom att följa upp aktiviteterna samt upprätta en ny plan om du bedömer att det behövs.

Planen för återgång i arbete kan begäras in av Försäkringskassan, men den är i första hand till för dig som chef och för din medarbetare.

Åtgärder i Planen för återgång i arbete

Om det inte finns några medicinska hinder för att påbörja den arbetslivsinriktade rehabiliteringen, ska planering för återgång i ordinarie arbete göras, på del- eller heltid.

Medarbetaren ska vara delaktig och aktiv i planeringen. Lyssna på din medarbetare, be hen att beskriva sin arbetsförmåga och komma med egna förslag på åtgärder. Om medarbetaren, utan godtagbara skäl, inte medverkar i sin rehabilitering eller avbryter den i förtid, ta kontakt med din rådgivare på Personalavdelningen för vidare hantering av ärendet.

Ta hänsyn till vad den sjukskrivande läkaren skriver om medarbetarens begränsningar i arbetsförmågan och vad ni behöver tänka på vid återgång i arbete.

Ta också hänsyn till vad som är realistiskt i din verksamhet. Som arbetsgivare har vi ett långtgående rehabiliteringsansvar. Vi är dock inte skyldiga att anpassa arbetet, om detta

leder till en försämrad arbetsmiljö för andra medarbetare
innebär utvidgning av verksamheten (nya anställningar tillskapas eller arbetsuppgifter som inte är motiverade ur verksamhetssynpunkt)
innebär betydande organisationssvårigheter eller om anpassningen inte är ekonomiskt försvarbar.

Exempel på åtgärder

Åtgärder som förbereder medarbetaren för återgång i arbete
När medarbetaren fortfarande är heltidssjukskriven, kan dessa åtgärder hjälpa till att förstärka och uppbygga medarbetarens arbetsförmåga.

Det kan exempelvis handla om att uppmuntra till fysisk aktivitet, stöd vid missbruksproblematik, stödsamtal hos företagshälsovården, besök på arbetsplatsen, lunch/fika med kollegor, arbetsprövning i samarbete med Försäkringskassan.

Anpassning av det ordinarie arbetet
Innan ni börjar med att göra anpassningar av medarbetarens ordinarie arbete, ska du och din medarbetare kartlägga hens arbetsuppgifter och uppdrag. Använd mallen kartläggning av arbetsuppgifter, planering av deltidsarbete.

Anpassningsåtgärderna kan vara av följande slag:

anpassning av de ordinarie arbetsuppgifternas mängd, innehåll och variation
ändrade arbetsmetoder eller arbetsorganisation (t.ex. att arbeta på annat sätt än tidigare, att ingå i en annan arbetsgrupp m.m.).

Ändrade arbetstider (t.ex. att komma senare eller sluta tidigare)

Anpassning av var arbetet utförs
Ni kan komma överens om att medarbetaren under en begränsad period får arbeta hemifrån någon dag i veckan. Ibland kan det istället vara bäst ur rehabiliteringssynpunkt att medarbetaren befinner sig på kontoret alla dagar i veckan.

Arbetsträning
Under en arbetsträning kan medarbetaren i långsamt takt och utan krav på prestation träna upp sin arbetsförmåga. Detta kan vara lämpligt om medarbetaren har varit sjuk på heltid under en längre period.

I vissa fall kan medarbetaren arbetsträna med rehabiliteringsersättning från Försäkringskassan. Försäkringskassan fattar då beslut och ansvarar för planering och utvärdering av arbetsträningen.

Deltidsarbete
Medarbetaren arbetar deltid med ordinarie eller anpassade arbetsuppgifter. För planeringen använd mallen kartläggning av arbetsuppgifter, planering av deltidsarbete och upprätta en ny Plan för återgång i arbete.

Tillfällig omplacering
Ibland finns det en anledning till att medarbetaren tillfälligt omplaceras till en annan arbetsplats inom Stockholms universitet för att t.ex. arbetsträna. Kontakta i så fall din rådgivare på Personalavdelningen för vidare planering.

Mentor/fadder
Du som chef kan utse någon av medarbetarens kollegor att vara ett extra stöd under en period för att hjälpa medarbetaren till exempel med olika frågor eller att lära sig nya rutiner m.m. Du som chef behåller fortfarande ditt rehabiliteringsansvar.

Anpassning av arbetsplatsen
Åtgärderna handlar om förändringar i den fysiska arbetsmiljön, till exempel anskaffande av arbetshjälpmedel (länk till Försäkringskassan) eller att anpassa lokaler.

Arbetsresor
Om sjukdomen hindrar medarbetaren att ta sig till och från arbetet på ordinarie sätt, kan Försäkringskassan byta ut sjukpenning mot arbetsresor. Det är medarbetaren som ansöker om arbetsresor hos Försäkringskassan.

