För att kunna stötta alumnansvariga på institutionsnivå på ett relevant, ändamålsenligt och hållbart sätt så initierade den centrala alumnverksamheten ett kartläggningsarbete under 2019. Arbetet skulle ge en verklighetsförankrad bild över hur det faktiskt ser ut vid de ca 50 institutioner med studenter/alumner vid SU. Kartläggningen genomfördes mellan december 2019 och april 2020 och gav en fördjupad bild av vilka förutsättningar, utmaningar och behov som finns lokalt.

Denna sammanfattning av kartläggningen går inte in i detalj utan strävar efter att visa på gemensamma nämnare och grupperar institutioner utifrån två olika parametrar: förutsättningar och behov.

Kartläggningens mål, syfte och metod

Sammanfattning av resultatet från kartläggningen

Förutsättningar för alumnverksamhet vid institutionerna

Behov av alumnverksamhet vid institutionerna

Slutsatser och generella iakttagelser av kartläggningen

Kartläggningens mål, syfte och metod

Huvudmålet med kartläggningen är att den ska tydliggöra behoven som finns inom alumnverksamheten vid SU och därmed utgöra en grund för framtagning av verktyg för alumnansvariga vid institutionerna. Ett delmål är att visa
på olikheter och likheter inom alumnverksamheten.

Att identifiera vilka förutsättningar som verkar gynnsamma och inte för verksamheten, vilka behov eller vilken avsaknad av behov som styr samt vilka slutsatser vi kan dra av helheten kan bidra till ökad förståelse, dialog och handlingskraft för de lokalt alumnansvariga och deras verksamheter.

Syftet med kartläggningen - och verktygen som blir en följd av inventeringsarbetet - är att den ska underlätta för alumnansvariga på lokal nivå på olika sätt. Verktygen som tillhandahålls på Medarbetarwebben ska fungera som en instrumentlåda som utgår ifrån de vanligaste behoven som finns på lokal nivå.

Kartläggningen har genomförts med hjälp av kvalitativa intervjuer, en workshop där deltagarna gjorde SWOT-analyser av den egna alumnverksamheten, samt en elektronisk enkät. 

Sammanfattning av resultatet från kartläggningen

Alumner nämns i Stockholms universitets strategier 2018-2020 och beskrivs som "en styrka" för lärosätet som har "stora möjligheter att samverka genom sina alumner. Denna verksamhet ska utvecklas vidare med och för svenska och internationella alumner."

Huruvida alumnarbete ska bedrivas på lokal nivå upplevs dock oklart inom SU. Enligt respondenter vid institutioner som deltog i kartläggningen så bedrivs alumnarbete på olika sätt och i olika grad. Förutsättningar för och behov av alumnverksamhet skiljer sig åt institutioner emellan och likaså önskemål av stöd från den centrala alumnverksamheten.

Alumnarbete vid institutionerna har visat sig vara beroende av många faktorer. Förutsättningar för och behov av alumnarbete vid institutionerna som deltog i kartläggningen kan delas upp i tre kategorier:

1. GODA: Intresse, stöd och resurser finns, man upplever tydliga behov av alumnarbete och det anses viktigt. Det finns en eller flera personer som jobbar med frågan och de får stöd inom institutionen.
2. MÅTTLIGA: Visst intresse finns, man upplever behov av alumnarbete men resurser saknas och/eller alumnarbetet är inte så prioriterat. Det finns en person som jobbar med frågan, dock med otydligt mandat och den saknar ofta stöd inom institutionen.
3. SMÅ: Svagt eller inget intresse för alumnverksamhet och man upplever inte ett internt behov av alumnarbete. Det finns ingen person som jobbar med eller har ett uttalat ansvar för frågan/målgruppen.

Förutsättningar för alumnverksamhet vid institutionerna

Interna förutsättningar som spelar roll för om och hur alumnverksamhet på lokal nivå bedrivs är många. Institutionsledningens och övriga kollegors inställning till alumnverksamhet, resurser avsatta för alumnarbete, alumnuppgifternas proportion i förhållande till övriga arbetsuppgifter och tydlighet kring uppdraget är viktiga faktorer för om alumnverksamhet bedrivs på ett proaktivt och hållbart sätt.

