En alumn är en tidigare student från en gymnasieskola, högskola eller ett universitet. Vid Stockholms universitet räknas man som alumn om man har tagit minst 1 högskolepoäng.

En aktiv alumnverksamhet är en betydande del i ett universitets samverkansarbete och långsiktiga utveckling. Att upprätthålla och utveckla relationen med tidigare studenter – alumner – öppnar dörrar till ett ömsesidigt utbyte och ger ett mervärde till universitetet, alumnerna och de befintliga studenterna.

Universitet har ofta konkreta behov av kontakt med sina alumner. Universitet vill ha data och statistik, stöd i marknadsföring och studentrekrytering, återkoppling på utbildningar samt inspiration och vägledning för studenter som vill ut i arbetslivet. Alumners behov består oftast av mjukare värden: att känna sig ihågkommen, relevant och värdefull. Att känna tillhörighet och vara uppskattad. Att känna sig lyssnad på, sedd och till nytta.

För att skapa ett ömsesidigt utbyte där alla parters behov uppfylls är det viktigt att hålla kontakten med alumner och bygga relationer med dem genom gemenskapsfrämjande kommunikation och aktiviteter som gagnar universitetet, studenter, alumner och samhället i stort.

Syfte och inramning för riktlinjerna

Alumnverksamheten vid Stockholms universitet bedrivs både på central nivå och på institutionsnivå. På central nivå finns det alumnansvariga med heltidsuppdrag. På de flesta institutioner finns en eller flera personer med uppdrag (formellt eller informellt) att jobba med alumnverksamhet på deltid, men förutsättningarna och behoven ser olika ut. 

Syftet med riktlinjerna är att rama in den centrala alumnverksamhetens roll och funktion vid Stockholms universitet. Riktlinjerna kan även fungera vägledande för den lokala alumnverksamheten.

Den centrala alumnverksamheten och styrdokument

Alumnverksamheten vid Stockholms universitet tar avstamp i följande styrdokument.

Strategier för Stockholms universitet 2019–2022

  • … universitetet fokuserar på utbildning i nära samspel med forskningen. Denna tydliga forskningsanknytning leder till utbildningar av hög kvalitet som ständigt utvecklas, och att det stora antalet studenter och alumner är en styrka för många av universitetets utbildningar.
  • … som huvudstadsuniversitet ska Stockholms universitet genom sin utbildning och forskning bedriva aktiv samverkan och bidra till hållbar samhällsutveckling på bred front. Med störst antal studenter i landet har Stockholms universitet även stora möjligheter att samverka genom sina alumner. Denna verksamhet ska utvecklas vidare med och för svenska och internationella alumner. 

Högskoleförordningen (1993:100)

  • Högskolorna ska ansvara för att studenterna har tillgång till hälsovård, särskilt förebyggande hälsovård som har till ändamål att främja studenternas fysiska och psykiska hälsa. Högskolorna ska även ansvara för andra uppgifter av studiesocial karaktär som stöder studenterna i deras studiesituation eller underlättar övergången till arbetslivet samt för att studenterna i övrigt har en god studiemiljö (1 kap. 11 § HF (2009:770).
  • Studenter ska ges tillgång till studievägledning och yrkesorientering. Högskolan ska se till att den som avser att påbörja en utbildning har tillgång till den information om utbildningen som behövs (6 kap. 3 § HF (1993:100).

Den centrala alumnverksamhetens uppdrag och roll

Den centrala alumnverksamheten vid Stockholms universitet

  • Arbetar på uppdrag av förvaltnings- och universitetsledningen samt svarar på behov från kärnverksamheten.
  • Erbjuder stöd till den lokala alumnverksamheten, bland annat genom att erbjuda praktiskt stöd och rådgivning, samordna och skapa incitament till samarbete internt, samt driva gemensamma frågor mot ledningen.
  • Skapar, upprätthåller och utvecklar relationer mellan alumner och universitetet för ömsesidig nytta.
  • Jobbar för att stärka nätverket av alumner både i Stockholm och utomlands.
  • Bidrar till att stärka universitetets utbildning och forskning genom samverkan med SU:s alumner.
  • Styrker Stockholms universitets varumärke i omvärlden.

Den centrala alumnverksamhetens ansvar

Den centrala alumnverksamheten ansvarar för att:

  • Samordna och utveckla universitetets alumnverksamhet på central nivå samt bedriva centrala projekt och evenemang riktat mot alla universitetets alumner.
  • Identifiera och fastställa målinriktningar för den centrala alumnverksamheten utifrån universitetets strategier samt institutionernas behov.
  • Samarbeta med andra funktioner inom SU för att studenter (blivande alumner) ska få en enhetlig, välkomnande och inkluderande studietid.
  • Planera, utveckla och genomföra evenemang och sammankomster för alumner i samband med universitetets internationella aktiviteter, delegationer och besök.
  • Förvalta, utveckla och administrera alumndatabasen i enlighet med alumnverksamhetens behov både lokalt och centralt.
  • Administrera de centrala alumnsidorna, funktionsmejladressen, alumnnätverkets gruppsida på Linkedin samt fylla SU:s centrala Linkedinsida med alumninnehåll.
  • Regelbundet bjuda in och uppmana studenter och alumner att gå med i alumnnätverket via relevanta kommunikationskanaler, informationsutskick och inbjudningar till evenemang.
  • Nå ut till medlemmarna i alumnnätverket med alumnverksamhetens erbjudande genom återkommande nyhetsbrev och inbjudningar till relevanta evenemang.
  • Delta i och representera universitetets alumnverksamhet i nationella och internationella nätverk samt utveckla samarbete med externa parter.
  • Samordna och utgöra en stödfunktion för ett nätverk av alumnansvariga vid institutionerna lokalt.
  • Bistå med färdiga budskap, verktyg och strukturer för att underlätta det lokala arbetet med att rekrytera studenter och alumner till alumnnätverket.
  • Identifiera och skapa satsningar, plattformar och mötesplatser som alumnansvariga på institutionerna kan haka på och erbjuda vidare till de ”egna” alumnerna.
  • Skapa incitament för samarbete mellan alumnkoordinatorerna vid institutionerna genom att erbjuda stöd i samband med tvärvetenskapliga/gränsöverskridande aktiviteter.
  • Bevaka och vidareförmedla för verksamheten relevanta universitetsövergripande frågor till medlemmar i alumnnätverket.
  • Följa upp, utvärdera och utveckla den centrala alumnverksamhetens arbete i enlighet med organisationens och målgruppernas behov.