Avtal på institutionsnivå
Nominering
Börja med att bestämma när du senast önskar motta nomineringar från partners samt på vilket sätt (t.ex. genom att fylla i en mall, databas eller fritext i mail), och när sista datum för mottagande av studenternas ansökan ska vara.
Se över hur många studenter institutionen kan ta emot från respektive lärosäte. Önskvärt är att det, över tid, finns en balans mellan antalet in- och utresande studenter.
Skicka nominerings-, ansöknings- och relevant SU-information till partneruniversiten samt meddela hur många studenter som kan välkomnas nästkommande termin/läsår från respektive lärosätet.
När du mottagit nomineringarna från partnern sänder du ansökningsinformationen till studenten och meddelar sista datum för ansökan. Tänk på att studenterna bör bifoga studieintyg (Transcript of Records) till ansökan för att du ska kunna bedöma om de är behöriga till de kurser de önskar läsa. Glöm inte att sända information om kursval.
Antagning
När nominering och ansökningar har mottagits utfärdar och skickar du ett sk. Letter of Acceptance. Antagningsbeskedet är studentens bevis på att den antagits till studier vid Stockholms universitet och kan behöva användas vid ansökan om uppehållstillstånd, stipendieansökan etc. Utöver det sänder du även ett välkomstbrev med praktisk information, såsom försäkring, bostadsansökan, Orientation Day, svenskkurser och kurser (schema, hur man registrerar sig etc). och annan typ av institutionsrelevant information till respektive student och partneruniversitet.
Det är koordinatorns ansvar (den som äger avtalet) att, i de fall då det är aktuellt, vidarebefordra studentens ansökan om plats på kurs till andra institutioner.
I blankettarkivet finns mallar för nominering och ansökan. Om du väljer att använda dessa, glöm då inte att anpassa dem till dina behov och fylla i sidhuvud/sidfot, rubrik och adressen dit ansökan skall skickas etc.
Efter du skickat ut antagningsbesked antar du studenten i Ladok. Du finner instruktioner om antagning/registrering i Ladok här.
Avtal på central nivå
Nominering och antagning
De centrala avtalen är universitetsövergripande och studenter vid dessa partneruniversitet kan söka kurser vid samtliga institutioner på Stockholms universitet. Dessa utbytesmöjligheter fungerar som komplement till institutionernas egna avtal.
Gruppen för internationell mobilitet ansvarar för att upprätthålla kontakten med dessa partneruniversitet och sköter handläggningen av den inresande mobiliteten (skickar information om nominering, ansökan, antagningsbesked, information om försäkring, Housing, Orientation Day etc).
Då studenterna enligt avtal är garanterade plats på Stockholms universitet utfärdar Gruppen för internationell mobilitet ett generellt antagningsbesked till studenterna och informerar dem om hur de ansöker om uppehållstillstånd.
Kursval
Gruppen för internationell mobilitet ansvarar även för att informera studenterna hur och när de ska söka kurser. När kursvalet är gjort kontaktas koordinatorn på respektive institution. Om du som koordinator blir kontaktad behöver du ta ställning till om din institution kan ta emot studenterna på de kurser de har valt vid din institution. Gruppen för internationell mobilitet översänder kopior på ansökningshandlingarna och du meddelar om du kan ta emot studenterna.
När du meddelat att du tar emot studenterna registrerar du dem på kurserna i LADOK och skickar ut besked till studenterna (kan vara i form av ett Learning Agreement eller ett email) tillsammans med kursspecifik information. Du finner instruktioner om antagning/registrering i Ladok här.