Vissa institutioner har fördelat alumnansvaret på flera personer vilket upplevs som en styrka och gör arbetet mindre sårbart. På andra institutioner har en person det formella ansvaret men anser att chefer och kollegor är delaktiga och uppskattar arbetet, vilket underlättar. På flera institutioner står den alumnansvariga relativt ensam med uppdraget. Inom större institutioner med många utbildningar och ämnen så upplevs det ofta som ohållbart att en person ska axla alumnansvaret för hela institutionen. På mindre institutioner eller där alumnverksamhet bara bedrivs inom en utbildning/ämne så finns exempel på verksamhet som bedrivs framgångsrikt trots svåra förutsättningar. 

Alumnverksamheterna vid institutioner som aktivt jobbar med målgruppen ser olika ut och har kommit till på olika sätt. På ett antal institutioner har alumnverksamhet växt fram organiskt över tid och genomsyrar därmed det övriga arbetet inom institutionen. På andra institutioner har prefekten tagit beslut om att införa en alumnverksamhet med tydligt uppdrag, budget och mål. På ett flertal institutioner så finns det en drivande person som prioriterar verksamheten och driver den i stort sett ensam men framgångsrikt.

De flesta alumnansvariga upplevde att de inte har en tydlig arbetsbeskrivning rörande alumnverksamhet. På ett flertal institutioner finns det ingen med formellt delegerat alumnansvar utan istället är det en eller flera personer som självmant tagit på sig uppdraget. Otydlighet i frågan om ansvar och uppdrag kring alumnarbetet upplevs som ett problem vid vissa insitutioner där engagemang för alumnverksamhet saknades inom institutionen i stort. På institutioner och inom sektioner där det finns samsyn och intresse för alumnfrågan upplevs otydlighet kring mandat och uppdrag som något mindre problematiskt.

Behov av alumnverksamhet vid institutionerna

Under kartläggningen så identifierades både interna och externa behov av att bedriva alumnverksamhet på lokal nivå. Interna behov definieras som institutionens egna behov. Externa behov definieras som behoven som studenterna, alumnerna och/eller samhället i övrigt uttrycker eller uppfattas ha. Hur behovsbilden ser ut spelar roll för om och i så fall hur alumnverksamheten på lokal nivå bedrivs inom SU. 

Tydliga interna behov

Vid majoriteten av institutionerna som deltog i kartläggningen så fanns ett eller flera uttalade behov av att jobba med alumnverksamhet. De vanligaste behoven av att engagera och proaktivt jobba med alumner som uttrycktes var behov av att: 1. öka och/eller förbättra studentrekryteringen samt marknadsföra utbildningarna, 2. erhålla information och statistik om anställningsbarhet och karriärvägar för presumtiva och befintliga studenter, 3. få återkoppling kring studieupplevelsen och utbildningskvalitet, 4. erbjuda stöd till befintliga studenter.

1. Studentrekrytering och marknadsföring

Det vanligaste som uttrycktes under kartläggningen vad gäller behovet av att jobba med alumner var studentrekrytering. Många institutioner såg alumner som ett viktigt verktyg för att hjälpa dem rekrytera fler studenter till utbildningarna. Ytterligare ett antal uttryckte inte bara ett behov av fler sökande utan också högre kvalitet på behöriga sökande. Att använda alumner i marknadsföringen av utbildningarna anses vara ett levande, autentiskt och genuint sätt att marknadsföra kurser och program till presumtiva studenter.

2. Anställningsbarhet och karriär

Anställningsbarhet och karriär är högst aktuella frågor för studenter, särskilt de som studerar på avancerad nivå. Det är vanligt att de med alumnansvar på lokal nivå är studievägledare och därmed går karriärvägledning och alumnverksamhet in i varandra. Att kunna visa på anställningsbarhet och karriärmöjligheter är viktigt i rekryteringsarbetet (knyter an till behov 1 och 2). 