Uppföljning

Kontinuerlig uppföljning av Planen för återgång i arbete syftar till att utvärdera de tidigare åtgärderna och eventuellt besluta om nya åtgärder. Skriv i så fall en ny Plan för återgång i arbete med uppdaterad information. Uppföljningen bör ske i ett möte men ibland kan det även fungera över telefon.

Under hela den arbetslivsinriktade rehabiliteringen är kortare och regelbundna avstämningar ett viktigt instrument för att lyckas med åtgärderna. En halvtimmes avstämning en gång i veckan (exempelvis på måndag morgon eller fredag eftermiddag) är att rekommendera. Fysiska möten är att föredra, men avstämningen kan även ske på telefon eller digitalt (exempelvis via Zoom). Vi rekommenderar inte att stämma av via e-post, då dialogen är viktig för uppföljningen.

Stöd i planeringen

Vid planeringen av åtgärder för återgång i arbete kan du ta hjälp av

Din rådgivare på Personalavdelningen
Rådgivaren kan vara ett bollplank samt hjälpa till exempelvis med arbetsträning i andra delar av verksamheten, omplaceringar, samtalsstöd, arbetsrättsliga frågor med mera.
Företagshälsovården
Du kan anlita en case manager på företagshälsovården som hjälper till med samordningen i ärendet och kan vara ett bra stöd när ni planerar olika åtgärder. Andra tjänster hos företagshälsovården som kan vara aktuella är exempelvis bedömning av företagsläkare, ergonomiutredning av arbetsplatsen, samtalsstöd, konflikthantering, krishantering med mera.

Dokumentera

Kom ihåg att dokumentera alla viktiga händelser, bedömningar och beslut i ärendet. Använd gärna mallen för minnesanteckningar som finns i verktygslådan nedan.

Försäkringskassan

Ersättning

Från och med dag 15 i sjukskrivningen beslutar Försäkringskassan om ersättning till medarbetaren. Ersättningen är i form av sjukpenning. Dag 15 anmäler lönehandläggaren första sjukdag till Försäkringskassan. Medarbetaren själv ansvarar för att hantera sitt ärende hos Försäkringskassan, dvs. ansöker om sjukpenning, lämnar in läkarintyg samt uppger sin inkomst till Försäkringskassan. Om Försäkringskassan vill ha medarbetarens inkomst styrkt, kan medarbetaren vända sig till Lönesektionen på Personalavdelningen. Under tiden som medarbetaren uppbär sjukpenning betalar vi som arbetsgivare ett sjukpenningtillägg. Sjukpenningtillägget upphör om Försäkringskassan beslutar att inte längre bevilja sjukpenning.

Rätt till sjukpenning

Försäkringskassan bedömer rätten till sjukpenning enligt den så kallade rehabiliteringskedjan. Mellan dag 15 och 90 i sjukskrivningsperioden har medarbetaren rätt till sjukpenning om arbetsförmågan är nedsatt i förhållande till medarbetarens ordinarie arbete eller annat lämpligt arbete som arbetsgivaren tillfälligt kan erbjuda.

För att kunna bedöma rätten till sjukpenning kan Försäkringskassan behöva kontakta arbetsgivare (via arbetsgivarutlåtande eller telefon) för att utreda i fall det finns möjlighet att tillfälligt erbjuda medarbetaren andra arbetsuppgifter, eller om det går att anpassa arbetsplatsen eller arbetsförhållandena så att medarbetaren kan arbeta trots sjukdomen. Försäkringskassan kan även begära in er Plan för återgång i arbete. Skicka då en kopia på den senaste planen som du och din medarbetare har upprättat.

Om Försäkringskassan beslutar att inte betala ut sjukpenningen till medarbetaren, ta kontakt med din rådgivare på Personalavdelningen för rådgivning om fortsatt handläggning.

Avstämningsmöte

Försäkringskassan kan utifrån sitt samordningsansvar kalla dig som chef och din medarbetare till ett avstämningsmöte. Även andra aktörer kan delta, som exempelvis behandlande läkare, Arbetsförmedlingen, företagshälsovården, fackligt ombud med flera. Syftet med avstämningsmötet är att klarlägga vilka arbetsuppgifter medarbetaren, trots sin sjukdom, kan utföra samt ta ställning till vilka åtgärder som krävs för att medarbetaren ska komma tillbaka till arbetet. Försäkringskassan leder och dokumenterar avstämningsmötet.

Läs mer om Försäkringskassans information för arbetsgivare för dag 1–90 på Försäkringskassans webbplats.