3. Återkoppling kring studietiden, utbildningen och resultat

Många institutioner som deltog i kartläggningen uttryckte behov av kunskap och statistik vad gäller alumnernas erfarenheter av studietiden samt hur det hade gått för dem efter utbildningen.

4. Erbjuda direkt stöd till befintliga studenter

Ett flertal institutioner i kartläggningen uttryckte ett intresse och ett behov av att engagera alumner direkt i student- och utbildningsverksamheten. Att konkret involvera alumner på olika sätt och bygga en långsiktig relation inte bara mellan alumn och institution men också mellan befintliga studenter och alumner.

Obetydliga interna behov

Ett fåtal institutioner som deltog i kartläggningen upplevde inte interna behov av alumnverksamhet. Vissa har därför valt bort att jobba med det. Andra anser att det finns tydliga externa behov (främst uttryckta av studenter) och jobbar med alumnverksamhet trots avsaknad av interna behov.

Slutsatser och generella iakttagelser av kartläggningen

Slutsatser förutsättningar

En generell iakttagelse är att alumnansvaret inom universitetet i hög grad axlas av eldsjälar. Många alumnansvariga jobbar aktivt med frågan trots att de ibland saknar stöd, mandat och/eller resurser för att kunna jobba hållbart med målgruppen. Framgångsfaktorn i dessa fall är främst individen med alumnansvaret, som upplever att samarbetet med alumner och resultatet av alumnarbetet är givande och värdefullt.

Den centrala alumnverksamheten framhåller att en verksamhet helt beroende av eldsjälar är sårbar. För att skapa en hållbar alumnverksamhet på lokal nivå inom SU dras följande slutsatser av kartläggningen:

1. Alumnansvaret bör delas av flera inom institutionen.
2. Alumnansvariga bör kunna avsätta tid och resurser till arbetet.
3. Samsyn kring student- och alumnidentiteten inom institutionen bör odlas fram både centralt och lokalt inom universitetet.
4. Institutionernas ansvar gentemot sina alumner bör förtydligas. 

Samband mellan studentrelationen och alumnverksamhet

En generell iakttagelse av kartläggningens resultat har inte med förutsättningar eller behov att göra. Det är sambandet mellan institutionernas inställning till studentfrågan och hur det hänger ihop med alumnverksamhet på lokal nivå. Vissa institutioner har bättre förutsättningar för att bygga relationer med studenter under studietiden.

Institutioner med programstudenter, där studenten tillbringar flera år på samma institution, är en viktig förutsättning. På vissa institutioner med goda förutsättningar så bygger man relationer med studenter. Andra hade, trots goda förutsättningar, mindre kontakt med och intresse av studenterna under studietiden. Institutioner där det finns goda förutsättningar för att bygga studentrelationer samt ett intresse för att göra det resulterar i en naturlig miljö för att också bedriva alumnverksamhet.

Trots att man på institutioner med kursstudenter generellt har sämre förutsättningar för att lära känna sina studenter, fanns det på många institutioner en vilja att odla en tydligare studentidentitet och att engagera sina alumner. Ofta berodde intresset på, trots svårare förutsättningar, att man hade konkreta behov av marknadsföring av utbildningarna samt studentrekrytering.

Slutsatser behovsbilden

En övergripande slutsats vad gäller behov av alumnverksamhet är att det inom SU saknas incitament för att jobba med frågan/målgruppen. Ytterligare en slutsats från kartläggningen är att institutioner som inte anser sig ha behov av alumnverksamhet generellt sett inte har några problem med studentrekrytering och genomströmning.

Slutligen ser vi att institutioner som helt väljer bort alumnverksamhet ofta har sämre kontakt med studenterna, bland annat på grund av faktorer som institutionsstorlek (stor och spretig), intern kultur (forskningstunga vs utbildningstunga) och hög personalomsättning/resursbrist (ekonomiska faktorer).

Kartläggningen inklusive bilagor kan beställas från den centrala alumnverksamheten: alumn@su.se.